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「受付を何とかしたい」見た目も業務もスマートにする、タブレット型受付システムまとめ

[October 02, 2019] BY Haruna Konno

オフィスの受付は「会社の顔」と言われるほど誰もが通る場所であり、特に来訪者との最初のタッチポイントになる受付システムは重要な存在です。その受付システムにおいて「内線電話での受付対応」から卒業する企業が今増えています。

iPadなどのタブレット端末で全対応する受付システムや、タブレット端末と電話機と併用型のものまで、現在数多くの製品が市場に存在します。結局のところどの製品を自社に導入すればよいのか分からない、と頭を悩ますオフィス担当者も多いはず。そこで、現在の受付システム市場の動向を簡単に整理した上で、Worker’s Resortが注目する11の製品を3つのジャンルに分けて機能一覧とともにご紹介します。

主流の電話機からタブレット端末に移行しつつある受付システム

これまでの受付は、内線電話での対応が主流でした。オシャレな電話機や、シンプルなビジネスフォンなど電話機に違いがあるものの、「受話器を取り、内線ボタンを押して、担当部署にかける」という光景は、まだ多くの日本のオフィスで共通して見られます。

しかし内線電話での受付では必要以上に社員の手間を取ってしまうのも事実。実際に以下のような問題が挙がります。

  • 内線電話を取る社員が対応により作業を中断しなければならない(来訪者の担当者以外の作業効率に影響する)
  • 担当者が見つからず取次に時間がかかってしまう
  • 内線電話近くに社員が待機する必要があり、フリーアドレスなど新しいオフィス・働き方に対応できない

これらの課題に対応するため、電話機の代わりにタブレット端末を導入したり、また電話機を残したままタブレット端末と連携させて、機能を拡充させたりする受付システムが今注目を集めているのです。このような業務効率化を図る目的以外にも、オフィス移転時に合わせ「見た目がかっこいい受付にしたい」「『最新のオフィス』という印象を与えたい」といった理由で導入する企業も増えています。

海外からの影響も受け、変化する日本の受付システム市場

日本でタブレット端末の受付システムが増える背景には、海外における受付システム市場の激化が少なからず影響していると思われます。海外で受付システムは”Visitor Management System(来訪者管理システム)”と呼ばれ、導入数も日本に比べ非常に多く、人気製品が常に入れ替わる状況です。その中で特に導入しやすさや使いやすさで高い評価を得ている製品、また言語翻訳に優れ世界に複数拠点を持つエンタープライズ企業向けに対応している製品が日本のオフィスにも近年導入されています。

このような流れの中で、現在日本にある受付システムは主に以下の3つに分類されます。

1. クラウド活用、ビジネスチャット連携ができる日本製受付システム
2. ビジネスフォン活用、音声での受付対応にこだわりたい企業向けの受付システム
3. 標準搭載の機能が充実した世界中で導入実績の多い海外製受付システム

それでは実際に導入が進む製品をそれぞれ細かく見ていきましょう。

1. ビジネスチャットと連携可能!クラウドを利用した、どこにいても担当者にダイレクト通知可能な受付システム

クラウド利用の受付システム導入のメリットとして、来訪者管理が簡単という点があります。

来訪者の会社名・名前は入力時のままクラウドに記録されるので、時間を取って整理するという手間がなくなります。また、多くの製品では入館・退館の日時記録を残すことも簡単です。担当者へのダイレクト通知により取次業務も時間短縮が可能。事前の来訪者の登録による受付コード発行などの機能により来訪者側も受付にかかる時間を削減することができます。

そんなクラウドビジネスチャット連携型受付システムから4つの製品をご紹介します。

RECEPTIONIST
連携ビジネスチャットが1番多いサービスです。テキストでの通知にこだわり、電話による担当者の作業中断を防ぐことで業務の効率化を図ります。事前に来訪者を登録することにより、受付コード発行やカレンダー連携・来訪者データ管理がまとめて可能。プランをグレードアップさせると入館証シール発行や入館規約の表示などさらに使える機能が充実しています。専用スマホアプリによる通知や来訪者管理も可能で、個人単位でも便利な機能が利用できます。来訪者との日程調整機能など、スムーズなスケジューリングにも役立ちます。

ACALL
チャットツールのみならずに、Facetimeや自動音声での音声通知、専用スマホアプリからの通知によりチャットツールを利用していない企業でも導入が可能。イベントなどで複数の来訪者の受付が重なる状況にも便利なQRコード発行によりスムーズな受付対応を実現できます。また、連携できる会議室アプリや専用スマホアプリなどACALLの他のサービスも充実しており、受付だけでなくオフィスにおける業務の効率化をまとめて図ることができるのも特徴です。

Smart at reception
チャットツールの他にビジネスフォンとの連携も可能。受話器を置くスタイルなので、タブレット端末だけでは不安な企業も抵抗なく導入しやすい点が特徴です。また、タブレット画面上での文字入力の際には音声入力も可能であり、AIの学習機能による予測変換の表示で、来訪者視点で入力の手間を省けるように設計されているのが特徴です。オプション機能としてPepperとの連携も可能なので、既にPepperを導入している企業にも相性の良い製品です。

ReClip
キーボード入力の他に手書き入力が可能なため、来訪者の入力作業の手間を省きます。機能が非常に簡潔かつ、アカウント数に制限なくほぼ無料で利用開始できます。他製品と同様に簡潔な来訪者管理を実現できることに加え、対応しているタブレット端末が多いのが特徴です(Amazonアプリもあり)。

