Worker's Resort

SHARE

Cải cách phong cách làm việc bắt đầu được tiến hành tại các doanh nghiệp Nhật Bản từ năm 2017 – có thể gọi đây là năm bản lề của cải cách phong cách làm việc. Tùy theo quy mô doanh nghiệp và cách suy nghĩ về văn hóa làm việc mà việc tiến hành cải cách tại các tổ chức khác nhau, tuy nhiên trải qua hai năm chắc hẳn các doanh nghiệp cũng nhận thấy những thay đổi về mức độ quan tâm từ toàn xã hội.

Trong bài viết lần này, tôi sẽ chọn lọc giới thiệu những xu hướng về nơi làm việc và phong cách làm việc của năm 2019 từ những thông tin thu thập được cũng như từ Hội thảo toàn cầu tổ chức lần đầu tiên tại Nhật Bản năm 2018.

Worktech tổ chức lần đầu tiên tại Nhật Bản

WorkTech18 Tokyo – Hội thảo quốc tế với chủ đề phong cách làm việc và nơi làm việc đã được diễn ra tại Shinagawa Season Terrace vào năm ngoái ngày 5/4/2018. Sự kiện này bắt đầu được tổ chức lần đầu tại Singapore năm 2011, và sau đó được tổ chức tại các quốc gia trên thế giới, năm 2019 bắt đầu tại Bangalore, Sydney, Copenhagen, New York, San Francisco và dự kiến ngày 4/4/2019 sẽ tiếp tục được tổ chức tại Tokyo.

Worktech là sự kiện có sức hút lớn với sự góp mặt của diễn giả là những chuyên gia trong lĩnh vực bất động sản, hạ tầng cơ sở, nhân sự, kinh doanh, thiết kế, kiến trúc đang hoạt động trên khắp thế giới, với những khảo sát và các chuyên đề xoay quanh chủ đề được đưa ra.

Năm ngoái, James Calder của công ty Calder Consutants chuyên về địa điểm làm việc ở Úc, Iolanda Meehan và Gijs Nooteboom của công ty Veldhoen+ cùng câu chuyện bắt tay với hãng sản xuất đồ đạc Nhật Bản Itoki, và Yamashita Seitaro chuyên viên nghiên cứu cấp cao của Trung tâm sáng tạo Kokuyo kiêm trưởng ban biên tập Worksite đã có những bài nói chuyện hấp dẫn và lôi cuốn.

Bài viết liên quan: Tìm hiểu về lịch sử và bối cảnh của Công ty Veldhoen – cha đẻ của ABW, 【Phỏng vấn Ông Primo Orpilla – Phần 1】 Lắng nghe người đứng đầu của Studio O+A nói về khởi điểm của thiết kế văn phòng phong cách Bờ biển Tây.

Ông Primo Orpilla của STUDIO O + A, công ty thiết kế văn phòng đại diện tiêu biểu của San Francisco Bờ Biển Tây nước Mỹ, đã có bài chia sẻ với tư cách là người mở đầu và một từ khóa trong phần cuối bài chia sẻ của ông là từ khóa thể hiện sự biến đổi môi trường làm việc hiện đại. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu về các xu hướng của năm nay bắt đầu từ từ khóa đó.

Alignment

Từ “Alignment” chỉ sự cân bằng, từ khóa này cũng được những diễn giả khác nhắc đến sau đó. Đối với bản thân tôi, sự biến đổi trong cách làm việc và môi trường làm việc xuất phát từ chính ý thức về sự cân bằng. Trong sự biến đổi chóng mặt của xã hội, để doanh nghiệp không đánh mất bản sắc riêng của mình, để con người có thể làm việc như những con người thật sự, thì một cách bản năng cần duy trì được sự cần bằng. Tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ cụ thể.

