Worker's Resort

SHARE

Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp thực hiện làm việc từ xa thì vẫn còn những doanh nghiệp và ngành nghề đặc thù vẫn chưa thể thực hiện được. Chắc chắn, đối với nhiều công ty đã duy trì môi trường làm việc thông thường từ trước đến nay thì con đường xây dựng môi trường làm việc từ xa còn rất khó khăn. Xem xét lại chính sách bảo mật, nguyên tắc chỉ đạo, trang bị công cụ giao tiếp… những điều cần phải làm sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp nhưng cần phải thực hiện rất nhiều. Nhiều công ty lo lắng về hình thức làm việc từ xa cuối cùng có thể thực hiện được bằng cách vượt qua nhiều rào cản phức tạp, đan xen lẫn nhau như vậy.

Tuy nhiên, rất nhiều vấn đề cho đến khi thực hiện làm việc từ xa có thể dễ dàng giải quyết nếu được hệ thống hóa theo quan điểm “tính di động”. Do đó, trong bài viết này, tôi muốn làm rõ các hạn chế cản trợ việc áp dụng làm việc từ xa xung quanh “tính di động”.

“Tính di động” trong làm việc từ xa là gì?

Tính di động là từ chỉ sự dễ dàng di chuyển như tính lưu động, có thể di chuyển được…Những nỗ lực như cung cấp laptop hay máy tính mang về, xây dựng hướng dẫn về làm việc từ xa, cloud hóa hệ thống nội bộ có thể được coi là “biện pháp nâng cao tính di động” để giải phóng toàn bộ nhân viên khỏi sự ràng buộc vào một cái bàn trong văn phòng. Có thể nói, trong bối cảnh làm việc từ xa, tính di động càng cao thì khả năng chọn nơi làm việc càng mở rộng vì có thể làm việc ở nhà hay những nơi cách xa văn phòng.

Trong phong cách làm việc ngày nay, ABW (Activity Based Working), cung cấp sự lựa chọn nơi làm việc phù hợp với hoạt động hay “Workation” – hình thức làm việc từ xa kết hợp với kỳ nghỉ đang trở thành chủ đề nóng, nhưng những hình thức này không nâng cao được tính di động và vẫn chưa thực hiện được. Veldhoen + Company, nhà sáng lập ABW đã chỉ ra rằng “làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, không bị ràng buộc về thời gian và địa điểm” là 1 yếu tố quan tróng để thực hiện ABW.

Để nâng cao được tính di động thì điều quan trọng là phải nắm được “hạn chế cản trở tính di động”. Ta có thể tóm tắt hạn chế đó ở 5 ý dưới đây.

5 hạn chế cản trở tính năng động

Hạn chế về địa điểm – Place

Công việc làm ở những địa điểm đặc thù hay việc phải đi đến những nơi được chỉ định thì việc lựa chọn bị giới hạn đáng kể. Điều này đúng với những trường hợp như không thể kết nối với hệ thống khi ở bên ngoài hoặc khi không dùng máy tính được chỉ định, sử dụng thiết bị chuyên môn cho từng ngành nghề, bảo trì hệ thống nội bộ, nhận bưu phẩm.

Thông thường mức độ phổ biến của telework trong ngành vận tải, giải trí, y tế-phúc lợi, khách sạn, ẩm thực sẽ thấp hơn so với các ngành khác. Đây cũng là vì có sự “hạn chế về địa điểm”. Việc dẫn ra các ngành nghề này là ví dụ điển hình từ người làm việc ở văn phòng, nhưng ví dụ về chuyển phát không người trong ngành vận tải hay tận dụng cảm biến tại khu điều dường cho thấy tiến bộ của công nghệ có khả năng xóa đi hạn chế về nơi làm việc trong tất cả các ngành nghề mở rộng sự lựa chọn về nơi làm việc trong tương lai.

