Worker's Resort

DESIGN

SHARE

Công nghệ cần thiết hỗ trợ đổi mới giao tiếp – Cải cách phong cách làm việc tại Phone Appli

[April 02, 2019] BY FCadmin

Nằm trong danh sách những doanh nghiệp được giới thiệu tại Hội thảo ICC FUKUOKA 2019 với chủ đề “Trải nghiệm của nhân viên công ty chúng tôi – Trải nghiệm hợp tác sáng tạo tại văn phòng”, doanh nghiệp thứ 7 mà chúng tôi ghé thăm là Phone Appli cung cấp dịch vụ chia sẻ danh bạ điện thoại Web No.1 trong suốt 5 năm. Hãy cùng xem văn phòng của họ!

Hội thảo ICC  là nơi để “cùng học hỏi và cùng sáng tạo” chào đón hơn 200 người tham gia diễn thuyết trong tổng số hơn 800 người tham gia. Đây thực sự là một hội thảo lớn để học hỏi lẫn nhau, người tham gia đều chủ động thảo luận một cách nghiêm túc. Hội thảo đã được tổ chức tại thành phố Fukuoka từ ngày 18/2/2019 đến 21/2/2019. Xem chi tiết tại Trang chính thức của hội thảo.

Tháng 2/2018, Phone Appli đã chuyển trụ sở chính đến Kamiyacho, và chia sẻ trong thông cáo báo chí về việc chuyển văn phòng, họ đã nói về ý tưởng của văn phòng như sau.

“Tên văn phòng là CaMP (Collaboration and Meeting Place) với ý nghĩa là nơi gặp gỡ và hợp tác. Văn phòng này là sự bắt tay kết hợp giữa Phone Appli hỗ trợ cải cách giao tiếp thông qua IT với SPBS (Công ty cổ phần Snowpeak Solution) hỗ trợ thay đổi cách làm việc với “out door” ,“technology”, tạo nên một văn phòng outdoor hợp nhất giữa công nghệ, chăm sóc sức khỏe và không gian.

Theo CEO Yosuke Ishihara, ý tưởng này là khởi điểm để bắt tay tiến hành cải cách phong cách làm việc. Vừa lắng nghe giới thiệu về dịch vụ Phone Appli cung cấp, chúng tôi còn được nghe về mục đích của văn phòng CaMP và những hiệu quả nó mang lại.”

“Danh bạ điện thoại WEB”  giúp giảm stress trong giao tiếp

“Phone Appli đặt mục tiêu trở thành công ty đổi mới giao tiếp số 1. Với cốt lõi là dịch vụ đám mây cung cấp một cổng thông tin liên lạc gọi là” Danh bạ điện thoại WEB” hỗ trợ cải cách phong cách làm việc và đổi mới giao tiếp trong các doanh nghiệp.

Trong đó, dịch vụ đám mây có tên “Renraku Toeru Kun” (Tạm dịch: Mr Liên lạc) là sản phẩm chủ lực. Trong văn phòng, thường có một sơ đồ chỗ ngồi và danh bạ điện thoại nội bộ. Những thông tin đó bao gồm cả thông tin danh thiếp được tập hợp và quản lý nhất quán trên cloud, từ đó giao tiếp được bắt đầu thông qua việc lựa chọn công cụ giao tiếp.

Vì có cả ứng dụng dành cho smartphone nên có thể dễ dàng truy cập từ địa điểm bên ngoài. Có thể quản lý riêng theo bộ phận hoặc theo nhánh công ty trong group, có thể tạo phân cấp tổ chức tại đó, khi nhập từ khóa và chuyên môn của cá nhân nào đó sẽ có thể biết được công việc của người đó hiện tại đang tiến triển như thế nào.

Tại đó, chỉ bằng một nút bấm có thể bắt đầu họp video bằng Webex và Zoom, hay business chat bằng điện thoại, mail, Line works và Slack v.v… Đó là dịch vụ cổng thông tin giao tiếp khi đã có thông tin liên lạc, hơn là một trình quản lý liên lạc đơn thuần.