Tiêu biểu nhất phải kể đến đầu tiên chính là sự tiếp cận kiến trúc xanh. Internet phổ cập vào những năm 1990 và sự phát triển của công nghệ tập trung vào lĩnh vực AI và robot trong những năm gần đây khiến cách làm việc bất biến trong suốt hàng trăm năm đã có những chuyển dịch lớn. Có giai đoạn chúng tôi nhận được khá nhiều yêu cầu thiết kế gợi liên tưởng đến tàu vũ trụ hay các cơ sở nghiên cứu – những hình ảnh đại diện cho công nghệ và kỹ thuật tiên tiến nhắc đến bên trên. Tuy nhiên, hiện tại những yêu cầu về thiết kế mang tính tương lai như vậy cũng ít dần, để giữ cân bằng, người ta xây dựng môi trường có ý thức đến mối liên hệ với tự nhiên và những hình ảnh mang tính “analog” tại không gian văn phòng của doanh nghiệp hay không gian làm việc chung.

Bài viết liên quan: 5 ví dụ văn phòng xanh hài hòa với tự nhiên

Bên trong Amazon Spheres

Cũng tương tự, thay vì sử dụng mail hoặc SNS để giao dịch trao đổi thì giao tiếp Face to Face (mặt đối mặt) hiện tại cũng đã chú ý hơn đến tầm quan trọng của những “tiếp điểm” trong hoàn cảnh thực tế. Có thể kể ra đây như việc cấu trúc lại nơi tạo dựng cộng đồng với mục đích cải tiến mở và việc sử dụng nó.  Dịch vụ khách hàng tạo ra sự khác biệt và là yếu tố cạnh tranh của không gian làm việc chung Industrious đang được ưa chuộng tại Mỹ có lẽ cũng là một trong số đó. Cùng với sự phát triển của phương thức giao tiếp kỹ thuật số như mail hay SNS thì giao tiếp thực tế nhằm đảm bảo sự cân bằng càng được chú trọng hơn.

Bài viết liên quan: “Đột nhập” vào Industrious – “đối thủ lớn nhất của WeWork” về mảng dịch vụ khách hàng với doanh thu trên 15,6 tỉ yên

Dự đoán xu hướng trong nước qua Hội thảo doanh nhân

Xây dựng môi trường ý thức đến “Alignment” không chỉ là vận động mang tính toàn cầu. Trong cuộc hội thảo hình thức cộng đồng dành cho giới doanh nhân được tổ chức 2 lần hàng nằm với chủ đề “Cùng học hỏi, cùng sáng tạo ngành nghề”, chúng tôi với tư cách nhà tài trợ cũng đã mang đến một địa điểm để các thành viên thảo luận về văn phòng.

Trong những bài phỏng vấn và những buổi chia sẻ trước đó, ông Ito Katsura của Microsoft Nhật Bản đã nói rằng: “Việc những nhân viên của Microsoft Mỹ ở chỗ này chỗ kia khắp nơi trên thế giới là điều bình thường. Công việc vốn là hoạt động được thực hiện giữa con người với con người. Tôi nghĩ là điều mà công nghệ kỹ thuật số có thể làm được cũng có giới hạn của nó. Và có vẻ rằng ít nhiều người ta đã bắt đầu chú trọng hơn đến giao tiếp mặt đối mặt (Face to Face).”

Cũng trong buổi chia sẻ đó, cơ chế giúp giữ cân bằng cá tính doanh nghiệp khi tái cấu trúc nơi làm việc cũng được đưa ra thảo luận.

Ông Koji Asano, giám đốc của Link and Motivation, đã nói rằng “Khi đến văn phòng hoành tráng, bạn sẽ dễ rơi vào cảm giác mình đang được bước đi một chiếc tàu sang trọng. Vậy nên, hãy đặt một bản đồ ở lối vào, và ghi lại vị trí hiện tại và vị trí chúng ta đã từng bắt đầu. Trước đây, văn phòng của chúng tôi cũng có một thời gian đặt tại Shiodome Tower, nhưng đã chuyển ra sau “cú sốc Lehman” (sự sụp đổ của anh em nhà Lehman). Nhất thiết phải nhắc đến lịch sử, điều đó có nghĩa là “Hiện tại đang kinh doanh tại GINZA SIX, nhưng nếu tình hình kinh doanh kém đi thì sẽ phải rời đi”.