Hạn chế về giấy – Paper

Giảm thiểu giấy là 1 chủ đề trong cải cách phong cách làm việc, vẫn còn nhiều doanh nghiệp phụ thuộc vào giấy trong quản lý thông tin như tài liệu hay danh thiếp. Những người làm việc trong môi trường như vậy sẽ cần phải tiếp cận với rất nhiều loại giấy tờ, sử dụng máy photo hay máy hủy tài liệu để in và hủy, hay phải đóng dấu vào hồ sơ, chính vì vậy họ khó để tách ra khỏi văn phòng, nơi lưu trữ những giấy tờ đó, và làm việc. Giấy được sử dụng trong công việc càng nhiều thì tính di động càng thấp.

Lí do khó khắc phục hạn chế về giấy là do ảnh hưởng của việc giảm thiếu giấy lan rộng ra cả bên ngoài công ty. Dù smartphone, máy tính bảng hay laptop ngày càng trở nên phổ biến nhưng tiến trình số hóa môi trường làm việc vẫn khác nhau tùy vào từng tổ chức bất kể trong hay ngoài công ty. Vẫn còn nhiều trường hợp cân nhắc đến đối tượng tương tác và sử dụng giấy làm cơ sở. Bên cạnh đó, việc số hóa toàn bộ giấy tờ không đơn giản, ví dụ như có những hồ sơ, tài liệu cần phải lưu theo quy định của pháp luật của từng ngành nghề. Xét từ góc độ này thì có lẽ điều vướng bận nhất của người làm việc ở văn phòng là hạn chế về giấy tờ.

Hạn chế giao tiếp – Communication

Số doanh nghiệp thay đổi văn phòng để thúc đẩy giao tiếp giữa các nhân viên đang dần tăng lên. Đây là một nỗ lực quan trọng nhưng mặt khác, nếu toàn bộ việc giao tiếp bị phụ thuộc vào văn phòng thì sẽ làm giảm tính di động.

Trên thực tế, trong những năm gần đây nhiều công cụ giao tiếp như web meeting hay chat trở nên phổ biến vì vậy ngày càng nhiều doanh nghiệp, người kinh doanh phải xem xét lại giá trị giao tiếp trực tiếp. 3 năm trước IBM đã phát biểu rằng sẽ chú ý vào hình thức làm việc từ xa của nhân viên và khơi ra một chủ đề tranh luận. Tuy nhiên giống như “khoảng cách vật lý là khoảng cách tâm trạng”, quy trình coi trọng trao đổi face to face của nhân viên và văn hóa doanh nghiệp thể hiện qua đó đang dần mạnh lên.

Lí do giao tiếp trực tiếp được coi trọng là vì ngoài ngôn ngữ, dễ truyền đạt “thông tin phi ngôn ngữ” và dễ dàng giao tiếp với người khác. Trong nguyên tắc của Mehrabian hay trong bài phỏng vấn Tiến sỹ Tanaka Shogo của đại học Tokai cũng đề cập tới tính quan trọng của thông tin phi ngôn ngữ.

Tuy nhiên, không thể nói rằng trong mọi cuộc giao tiếp, đối diện trực tiếp là tốt nhât. Chia sẻ thông tin một phía, cần phải tương tác với nhau hay cần thông tin phi ngôn ngữ, kết hợp mục đích giao tiếp với tính hiệu quả thì phương thức thích hợp nhất sẽ thay đổi. Tính di động sẽ tăng nên nhờ nắm giữ phương pháp giao tiếp thích hợp với mục đích.

Hạn chế về hợp tác – Collaboration

Để tăng cường thúc đẩy giao tiếp sẽ có mục tiêu thành quả cho hoạt động của tổ chức như “hợp tác” hay “đổi mới”. Ngoài ra, văn phòng là một nơi quan trọng nhưng nếu quá phụ thuộc vào văn phòng thì tính di động của nhân viên sẽ bị giảm đi.

Có thể thấy nhiều doanh nghiệp thử xây dựng văn phòng hướng tới sự hợp tác nhưng cũng có trường hợp đặt toàn bộ sự chú ý vào không gian hợp tác nổi bật trong công ty mà không xem xét đến sự hợp tác bên ngoài văn phòng. Đương nhiên cũng có trường hợp giới hạn địa điểm hoạt động do bảo mật thông tin nhưng việc tìm kiếm sự hợp tác có thể thực hiện trong chính văn phòng khác với việc giới hạn sự hợp tác chỉ ở trong văn phòng.