Khi lưu số liên lạc của nhân viên và khách hàng trong smartphone, sẽ thật rắc rối nếu không may bị mất. Cloud giúp giải quyết bài toán xoay quanh thông tin liên lạc cùng sự phiền phức khi phải thao tác khởi động và sử dụng mỗi dịch vụ riêng lẻ.” -Ông Ishihara-

“Renraku Toeru Kun” (Mr. Liên lạc) đang được 30,000 người sử dụng, và được đưa vào nhiều doanh nghiệp không kể quy mô lớn nhỏ. Ngoài ra, những dịch vụ giao tiếp khác cũng đang được cung cấp cho các doanh nghiệp triển khai mô hình văn phòng free address (chỗ ngồi không cố định).

“Avex áp dụng free address quy mô 2000 người. Để giải quyết bài toán làm sao để biết được ai đang ở đâu, chúng tôi đã cung cấp dịch vụ có tên gọi là “Ibasho Wakaru Kun” (Tạm dịch là, Mr. Vị trí). Tận dụng cơ chế đèn hiệu và định vị 3 điểm của mạng LAN không dây, và hỗ trợ nhiều cơ chế khác nữa” -Ông Ishihara-

Bài viết liên quan: “Hợp tác trong và ngoài công ty” tại tòa nhà văn phòng mới của Evex – [Phỏng vấn Ông Shinsuke Kato # 2]

Phone Appli cũng đã đưa vào ứng dụng “Ibasho Wakaru kun” (Mr. Vị trí) trong công ty, tại đó ông Ishihara chỉ cần ấn nút tên nhân viên thì vị trí người đó được sẽ được hiển thị trên bản đồ văn phòng. Khi mà free address không còn giới hạn trong một bộ phận, mà mở rộng trên cả sàn văn phòng lớn như thế, Phone Appli giúp giảm thiểu công tìm kiếm nhân sự.

“Không chỉ tại một địa điểm văn phòng mà với công ty có nhiều chi nhánh khác cũng có thể nắm bắt dễ dàng. Trong lúc di chuyển đi làm, nghĩ đến việc “sẽ cần nói chuyện với người nào đó vào đầu buổi”, bạn có thể thao tác tìm kiếm ngay khi lên tàu.”-Ông Ishihara-

Bối cảnh ra đời của “CaMP”

Nhân viên đang tận hưởng bữa trưa trong chiếc lều phía trước mặt khi chúng tôi đến phỏng vấn.

Khi phát triển dịch vụ giảm stress trong giao tiếp, ông Ishihara nghĩ rằng không chỉ đưa dịch vụ vào là xong mà cải thiện môi trường văn phòng cũng cần thiết.

“Tại nhiều văn phòng trong giai đoạn tiến hành chiến dịch cải cách phong cách làm việc, bạn sẽ thấy cảnh cứ 18 giờ trở đi, phụ trách hành chính nhân sự sẽ đi quanh văn phòng để nhắc nhở mọi người về nhà. Cắt giảm làm thêm là thông điệp chủ yếu. Tôi thì không đồng quan điểm.

Mục đích của cải cách phong cách làm việc là nâng cao giá trị của doanh nghiệp.

Tùy mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau nhưng tôi nghĩ công ty có giá trị cao là công ty có thể liên tục đưa ra những dịch vụ và kế hoạch tốt. Đó phải là công ty có môi trường có thể liên tục tạo nên những thứ như thế thay vì câu chuyện ngắn hạn như doanh thu v.v…

Để trở thành một công ty như vậy, điều quan trọng là phải thúc đẩy mọi người đồng sáng tạo bằng cách phát huy tối đa sức mạnh của nhân viên. Với mục tiêu tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể làm việc lành mạnh với hiệu suất cao nhất, Phone Appli đã quyết định kết hợp giữa không gian văn phòng tốt nhất với môi trường IT tốt nhất tại Nhật Bản. ” -Ông Ishihara-

Ông Ishihara, người phụ trách dự án chuyển văn phòng cho hơn 100 công ty và được mệnh danh là “Ông vua chuyển văn phòng” với những kinh nghiệm tích trong thời gian làm việc tại Cisco Systems đã tạo nên văn phòng CaMP (Collaboration and Meeting Place) với ý nghĩa “Nơi gặp gỡ và đồng sáng tạo”.