Bài viết liên quan: Lý giải “Tại sao văn phòng lại cần thiết trong thời đại này” qua những thảo luận xoay quanh văn phòng [Báo cáo hội thảo ICC Kyoto 2018 phần 5]

Chính giữa bức ảnh hơi chếch về bên trái được ghi chữ “Touch” là GINZA SIX nơi chúng tôi đang ở hiện tại, tòa nhà có chữ nhỏ phía bên phải ảnh là tòa nhà văn phòng trước đó, tòa nhà phía đối diện GINZA SIX là nơi sáng lập công ty.

Ông Seigo Ido người phụ trách PR của PLAID đã tiến hành xây dựng văn phòng với ý tưởng thiết kế “văn phòng không hoàn thiện” cũng đã trả lời trong cuộc phỏng vấn rằng “Trần được lột bỏ giữ nguyên trạng của văn phòng trước đó. Chúng tôi làm như vậy là muốn nhắc nhở mình là những người khởi nghiệp, bước đến văn phòng với ý thức về sự chưa hoàn thiện, chưa xây dựng xong. Tổng giám đốc Kurahashi Kenta trả lời rằng với vai trò người phụ trách dự án chuyển văn phòng – nơi nhân viên dành thời gian dài tại đó = một yếu tố quan trọng trong điều hành kinh doanh, tôi cân nhắc đến toàn bộ cơ sở hạ tầng bao gồm trần để giảm thiểu nguy cơ các thành viên nhầm lẫn giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp.”

Bài viết liên quan:Văn phòng chưa hoàn thiện – GINZA SIX của Plaid thể hiện hình ảnh bản thân đang phát triển.

Văn phòng chưa hoàn thiện của PLAID

Điểm chung trong phát biểu của hai công ty này là thông qua việc xây dựng văn phòng giúp nhân viên của mình hiểu được về công ty của chính mình để không tự mãn. Chính vì doanh nghiệp vẫn đang trên chặng đường phát triển nên ngược lại điều cần thiết là không đánh mất đi sự cân bằng.

Những trường hợp cần đến “Alignment” trong cách làm việc như tìm kiếm cách làm việc giống con người hơn, chú trọng đến sức khỏe trong tương lai có lẽ sẽ tăng không chỉ ở các doanh nghiệp trên toàn cầu mà ở ngay chính các doanh nghiệp trong nước hay quy mô cá nhân.

Bài viết liên quan: “Đạt chứng nhận WELL là gì?” 3 ví dụ về văn phòng đạt chứng nhận vàng.

Cá nhân hóa cách làm việc

Về cách làm việc ở mức độ cá nhân, tôi cho rằng trong tương lai cách làm việc sẽ được cá nhân hóa phù hợp với từng cá nhân. Để tiến hành cùng một cách làm việc trong cùng một công ty thì teamwork và cảm giác công bằng là điều quan trọng, môi trường đặc biệt chỉ dành cho những cá nhân đặc biệt sẽ là bất bình đẳng. Tuy nhiên, cũng với cụm từ “đa dạng hóa”, “kết hợp hài hòa”, người ta đang chú ý nhiều hơn đến đa dạng các yếu tố như quốc tịch, giới tính, tuổi tác. Ngoài ra, dựa vào môi trường và tương lai mà cá nhân hình dung đến, người ta cũng đang chú ý đến cách làm việc và môi trường làm việc được cá nhân hóa cho từng người.

Thực tế những sản phẩm hỗ trợ cá nhân hóa cách làm việc đang bắt đầu ra đời. Bàn điều chỉnh cao thấp T2 của hãng sản xuất đồ đạc lớn của Mỹ là Herman Miller hỗ trợ điều chỉnh độ cao, có thể cài đặt sẵn độ cao phù hợp trên một ứng dụng chuyên dụng và bàn sẽ tự động điều chỉnh chiều cao phù hợp với bản thân trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, Aromastic của SONY （https://scentents.jp/aromastic/）cũng giúp tận hưởng hương thơm yêu thích phù hợp với tâm trạng tại từng thời điểm, có thể gọi là sản phẩm hỗ trợ thúc đẩy việc cá nhân hóa môi trường.