2. 音声での受付対応をそのままに。ビジネスフォンと連携させて利用する受付システム

ビジネスフォンと連携させるメリットとしては、既存のビジネスフォンを無駄なく利用できる点と、従来と変わらない音声による受付対応を継続できるため、社内への導入・浸透を手早く進められる点にあります。また、月額費用は発生せず、導入コストのみで利用できる場合が多いのもここで紹介する製品の特徴の1つです。ビジネスフォン連携型受付システムから3製品のご紹介です。

MOT/Phone受付システム
専用のスマートフォンアプリをダウンロードすることで受付から担当者へダイレクトに繋ぐことができます。受付以外の機能も充実しており、オプションでビジネスフォンとの連携をすることにより、内線としてスマホに電話を繋ぐことも可能です。ビジネスフォンを置いていない企業も内線で社内通話ができるようになることがメリットです。

I-FACE
ビジネスフォン連携専用のシステムです。iPadのアプリ内で簡単に受付画面やユーザー設定の変更をすることができます。「手軽」「使いやすさ」を重視し、iPad内蔵のマイクとスピーカーを利用するなど、すぐに利用開始できる仕組みをとっています。自社で用意するものはiPadのみ、その他専用アダプターや受付端末用Wi-fi、iPad用オプションはシステムと一緒に購入可能です。

iPult
ビジネスフォン連携専用のシステムです。iPad用ハンドセットを利用するので、音声トラブルも非常に少ないのが特徴。オプションが充実しており、QRコード読み取りや地図表示機能、代表電話・タクシーワンタッチ呼び出し機能など、来訪者にとっても訪問時・退出時で役立つサービスを付けることができます。

3. 海外での導入実績多数!日本に先駆けて世界で利用されている海外製受付システム

海外製の受付システムは日本でも外資系企業での導入事例を中心に多く見かけます。製品数の多い海外製の受付システムですが、標準として揃う機能が充実しているのが特徴で、NDAの回収や入館書発行にいたるまで、システム1つであらゆる業務をカバーしてくれます。その中でも1つの国だけでなく幅広い国に対応・導入実績の多い製品や有名企業にも導入されている注目製品をWorker’s Resort目線で4つ厳選しました。

Teem
Teemは2018年にWeWorkに買収され、業界内での地位を上げつつある注目製品です。日本でも展開中の企業が導入する受付システムとして、みなさんの目に入る機会が増える製品になると予想。会議室の予約や会議室までの道のり表示機能といった対応業務の幅広さに定評があり、またビーコンやセンサーと連携しオフィススペースの管理や利用状況分析などのサポートも充実しているのが特徴です。

Envoy
IT製品のレビュープラットフォームで有名なG2クラウドでも今年1位に輝くほど、今最も注目を集めているとも言える受付システムです。「現代的な」受付サービスとして評価が高く、入館者から配達物までエントランスから入館した全てのヒトやモノを追跡・記録・分析すると評判です。一番の売りは登録が約5分で完了するセットアップのしやすさと機能の使いやすさにあり、世界中でシェアを伸ばしています。

iLobby
今急成長を遂げているカナダ発の製品です。大企業向けに開発されていますが、スタートアップ企業やオフィス以外にも学校、小売店、銀行、空港にも導入実績があります。セキュリティを担保しながら効率的かつスピーディーに受付業務を行います。レポーティングや24時間のカスタマーサポートも充実。来訪者側のスムーズな入館にも配慮されています。またこのプラットフォームは20言語に翻訳されており、30か国以上で使われ、国をまたがっても導入しやすい受付システムです。

proxyclick
すでに20か国以上で導入されている老舗の受付システムです。フォーチュン500に選ばれた企業にも多く利用されています。来訪者側からも再訪の際に手間取らない仕組みが採用されており、また、集められたデータは場所に囚われず閲覧することが可能です。レポート作成にも対応しており、柔軟な受付システムをご希望の企業に適しています。24時間対応のカスタマーサポートは業界内でも評価が高く、15日間のトライアル期間もあり、安心して導入をすることができます。

機能一覧をまとめました

各社製品とも連携サービスや機能が充実していますが、細かく見ていくと似ている機能や他にはない機能など様々です。デジタル化された受付システムは従来の受付では対応できなかった機能がたくさん揃っています。そんな数ある機能を30項目に細かく分類し、表にしました。

また、製品によって、標準で装備しているものやオプションとして装備できるもの、その機能を利用するための料金も異なりますので、その機能を利用できるかできないかの確認表としてご覧ください。

スタイリッシュな受付に

タブレット端末での受付システムは、見た目のみならず受付業務までもスタイリッシュに変えることができます。プライベートやビジネスでもタブレット端末を利用する方は増えていますので、受付に置いてあっても触り方が分からなかったり抵抗があるお客様は今後更に減っていくことでしょう。

無料で利用できるプランのあるサービスも多くあるので、是非検討してみてください。

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この記事を書いた人

Haruna Konno新卒でフロンティアコンサルティングに入社し、オフィスインフラ営業としてキャリアをスタート。経験を積み重ねながら専門的な視点でオフィス向けの最新機器情報をお届けすべく、日々リサーチし発信します。

    

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