Công nghệ trong văn phòng 1: Hệ thống mang đến trải nghiệm họp tốt nhất

Bên cạnh “Renraku Toeru Kun” (Mr. Liên lạc) và “Ibasho Wakaru Kun” (Mr. Vị trí), để giảm thiểu stress trong giao tiếp, Phone Appli còn ứng dụng cơ chế cho phép họp tại bất cứ đâu trong công ty. Có thể thực hiện điều này cũng nhờ ông Ishihara từng là chuyên gia phụ trách hệ thống họp video và điện thoại IP Nhật Bản.

“Căn phòng các bạn đang đứng hiện tại là nơi bạn có thể có trải nghiệm cuộc họp với chất lượng tốt nhất. Không chỉ họp bên trong phòng họp, chúng tôi mang đến không gian họp video tốt nhất, tại đó khách hàng và nhân viên kinh doanh đều có thể dễ dàng tham gia cuộc họp trên smartphone từ địa điểm ngoài công ty, hay thảo luận với những người ở nước ngoài. Chúng tôi đang sử dụng hệ thống họp video Cisco System.

Hệ thống họp video gây ấn tượng bởi âm thanh và hình ảnh sắc nét.

Hệ thống tracking speaker nhận diện được khuôn mặt người nói chuyện và zoom lớn, dù xem trên smartphone nhưng vẫn biết được người nào đang nói. Khi mọi người cùng nói thì sẽ chuyển sang toàn màn hình.

Đối phương dù dùng smartphone hay PC, dù ở bất cứ đâu cũng đều thực hiện được.  Họp TV ngày xưa là kết nối giữa phòng với phòng, còn bây giờ là kết nối giữa người với người thông qua smartphone cá nhân. Hội thảo trong công ty cũng như họp Video được phát liên tục khi sử dụng công cụ này.” -Ông Ishihara-

Công nghệ trong văn phòng (2): Booth 1on1 cho biết được chất lượng hội thoại.

Mặc dù nằm ngay giữa văn phòng nhưng từ bên ngoài hoàn toàn không thể nghe thấy âm thanh bên trong.

Bài viết liên quan: Nhiều không gian làm việc mô hình pod những năm gần đây được sử dụng làm phòng ngủ trưa. (Những doanh nghiệp khuyến khích ngủ trưa tăng, khám phá những ví dụ điển hình tại Mỹ).

Hệ thống đánh giá nhân viên với mục đích thống nhất tư tưởng trong tổ chức được xây dựng thông qua tham khảo know-how của công ty đối tác là Salesforce. Công ty chúng tôi cứ nửa năm 1 lần lại làm bản V2MOM (Vision, Values, Methods, Obstacles, Measures) giúp công ty và nhân viên cùng phát triển, và được công khai cho toàn bộ nhân viên. Khi làm việc theo nhóm, việc xác định trước V2MOM của đối phương giúp nâng hiệu quả giao tiếp.

Quy tắc tổ chức 1on1 Meeting, 30 phút 1 lần  mỗi tuần cũng là một phần trong đó.

“Đó là một văn hóa hơn là một quy tắc. Nếu tuần trước chưa tiến hành họp được, nhân viên có thể hỏi cấp trên là liệu tuần này thì sao? Tại cuộc họp 1on1 này, lượng hội thoại sẽ được đo lường, với quy tắc cấp dưới phát biểu trên 50% xuất phát từ chủ trương lắng nghe cấp dưới nói.” -Ông Ishihara-

Ông Iwata Izumi, thành viên ban điều hành, cũng vừa giải thích vừa giới thiệu biểu đồ lượng hội thoại trong cuộc họp 1on1 của mình.

