Worker's Resort

SHARE

Sự phát triển của công nghệ như công cụ giao tiếp nội bộ, công cụ quản lý tác vụ tạo nên “một thời đại mà người ta có thể làm việc tại bất kỳ đâu, bất cứ khi nào”. Mặt khác, nó cũng trở thành thời đại mà nếu không xử lý công việc một cách khéo léo thì con người cũng dễ bị rơi vào khủng hoảng cũng như những áp lực công việc không hồi kết. Có thể nói tự quản lý bản thân là kỹ năng được đòi hỏi hơn bất cứ lúc nào trong thời đại này.

Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu về phương pháp để xử lý công việc theo cách riêng trong thời đại công nghệ hóa hiện nay. Chúng ta hãy cùng xem những CEO nổi bật tại Bờ Biển Tây Mỹ áp dụng những quy tắc gì để sắp xếp công việc và cuộc sống riêng tư.

1. WORK LIFE BALANCE & WORK LIFE HARMONY

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là cụm từ được sử dụng rộng rãi từ xưa, cùng với đó, ý tưởng về sự kết hợp hài hòa giữa công việc và cuộc sống cũng đang lan rộng. Nên theo tư tưởng nào?  Ngay chính tại Mỹ cũng đang chia thành hai luồng tư tưởng khác nhau.

CEO Youtube kiêm bà mẹ của 5 đứa con, Bà Susan Wojcicki chủ trương cân bằng công việc và cuộc sống

Có lẽ không cần giải thích, Work Life Balance là phân rõ ranh giới giữa công việc và đời sống riêng tư, hướng đến sự trọn vẹn của cả hai yếu tố trong cuộc sống của con người. Bà Susan Wojcicki – CEO Youtube – từng được Forbes bình chọn là một trong những nữ lãnh đạo có ảnh hưởng nhất cũng nổi tiếng với tư cách là bà mẹ của 5 đứa con. Bà là một trong những người khẳng định về tầm quan trọng của việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Trong bài phỏng vấn Wall Street Journal tháng 7/2016, bà kể mình rời văn phòng lúc khoảng 6 giờ để cùng chồng và 5 đứa con chuẩn bị bữa ăn cho cả gia đình. Để có thể dành thời gian cùng gia đình tại nhà, bà định ra cho mình một quy tắc là từ buổi chiều từ 6 giờ đến 9 giờ sẽ không kiểm tra email. Trong thời đại mà có thể kiểm tra thư điện tử bằng smartphone thì việc chủ động “ngắt kết nối” (tạm ngừng liên lạc liên quan đến công việc trong một thời gian và nghỉ ngơi) là cách để đảm bảo thời gian cho bản thân mình.

Bà Wojcicki nói, việc ngắt kết nối không chỉ để tận hưởng thời gian cùng gia đình mà còn có hiệu quả trong việc duy trì chất lượng và năng suất cao. “Thành công không quyết định bởi thời gian làm việc”, “Làm việc suốt 24 giờ mỗi ngày và 365 ngày mỗi năm không phải là một ý tưởng hay”. Bí quyết để thành công trong cả công việc cũng như trong vai trò của một bà mẹ 5 con có lẽ chính là ở việc bà không bao giờ đem tâm trạng ảnh hưởng bởi công việc vào việc chăm dạy con.

Jeff Bezos chủ trương kết hợp hài hòa giữa công việc và cuộc sống

Mặt khác, như ý nghĩa của từ “kết hợp hài hòa” trong cụm từ “Kết hợp hài hòa giữa công việc và cuộc sống” (Work-Life Harmony), giữa công việc và cuộc sống không có sự phân định rạch ròi mà cả hai yếu tố này ảnh hưởng qua lại lẫn nhau tạo thành một guồng quay. Câu nói của CEO Amazon – ông Jeff Bezos –  tại Business Insider có lẽ sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn. “Nếu có thể có những khoảng thời gian hạnh phúc cùng gia đình thì sẽ có thể đến văn phòng với tâm thái tràn đầy năng lượng”. Công việc hay cuộc sống riêng tư đều có những mặt tích cực và mặt tiêu cực ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, quan trọng là đồng nhất cả hai yếu tố này làm một và ứng xử một cách khéo léo.Bên cạnh Bezos, cũng có Elon Musk tuần làm việc từ 80 đến 100 tiếng, đặt sofa để ngủ ngay cạnh dây chuyền sản xuất của Tesla, ngoài thời gian ngủ thì thời gian còn lại là để làm việc. Việc lựa chọn lối suy nghĩ nào trong hai tư tưởng trên đây sẽ là một cơ sở tốt để xem xét lại cách làm việc bản thân mong muốn hướng đến là gì. Song song với tư tưởng cân bằng giữa công việc và cuộc sống đang thẩm thấu dần vào văn hóa của người Nhật thì cũng có ý kiến rằng “muốn làm việc nhiều hơn bất chấp quy định về thời gian lao động”, nghĩa là cũng có những người hướng đến sự kết hợp hài hòa giữa công việc và cuộc sống, làm giàu đời sống riêng tư bằng công việc.

