Worker's Resort

DESIGN

SHARE

3 lý do Nhật Bản chưa cạnh tranh được với thế giới

[May 23, 2018] BY Shinji Ineda

Tôi đã gắn bó với công việc thiết kế văn phòng hơn 10 năm, có những điều không thay đổi sau ngần ấy năm. Xuất phát điểm là người làm thiết kế, đứng ở góc độ nghề nghiệp, tôi nhận thấy rằng có những thứ sẽ mãi mãi không thể thay đổi được. Tuy nhiên khi hướng mắt ra nước ngoài, cũng có những trường hợp không hẳn là như vậy. Rồi những bài viết như thế này sẽ dần trở nên hữu ích, suy nghĩ như vậy tôi đã thử tóm tắt lại những ý tưởng đơn thuần của mình “giá làm như thế này thì văn phòng sẽ tốt hơn..”

1. Giới hạn trong chiếc hộp của những khái niệm có sẵn

Mọi người nói chung khi được hỏi về văn phòng thì dường như đều có một hình dung chung phải không? Một chỗ ngồi cố định tại bàn được xếp hình đối xứng, xa về phía cửa sổ là chỗ ngồi của cấp trên. Sàn là thảm tấm đơn sắc hoặc màu xanh. Ghế ngồi của cấp quản lý sẽ cao cấp hơn nhân viên thông thường, trong đó cũng có người có phòng riêng. Ở mỗi bàn đều có trang bị PC và điện thoại cố định. Ngoài ra, phòng họp được ngăn bởi vách kính, và nếu tính toán đến vấn đề bảo mật thì sẽ dán thêm đề can mờ.

Khi thử tìm kiếm hình ảnh “văn phòng” bằng công cụ tìm kiếm như Google và Yahoo thì ra kết quả hình ảnh như trên, chúng ta có thể hình dung ngay về văn phòng hiện tại như thế nào. Tại hãng nội thất văn phòng nào cũng xếp những sản phẩm tái hiện văn phòng kiểu vậy. Không cần thiết phải đưa ra thảo luận thì đã có thể kết luận ngay “thông thường thì là như vậy”, và cứ thế lặp lại những tiền lệ. Tuy nhiên, có lẽ những khái niệm này đang làm bó hẹp sự sáng tạo trong thiết kế văn phòng. Trong tương lai, cần tối ưu hóa môi trường văn phòng phù hợp với nội dung công việc và phong cách cần thiết cho thương mại.

 Người quản lý tách khỏi guồng giao tiếp

Những năm gần đây giao tiếp trong và ngoài tổ chức đang rất được chú trọng, nhưng giả dụ như trưởng phòng vẫn tiếp tục ngồi ở góc phòng, bó mình trong văn phòng riêng góc cửa sổ thì sẽ như thế nào? Việc để mở phòng riêng của mình cho nhân viên bình thường và bố trí chỗ ngồi cá nhân ở trung tâm ắt hẳn sẽ dễ dàng giao tiếp hơn. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp tại Bờ biển Tây yêu cầu không gian mở và thoáng đạt. Cũng có những doanh nghiệp không có vị trí ngồi cố định, tùy theo ngày mà có thể ngồi cạnh đồng nghiệp khác hay cạnh cấp trên, cấp quản lý.

Không hẳn cảm giác mở đem đến sự dễ chịu

Tuy vậy, không thể khẳng định rằng cứ cạnh cửa sổ không gian sáng sủa là tốt. Rất nhiều nhân viên đã bố trí không gian làm việc tại nơi có view đẹp để có thể làm việc với tâm trạng tốt, tuy nhiên cảm giác mở và view đẹp trên thực tế bị ảnh hưởng bởi rèm che. Nếu rèm tại nhà ở thì không sao, nhưng việc kéo lên kéo xuống rèm để chắn ánh sáng chói chiếu vào văn phòng khi đang bận làm việc thì có lẽ không ổn chút nào. Mất công lựa chọn một tòa nhà với view đẹp vậy mà lại thành vô ích. Trong chu vi 5 m từ phần tường ngoài là khu vực dễ chịu ảnh hưởng của ánh sáng và nhiệt độ của bên ngoài nên cần cân nhắc kỹ lưỡng khi bố trí.

Out of the Box

Những năm gần đây, cùng với việc cải cách phong cách làm việc mà chính phủ đang triển khai thực hiện, văn phòng và môi trường làm việc cũng có nhiều hơn những sự lựa chọn để phù hợp với phong cách của mỗi cá nhân.

2.Ảnh hưởng lớn của SPEC WORK

Spec work là “công việc làm để kiếm được công việc”, nếu nói theo hướng tiêu cực thì đó là lao động miễn phí. Cái này không chỉ có trong lĩnh vực kiến trúc xây dựng và thiết kế nội thất mà còn trong cả những lĩnh vực khác nữa. Thực tế, khi chúng ta tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng thì đến hơn 95% là phải đấu với các nhà thầu khác, nên chúng ta sẽ phải làm việc miễn phí cho đến khi trúng thầu.