“Tôi đang nói về việc lắng nghe trong khóa đào tạo dành cho quản lý tầm trung. Người quản lý khi nói chuyện với nhân viên thường có xu hướng dành phần nói, có thể là phê bình có thể là những câu chuyện tự mãn. Dù là gì đi nữa, nếu tuần nào cũng phải nghe những câu chuyện như vậy thì tâm lý của cấp dưới cũng sẽ bị nặng nề.

Mô hình họp được phân chia thành 4 loại như huấn luyện, giảng dạy, trò chuyện thân mật

Chúng tôi quyết định nhờ Murata hỗ trợ cảm biến đo lượng hội thoại và đo chất lượng hội thoại.

Cơ chế sẽ như sau. Bộ cảm biến được đặt trong phòng để quản lý hướng phát ngôn của cấp trên và cấp dưới. Do đó, xác định được bạn có đang lắng nghe cấp dưới không, cấp dưới trong mỗi lần nói thì lượng trao đổi dài không, không chỉ gật đầu mà có nói ra những nội dung trọn ven không. Tất nhiên, họp 1on1 cũng có nhiều nội dung riêng tư, nên hoàn toàn không có việc ghi âm.

Thường xuyên đo lường định kỳ các buổi họp 1on1 để biết mình đã làm như thế nào, và biểu đồ hóa nội dung đã nói. Trường hợp cứ nói liên tục hướng đến người khác thì sẽ cần tham gia đào tạo theo hình thức role playing. Đó là điều quan trọng khi đào tạo quản lý tầm trung.” -Ông Iwata-

Bài viết liên quan: Trực quan hóa ONE ON ONE và các cuộc họp cho phép có những đánh giá mang tính định lượng. Giới thiệu về DAS Hylable

Health care: Hỗ trợ chăm sóc sức khỏe khi làm việc

Chiếc ghế giúp tiêu thụ catagories tương đương một suất cơm nắm khi ngồi làm việc 1 ngày 8 tiếng

Tiếp theo là về cơ chế chăm sóc sức khỏe với từ khóa thứ hai của văn phòng CaMP. Phone Appli lấy “kinh doanh khỏe mạnh” là điểm cốt lõi trong kinh doanh, và họ cũng đang triển khai nó. Tất cả nhân viên được phát apple watch, và tạo nhóm theo bộ phận để quản lý sức khỏe.

“Nhóm mà tôi đang tham gia vào hiện tại đang đứng phía cuối, vị trí thứ 9, nguy thật!  Khi đạt đủ việc tiêu thụ calo hàng ngày, vận động mạnh, 1 giờ đứng dậy 1 lần thì sẽ được tích điểm, và mọi người hướng đến đạt chỉ tiêu theo nhóm.

Khi chat để lập nhóm, giao tiếp được nảy sinh giữa cả những người mà nghiệp vụ công việc không liên quan đến nhau với việc bắt đầu từ câu chuyện lấy tên nhóm là gì chẳng hạn. Nhóm của chúng tôi hiện tại đang cố gắng để nâng tuổi sức khỏe của mọi người tăng thêm 2 tuổi.” -Ông Ishihara-

Không chỉ chăm sóc sức khỏe, mà nó còn đem đến những tác động tích cực đến giao tiếp. Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ những vấn đề chi tiết như chọn loại ghế vừa ngồi mà vẫn vừa tiêu thụ được calo chẳng hạn.

Bài viết liên quan: Chiếc ghế ngồi làm việc được thiết kế với ý tưởng “vận động cơ thể” dành cho dân văn phòng bị đau lưng hoặc thiếu vận động.

Không gian với mô-típ thiên nhiên

Từ khóa thứ ba là “không gian”. Hẳn có người sẽ nghĩ “mục tiêu là tạo ra một văn phòng outdoor” nên khi nhìn quanh thấy tràn ngập cây xanh và lều trại, thế rốt cuộc thì công ty này làm gì?

“Nếu nói về một không gian nơi tất cả mọi người có thể làm việc thoải mái, dù mỗi cá nhân có sở thích khác nhau, nhưng không ai ghét thiên nhiên cả. Tên văn phòng “CaMP ” mang ý nghĩa là nơi mọi người tụ tập lại giữa thiên nhiên, vì vậy chúng tôi tạo ra không gian để tập trung lấy mô-típ tự nhiên.