Thay vì chia văn phòng thành các khu hợp tác như NEW STANDARD mà chúng tôi đã đề cập trước đây, giải quyết sự hạn chế của tính di động một các toàn diện thông qua cơ chế linh hoạt và quy định những ngày có thể làm việc từ xa cũng là một phương pháp. Trong bối cảnh hiện đại với rất nhiều công cụ hợp tác cho từng nội dung công việc và hoạt động được phát triển thì việc áp dụng công cụ số thích hợp và trang bị môi trường có thể cùng nhau làm việc dù không ở cùng một nơi sẽ xóa đi sự mất tự do do điều kiện về hợp tác. Nhờ nâng cao tính di động ta cũng có thể thực hiện sự hợp tác mới vượt qua nhóm hay tổ chức.

Hạn chế về văn hóa – Culture

Sự hạn chế về văn hóa là điều khó khăn nhất và vẫn chưa hiện thực hóa được. Có nhiều ý kiến nói rằng họ không nhận được thông cảm trong nội bộ công ty về việc làm việc ở nơi khác ngoài văn phòng do văn hóa doanh nghiệp đã hình thành trong thời gian dài ví dụ như “cấp trên không thông cảm” “đồng nghiệp không hiểu”.

Tuy nhiên điều khó khăn nhất là nhiều công ty khó nghe được ý kiện thật sự của nhân viên về văn hóa doanh nghiệp. Nhiều nhân viên có ý kiến rõ ràng nhưng không nêu ý kiến vì nghĩ rằng “không muốn phá vỡ kỷ luật của tổ chức đoàn thể” hoặc “không muốn bị nghĩ rằng mình là người phá rối”, “không muốn làm phiền những người xung quanh”. Theo ý nghĩa tích cực thì đó là sự cân nhắc đến tổ chức và công ty nhưng trên thực tế hầu hết các trường hợp đều dẫn tới hình thành vùng không thể chạm tới trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng đã bắt gặp những trường hợp làm mất đi bản chất thật sự của công việc do che giấu những điều này như “tôi có thể hoàn thành vai trò của mình bằng cách đến công ty” hay “Khó khi phải xác định chỉ tiêu đánh giá nhân viên khác qua làm việc từ xa”.

Chính vì những hạn chế khó có thể hiện thực hóa nên khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, cần phải nêu rõ rằng đến văn phòng là phương tiện chứ không phải mục đích của họat động kinh doanh và thành quả không được tăng lên, cũng không thể bị đánh giá (đánh giá) chỉ thông qua việc đến văn phòng. Đồng thời cũng cần phải nuôi dưỡng ý thức của từng cá nhân từ cấp quản lý của tổ chức cho đến nhân viên.

Hạn chế cần phải ưu tiên xóa bỏ hàng đầu là gì?

Trên đây là 5 hạn chế gây cản trở tính di động. Các hạn chế về “địa điểm”, “giấy”, “giao tiếp”, “hợp tác” có thể xóa đi nhờ vận dụng công nghệ và dịch vụ nhưng “hạn chế về văn hóa” nêu ra cuối cùng lại khác biệt với các hạn chế trên. Vận dụng công cụ và dịch vu như thế nào, vận dụng đến đâu rất đa dạng theo văn hóa doanh nghiệp và ý thức cá nhân.

Như vậy hạn chế cần phải ưu tiên xóa bỏ để nâng cao tính di động đã rõ ràng, và có thể nói rằng phong cách làm việc sẽ không thay đổi nếu không tác động vào văn hóa doanh nghiệp và cải cách suy nghĩ của mỗi người. Trong bài viết này chỉ giới hạn ở việc giải thích các hạn chế. Tuy nhiên chúng tôi mong muốn sẽ tiếp tục đưa ra các hoạt động, giải pháp, ví dụ cụ thể để giải quyết những hạn chế này trong các số sau.

Recommended