A

Trang Web chính thứccủa AROMASTIC

Cùng với những giải pháp mà các doanh nghiệp này đem đến, trong tương lai khi ý thức của từng cá nhân mạnh mẽ hơn thì cách làm việc cũng sẽ được lựa chọn một cách tích cực hơn. Đến thời điểm hiện tại việc cung cấp thời gian lao động vẫn là suy nghĩ chủ đạo tại Nhật Bản nhưng, phong cách làm việc với trọng tâm chuyển từ thời gian lao động sang hiệu quả lao động đang được dần được hình thành đơn cử như những bàn thảo về “chế độ lao động chuyên môn cao” mà hiện nay chính phủ nhắm tới đưa vào từ tháng 4/2019 với đối tượng là những người có mức thu nhập trên 10,75 triệu yên một năm làm việc trong các lĩnh vực đặc thù như tư vấn, nghiên cứu phát triển. Ngoài ra, làm việc phụ ngoài giờ hành chính cũng là vấn đề được chính phủ bàn bạc và những doanh nghiệp cho phép làm việc phụ ngoài giờ hành chính cũng đang tăng dần hàng năm.

Nếu môi trường được trang bị đầy đủ chế độ và giải pháp thì lựa chọn cá nhân cũng sẽ mở rộng hơn nữa. Môi trường và cách làm việc như thế nào là phù hợp nhất đối với bản thân, theo ABW（Activity-Based Working） và MBW（Mood-based Working）, dựa vào từng tình huống có thể lựa chọn được nơi làm việc phù hợp với mình nhất, dựa trên mối quan hệ con người ngoài môi trường gia đình và công việc có thể điều chỉnh quan hệ giữa nơi làm việc và nơi cư trú v.v.. và như thế nếu mỗi cá nhân chủ động lựa chọn cách làm việc thì có lẽ xã hội sẽ tiến tới cá nhân hóa.

Bài viết liên quan: MBW là gì? “Phỏng vấn Seth Hanley Phần 3” Lý do mà văn phòng vẫn tiếp tục tồn tại khi phong cách làm việc từ xa được triển khai.

Nhắm mục tiêu khi tiến hành cấu trúc nơi làm việc

Để có thể thực hiện cách làm việc cá nhân hóa phù hợp với cá nhân, có thể thấy văn phòng và quy trình cấu trúc nên nó đã được các doanh nghiệp đầu tư tâm sức hơn so với trước kia. Đối với việc xây dựng nơi làm việc những năm gần đây, ngoài mục đích là nơi để nhân viên làm việc, thì cũng có nhiều trường hợp sử dụng văn phòng với mục đích khác như hội trường tổ chức sự kiện đối ngoại, hội trường cho thuê, hay là một không gian làm việc chung. Với sự đầu tư từ doanh nghiệp như vậy, chúng tôi gọi đó là “nhắm mục tiêu” (Aiming).

Bài viết liên quan: “Hợp tác trong và ngoài công ty” tại ngôi nhà mới Express (Phỏng vấn ông Kato Shinsuke Phần 2).

Không gian làm việc chung tầng 2 văn phòng Express

Thêm nữa, nếu đưa ra một ví dụ về quy trình tiến hành cấu trúc và sử dụng có thể kể đến văn phòng của Crazy ở Ryogoku và văn phòng Money Forward sẽ chuyển đến Tamachi Station Tower là những điển hình văn phòng được tạo ra từ bàn tay khối óc của chính những nhân viên kết hợp với xây dựng đôi ngũ.

Bài viết liên quan: Biến văn phòng phù hợp cho chính mình, 6 năm sau khi thành lập tăng trưởng 190%! Thí điểm CRAZY làm mờ ranh giới giữa “sống” và “làm việc”

Cầu thang trong văn phòng của CRAZY

Không gian làm việc free address (chỗ ngồi tự do). Sofa và chỗ ngồi để có thể thư giãn. Trong đó có cả bộ bàn ăn mang từ nhà bà của thành viên.

Việc thiết lập những giá trị gia tăng cho nơi làm việc cũng là một mắt xích trong chuỗi hoạt động xây dựng thương hiệu, cấu trúc nơi làm việc tốn chi phí lớn mang lại ảnh hưởng như thế nào đến năng suất lao động, điều đó có lẽ còn tùy thuộc vào cơ chế của mỗi công ty.