2. Đóng “cánh cửa trái tim” để tạo khoảng thời gian thư giãn về mặt tâm lý

Những người mong muốn có thời gian cho gia đình và thời gian thư giãn giống như Wojcicki kể trên sẽ tự tạo cự ly với công việc thông qua việc ngắt kết nối một cách chủ động, và cho tâm trí nghỉ ngơi.

Cụm từ “cánh cửa trái tim” được dùng ở đây có lẽ ra đời từ bối cảnh xu hướng văn phòng những năm gần đây. Việc gia tăng những văn phòng không ngăn chia hay còn gọi là “văn phòng thiết kế mở” khiến giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp được thúc đẩy. Tuy nhiên việc cánh cửa ngăn chia mất đi cũng tạo nên mối bận tâm về việc sẽ thường xuyên bị người khác bắt chuyện khiến công việc bị gián đoạn, hay tạp âm xung quanh gây phân tán sự tập trung vào công việc, và đó thực sự là vấn đề đang nảy sinh giữa các nhân viên.

Khi đồng nghiệp bắt chuyện làm ngắt mạch công việc, bên cạnh việc mất thời gian để trò chuyện thì còn cần thời gian để trở lại guồng công việc. Ông Michaen Pryor – cựu CEO đồng CPO đương nhiệm của Trello  – ứng dụng quản lý tác vụ cũng bày tỏ lo ngại về “chi phí” tiêu tốn cho việc chuyển đổi giữa các trạng thái ý thức. Ông yêu cầu nhân viên tắt Slack và thông báo email, dán ghi chú trên bàn với nội dung “Heads Down (hôm nay đã kết thúc rồi)” để đồng nghiệp có thể nhìn thấy, và đóng cánh cửa ảo.

Trong bài phỏng vấn với Time, ông nói “chỉ dành thời gian hữu hạn quý giá để hoàn thành những công việc mình phải làm là bí quyết để nâng cao năng suất và cũng là điều khó thực hiện nhất”. Đây có lẽ cũng là vấn đề chung của nhiều độc giả. Nếu ở văn phòng hay ở nhà đều có thể làm việc được thì việc tự mình tạo ra những khoảng thời gian ngắt kết nối ở bất cứ đâu vào bất cứ thời điểm nào cũng là điều quan trọng.

3. Cố gắng để 「Mail Box 0」

Trong thời đại mà lúc nào cũng có thể thấy những liên lạc bằng mail và Slack liên quan đến công việc thì một trong những chủ để không tránh được đó là xử lý mail như thế nào. Sẽ không quá khi ví mail là mầm mống của những căng thẳng tâm lý, vậy nên Elliot Weissbluth – CEO của HighTower Advisors chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính – luôn làm trống mail mỗi tối.

Trong một bài viết trên Linkedln, ông nói rằng “mail có tính chất một chiều, bất cứ ai, bất cứ lúc nào không cần bước xin phép tối thiểu, không cần phải đắn đo, có thể nhét mail vào hòm thư của chúng ta”. Hiểu được điều này, hàng ngày ông đều làm trống hòm thư của mình bằng 3 quy tắc sau.

• Unsubscribe (Hủy bỏ đăng ký) nhận thư thông báo tin tức

So với thao tác xóa khi có thư thông báo thì cách này có vẻ tốn thời gian hơn một chút nhưng nếu tính cả năm thì nó sẽ tiết kiệm rất nhiều giờ đồng hồ so với việc xóa thủ công.

• Xóa triệt để

“Nếu thấy phiến thì xóa. Nếu là mail thực sự quan trọng thì sẽ nhờ ai đó đối ứng hộ.” – Đó là ý kiến của CEO hoặc người nắm giữ cương vị quan trọng có trợ lý hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu tự trả lời được thì trả lời, với mail đáng ngờ hoặc không rõ ràng, nếu xóa được thì xóa luôn, đó là bí quyết để tránh khỏi những căng thẳng không cần thiết.

• Sử dụng công cụ

Gần đây có công cụ tìm kiếm tính năng cao có thể quét các thư mục, gửi nhắc nhở trả lời đối với những mail quan trọng. Nếu tận dụng nó có thể giảm thiểu được lượng mail cần phải check.