Chúng tôi nhắm đến tạo nên một địa điểm dễ chịu để làm việc hơn cả quán café, hơn cả nhà. Có mùi hương của rừng, có tiếng chim, tỉ lệ xanh về mặt thị giác là 25%, nhìn bình thường thì đúng là rừng thật nhỉ? (Cười)” -Ông Ishihara-

Bên trong văn phòng mở nhạc nền là âm thanh tự nhiên của núi rừng Shirakami Sanchi phù hợp với từng khung giờ, kết hợp hương thơm phảng phất

Bài viết liên quan: 5 ví dụ văn phòng xanh hài hòa với thiên nhiên

Không gian sử dụng vách di động chứ không xây tường

“Vai trò của văn phòng đã thay đổi nhiều so với trước đây, có máy tính và smartphone nên bạn có thể làm việc tại bất cứ đâu. Cần tìm ra ý nghĩa của văn phòng để đầu tư tiền vào đó.

Và văn phòng mà chúng tôi nghĩ đến đầu tiên là nơi mọi người có thể gặp nhau. Để dễ dàng gặp gỡ thì chúng tôi đã loại bỏ những bức tường.” -Ông Ishihara-

Bức tường để chiếu bảng hiệu lớn nhất Nhật Bản ghép từ 7 màn lớn đang được lưu kho.

Ngoài khu vực làm việc cá nhân để thực hiện các công việc cần sự tập trung thì có thể di chuyển vách ngăn di động, kể cả các meeting booth phong cách family restaurant cũng có thể di chuyển để tạo ra không gian lớn hơn.

Bàn và ghế đều có thể di chuyển. Đồ cá nhân được lưu trữ trong cabinet sát tường

“Chúng tôi có sẵn những lựa chọn cho mọi người, để họ có thể làm việc với nhau tại nơi giúp họ dễ dàng phát huy sức mạnh của mình.” -Ông Ishihara-

Nếu bạn muốn tập trung vào việc làm tài liệu, bạn có thể làm việc từ xa tại nhà, nếu bạn muốn cùng brain storm với nhau thì bạn cũng có thể lựa chọn meeting booth phong cách family restaurant. Nếu bạn muốn tụ tập vào buổi chiều thì cũng có những lựa chọn như personal area, 1on1 booth hay lounge để ăn uống và họp nhóm, và nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì khó khăn hay muốn trao đổi với người quản lý thì có thể đến Cockpit (Phòng executive).

Lounge space sáng sủa

Ông Iwata nói rằng ông cảm nhận được những hiệu quả của văn phòng di động.

“Đối với group address, dù là free address đi nữa thì cũng định hình bên nào là kinh doanh, bên nào là kỹ thuật.

Khi có thể chuyển chỗ ngồi một cách tự do hoàn toàn thì cách làm việc cũng thay đổi. Đội dự án dễ dàng kết hợp theo từng thời điểm, đội kinh doanh và kỹ thuật sẽ ở khu vực này, layout thay đổi một chút chẳng hạn v.v.. Và như thế, cũng không còn tường ngăn chia bộ phận, hình ảnh ngồi làm việc tại vị trí cố định cũng không còn nữa. “ -Ông Iwata-

Câu chuyện rôm rả quanh không gian giống như lửa trại (văn phòng cấm lửa)

Phone Appli đã thu được gì từ cải cách phong cách làm việc

Cải cách phong cách làm việc đang diễn ra tại Phone Appli bên cạnh những kết quả kể trên còn góp phần cắt giảm lãng phí trong công việc nhờ sử dụng Office 365 của Microsoft, whiteboard điện tử kiêm màn hình giúp chia sẻ thông tin với khách hàng hay với những địa điểm xa, chế độ thankscard ghi nhận và đánh giá công việc không liệt kê hết được tại Measures trong quy trình V2MOM v.v… Phone Appli đã lựa chọn giải pháp tối ưu trong khi tiến hành cải cách phong cách làm việc.