Tối ưu hóa nơi làm việc

Ngoài ra, ông Kenta Kurahashi của Plaid nhắc đến ở trên đã nói như sau về tầm quan trọng của việc sử dụng văn phòng sau khi hoàn thành và việc tái cấu trúc văn phòng.

Nhận thức đúng đắn giai đoạn hiện tại của mình, và duy trì môi trường văn phòng đúng theo từng thời kỳ đó để hướng đến sự phát triển trong tương lai. Để có thể tạo dựng thị trường mới và thúc đẩy lĩnh vực kinh doanh phát triển buộc phải tự xây nên cho mình những bức rào để vượt qua. Văn phòng này là một trong số đó. Nhiều văn phòng trên thế giới hoàn thành ở thời điểm chuyển vào. Tuy nhiên, tốc độ phát triển của startup nhanh và không thể nắm bắt được đúng dù là hình thái của nó trong nửa tiếp theo. Với văn phòng đã hoàn thành tiếp tục có những sai lệch và ngày một lớn hơn. Chúng ta cần có nhận thức đúng về hiện trạng, tách bạch hình thái văn phòng chỉ như một sản phẩm và hình thái văn phòng được tạo ra phát triển song song với lĩnh vực kinh doanh.

Hiện tại cũng có nhiều doanh nghiệp bắt đầu những lĩnh vực kinh doanh mới tuy nhiên chúng ta thỉnh thoảng vẫn bắt gặp những trường hợp bất kể lĩnh vực kinh doanh và cách làm việc thay đổi, văn phòng – nơi hỗ trợ cho những điều kể trên – vẫn không thông thay đổi. Nếu ví von với con người thì nó giống như “cơ thể đã trưởng thành nhưng vẫn ăn vận trang phục trẻ con”. Cần tránh xảy ra thực trạng văn phòng không được tối ưu dẫn đến doanh nghiệp không đạt được hiệu suất tốt nhất.

Suy nghĩ tái cấu trúc môi trường để phù hợp với giai đoạn tăng tốc phát triển là điều đương nhiên tại Bờ biển Tây Mỹ nơi tập trung những start up phát triển trên thế giới như GAFA. Tôi sẽ đề cập đến một cách chi tiết trong một bài viết khác về dịch vụ đăng ký (subscription) đồ đạc và thiết bị văn phòng. Đây cũng là một xu hướng chúng tôi muốn duy trì trong thị trường văn phòng năm 2019.

Kết luận

“Alignment” đo sự cân bằng trong cách làm việc trên toàn thế giới những năm gần đây. “Tối ưu hóa” nơi làm việc vốn được cho là chỉ cần tạo ra là xong để phù hợp với bài toán tổ chức và chiến lược kinh doanh. “Cá nhân hóa” để triển khai cách làm việc đa dạng hơn. “Nhắm mục tiêu” để tận dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh có hạn. Và “Đăng ký định kỳ” vốn là xu hướng lưu hành trong các lĩnh vực chứ không chỉ đối với cách làm việc. Trong bài viết này, tôi đã giới thiệu những từ khóa thể hiện xu hướng của năm 2019

Không gian để cá nhân có thể sinh hoạt như ở nhà được cá nhân hóa theo sở thích và khuynh hướng của mỗi cá nhân và tối ưu hóa tùy theo sự biến đổi của gia đình và môi trường gia đình. Nơi làm việc cho đến nay với cách làm việc được đồng nhất hóa dành cho người đi làm giờ đây đòi hỏi môi trường mà bất kể ai cũng có thể tiếp nhận để đạt được sự thỏa mãn.

Trong thời đại doanh nghiệp và những người làm việc tại đó đang trên đà phát triển đòi hỏi cách làm việc tạo ra năng suất cao nhất, cách làm việc của cá nhân và nơi làm việc của doanh nghiệp sẽ hình thành đa dạng như thế nào, chúng tôi sẽ tiếp tục chuyển  đến mọi người những thông tin mới nhất trong năm 2019.

Cũng có những doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai những điều này dựa trên quy mô doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh, mong rằng suy nghĩ về cách làm việc và nơi làm việc hỗ trợ cho nó sẽ ngày một sâu sắc hơn trong xã hội.

 

Recommended