Chỉ cần tuân theo 3 quy tắc này thì mail box sẽ nhẹ đi trông thấy, những mail còn lại sẽ tạo thành danh sách To do. Weissbluth làm danh sách này ngắn lại với chỉ khoảng 2~5 đầu mục, tập trung thu gọn lại trong những đầu mục công việc muốn hoàn thành trong ngày hôm đó. Và như thế, cắt giảm được những công việc thừa, nâng cao chất lượng hoàn thành của những công việc quan trọng, giảm thiểu áp lực với “Mail Box về con số 0”. Sẽ có người thấy khó thực hiện những quy tắc này, nhưng quan trọng là có ý thức về việc hạn chế mail – nguồn gốc của căng thẳng và áp lực.

unroll.me Hủy đăng ký hoặc quản lý thư quảng cáo FollowUpThen Có thể cài đặt nhắc nhở bằng email

4. Cắt giảm họp hành vô nghĩa – Không có chuyện cứ trong thời gian làm việc là tổ chức họp

Như đã giới thiệu trong bài viết đăng trước 10 vấn đề trong lối họp phong cách Nhật Bản , có nhiều CEO đau đầu trong việc làm thế nào để tổ chức họp hiệu quả. Elon Musk và Mark Cuban đã phát biểu trên nhiều phương tiện truyền thông về việc cắt giảm việc tham dự các buổi họp vì nhận thấy sự lãng phí thời gian của việc họp hành. Michael Mankins – chuyên gia quản trị tổ chức đồng thời là đối tác của Bain & Company cũng nói trong cuốn tự tuyện Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team’s Productive Power : “Một trong những lý do nảy sinh những than vãn về việc không hoàn thành công việc đó là những cuộc họp không hồi kết”.

Các CEO đặt ra quy tắc

Cuban nói trong buổi phỏng vấn Inc. năm 2014,  chỉ có duy nhất một cách khiến ông tham gia họp đó là khi nhận chi phiếu. Sau 2 năm, trong buổi phỏng vấn Q&A của Thrive Global năm 2016, ông vẫn trả lời rằng ngoài mục đích nhận chi phiếu ra thì sẽ không có việc họp mặt hay họp qua điện thoại. Ông chủ trương trao đổi bằng mail để tiết kiệm thời gian. Mail gửi đến nhân viên tháng 4 năm nay của ông với những lời khuyên để nâng cao năng suất cũng được đăng tải trên nhiều phương tiện truyền thông như Business Insider . Trong mail đề cập nhiều đến việc “họp với quy mô lớn gây lãng phí thời gian của nhiều người”, “chỉ tổ chức họp khi có những vấn đề cấp thiết”, “rời khỏi buổi họp khi thấy sự tham gia của mình là không cần thiết, không mang lại giá trị”.

Jeff Bezos cũng tránh các buổi họp buổi sáng, họp với nhà đầu tư cũng chỉ gói gọn trong 6 tiếng cả năm. Ngoài ra, tôi đặc biệt quan tâm đến quy tắc 2 chiếc pizza (2 Pizza Rule) độc đáo của ông. “Không tổ chức cũng như không tham gia các buổi họp mà 2 chiếc pizza không đủ làm thỏa mãn số người tham dự”. Nghĩa là, tuyển chọn nghiêm ngặt người tham gia họp, giảm thiểu triệt để số lượng người. Ông có cùng chung quan điểm với Musk về việc cắt giảm tối đa thời gian và chi phí tổ chức họp. Khi tổ chức họp với các thành viên ban lãnh đạo, trước khi bắt đầu, ông yêu cầu mọi người đọc 6 trang ghi chú, giải thích về thảo luận có hiệu quả là như thế nào.

“Những cuộc họp không hiệu quả” nhìn từ khía cạnh học thuật

Nhiều cuộc thăm dò liên quan đến “ảnh hưởng xấu của những buổi họp không có hiệu quả” được tiến hành gần đây. Bài báo Harvard Business Review năm 2017 đưa con số thống kê về kết quả thăm dò thực hiện trên 182 quản lý, 65% người được hỏi trả lời việc họp làm cản trở việc hoàn thành công việc, 71% cho biết những buổi họp họ tham dư đều không có hiệu quả và chất lượng tốt. Trong bài báo cũng nêu ra những đặc trưng của những buổi họp không hiệu quả.

• Lấy đi thời gian của cả nhóm

Không có chương trình họp cũng như không quản lý thời gian.

• Lấy đi thời gian của cá nhân

Buổi họp tiến hành trôi chảy theo chương trình và được quản lý thời gian chặt chẽ nhưng tần suất dày đặc.

• Lấy đi thời gian của nhóm cũng như cá nhân

Thường có những buổi họp không có chương trình và không quản lý về mặt thời gian. Chúng ta hiểu vì sao mà Bezos hay Musk có chung quy tắc liên quan đến vấn đề này. Điểm tôi đặc biệt quan tâm là những doanh nghiệp đổi mới sáng tạo nếu tổ chức những cuộc họp không có quy củ, trật tự thì không thể nào tạo ra sự hợp tác được. “Vì là giờ làm việc nên tạm thời cứ gặp nhau, cùng nói chuyện với các thành viên của dự án đã” chắc chắn không thể gọi là cách làm việc khoa học được.

Khi tổ chức họp cần chú ý kỹ lưỡng, tránh làm giảm năng suất công việc của các thành viên bao gồm bản thân mình. Như vậy thì việc quản lý công việc của mình sẽ trôi chảy hơn, và giữ cân bằng giữa cá nhân và tập thể. Việc quản lý họp cũng là một trong những kỹ năng quan trọng trong việc tổ chức công việc và cuộc sống riêng tư.

 

Recommended