Ông Iwata nói rằng ông muốn cải thiện kỹ năng của các kỹ sư bằng cách thay đổi cách làm việc của họ.

“Thông thường ở các công ty IT, sau khi hoàn thành công việc thì mới quản lý giờ công và nhập nội dung. Nhưng khi đưa vào thực hiện từ giai đoạn dự trù thì xung quanh có thể nắm được kỹ sư đang làm gì. Kỹ năng lên dự trù và review của mọi người cũng sẽ được nâng lên.” -Ông Iwata-

Ông Ishihara đã nói say mê về những khác biệt so với trước khi di chuyển “CaMP”.

“Tôi không thích bàn không thể di chuyển được, nó làm văn phòng trở nên hẹp hơn. Tôi muốn có thể tăng giảm tức thì. Nếu văn phòng được như vậy thì tỉ lệ làm việc tại nhà sẽ giảm đi, và dễ dàng thực hiện công việc hơn. Thời gian làm thêm cũng giảm.” -Ông Ishihara-

Phone Appli sở hữu không gian tràn ngập cây xanh trong tòa nhà lớn ở Kamiyacho – khu phố thương mại – đang thúc đẩy cải cách phong cách làm việc và đổi mới giao tiếp một cách chủ động tích cực. Bản thân văn phòng Phone Appli trở thành một ví dụ tiêu biểu chứng minh cho tính hiệu quả của mô hình và luôn hoan nghênh việc đến thăm văn phòng để trải nghiệm.

[Thông tin văn phòng Phone Appli]

  • Địa điểm: 4-13 Toranomon, Minato-ku, Tokyo 105-0001 Tòa nhà Hulic Kamiyacho 8F
  • Diện tích sàn: 900m2
  • Thành lập: 1/2009
  • 127 nhân viên (tính đến 1/9/2018)
  • Lĩnh vực hoạt động:

-Lập kế hoạch, phát triển và cung cấp dịch vụ đám mây như Renraku Toeru Kun (dịch vụ danh bạ điện toán đám mây).

-Phát triển và bán ứng dụng: Phát triển và vận hành các ứng dụng tương thích IP-PBX khác nhau, bao gồm cả Cisco Unified Communications Manager

-Thiết kế, xây dựng và bảo trì các loại IP-PBX

-Thi công lắp đặt truyền thông khác

※ Nguồn: Trang chính thức của Hội thảo ICC FUKUOKA 2019.

Người đóng góp

FCadmin

    

    Most Popular

    1. Ghé thăm văn phòng Shopee – một trong những văn phòng đẹp nhất Việt Nam
      [DESIGN]Ghé thăm văn phòng Shopee – một trong những văn phòng đẹp nhất V…
    2. Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 1) – Adapter và chiến lược thị trường ngách
      [CULTURE]Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 1) – Ada…
    3. Văn phòng thiết kế độc đáo lấy cảm hứng từ hình ảnh làng Việt: The Purpose Group – Ngôi làng mở tạo các ý tưởng đầy mục đích
      [DESIGN]Văn phòng thiết kế độc đáo lấy cảm hứng từ hình ảnh làng Việt: The Pur…
    4. Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 4) – Toong Coworking space & Cuộc đối thoại giữa truyền thống và tương lai
      [CULTURE]Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 4) – Too…
    5. Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 2) – KiCoworking và hệ sinh thái khởi nghiệp năng động
      [CULTURE]Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 2) – KiC…
    6. Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 6) – CirCO Coworking space – Ngôi nhà của mạng lưới khởi nghiệp trẻ Việt Nam VYE
      [CULTURE]Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 6) – Cir…
    7. Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 3) – Phỏng vấn nữ CEO của eSpace co-working mới ra mắt tại Hà Nội
      [CULTURE]Xu thế “coworking space” tại Việt Nam (Phần 3) – Phỏng vấn nữ CEO của…
    8. Fram^ – Mang Văn hóa Scandinavia đến Việt Nam
      [CULTURE]Fram^ – Mang Văn hóa Scandinavia đến Việt Nam

    Facebook

    Instagram