Mặc dù hiểu được sự cần thiết của việc cân nhắc so sánh, tuy nhiên nếu đòi hỏi dự án quá chi tiết đến mức độ gần sát với kết quả cuối cùng thì những yếu tố cần cân nhắc xem xét cũng sẽ tăng lên, và đòi hỏi nhiều thời gian cho việc nắm bắt thông tin. Trường hợp xấu nhất khi không thể trúng được dự án thì thời gian cũng như chất xám bỏ ra để thiết kế và sáng tạo cũng trở thành phí hoài vô ích.

Những sáng tạo không được sử dụng đến có thể giữ lại và để dùng cho những cơ hội tiếp theo, tuy nhiên về bản chất thì nó được tạo ra dành cho dự án đó. Khi chuyển mục đích sử dụng thì vẫn sẽ cần chỉnh sửa. Ngoài ra, ở bất cứ một dự án nào cũng sẽ có sự so sánh chi phí nên việc định giá bao gồm cả rủi ro trượt thầu khá là khó. Vốn dĩ việc dùng một dự án khác lấp chỗ cho dự án không trúng thầu là việc không đúng. Sau khi phân tích thời gian làm việc của nhân viên thiết kế trong công ty, chúng tôi nhận thấy rằng có những dự án mà tỉ lệ thời gian dành cho nó sau khi ký hợp đồng so với trước khi ký hợp đồng (spec work) là 50:50, nếu như không phát sinh thời gian dành cho dự án không thể đạt được thì thời gian làm thêm cũng sẽ gần với con số 0.

Gánh nặng của người phụ trách đối ứng khách hàng khi phải đấu thầu dự án thiết kế dễ trượt.

Hình thức đấu thầu thiết kế giữa nhiều công ty, bên cạnh mặt lợi là có thể cân nhắc so sánh các phương án thiết kế cụ thể, thì cũng cần nhận thức những ảnh hưởng lớn đối với bản thân khách hàng. Đầu tiên, việc tiến hành trao đổi song song đồng thời với một số công ty cho đến lúc chốt nhà thầu đòi hỏi khoảng thời gian tương xứng. Rồi đòi hỏi luôn phải cẩn thận chú ý để thông tin không bị rò rỉ. Ngoài ra, sự công tâm của khách hàng cũng là yếu tố quan trọng, nếu cách sắp xếp không đều thì chính khách hàng sẽ trở thành nguyên nhân làm giảm chất lượng của đề án. Những kỹ năng quản lý đòi hỏi ở người phụ trách làm tăng thời gian cũng như gánh nặng cho chính họ.

Điều quan trọng khi tuyển chọn đối tác chính là xây dựng mối quan hệ tin cậy

­

Có rất nhiều yếu tố khi cân nhắc so sánh, nhưng có lẽ quan trọng nhất chính là mối quan hệ tin cậy. Khi tiến hành dự án, sẽ phát sinh những vấn đề khó, những vấn đề ngoài dự tưởng. Tuy nhiên, lúc đó có tin tưởng giao phó với tư cách đối tác hay không, có được tin tưởng đối tác sẽ hiện thực hóa được những yêu cầu của mình hay không là điều quan trọng. Nếu dựa trên sự tin tưởng, sớm quyết định được đối tác thì khách hàng có thể dồn sức vào việc trao đổi với đối tác. So với việc tiến hành song song đồng thời với nhiều nhà thầu thì việc tiến hành với một đối tác tin cậy sẽ thu được chất lượng cũng như tốc độ cao hơn là điều không cần bàn cãi. Việc phải làm việc miễn phí xảy ra trong ngành kiến trúc xây dựng có một phần trách nhiệm của chúng ta khi tạo nên tình trạng “không trình đề án cụ thể thì khách hàng sẽ không hiểu cho.”

“Khi đấu thầu, dù nhận được chỉ thị thiết kế văn phòng cụ thể của khách hàng thì tuyệt đối cần từ chối. Lý do là vì những công ty khác không trình mà chỉ mỗi chúng ta trình thì sẽ không công bằng.”

Trong một bài phỏng vấn ông Seth của Design Blitz có văn phòng tại San Francisco đã đăng trên trang này trước đó cũng đã nói về câu chuyện này.

Bài viết liên quan: Seth Hanley Interview 1Sức ảnh hưởng lớn của một văn phòng nhỏ bé – Tìm hiểu về thiết kế của Design Blitz

Việc tuyển chọn đối tác ở giai đoạn sớm, khách hàng sẽ có thể dốc sức vào đối tác mình đã lựa chọn. Để có thể tạo nên những sản phẩm chất lượng cao, giảm gánh nặng cho người phụ trách phía khách hàng đòi hỏi nỗ lực của chúng ta cũng như định hình suy nghĩ cho xã hội.

3.Chỉ cần trông phong cách là được!?

Nhiều doanh nghiệp đã chú trọng đến thiết kế văn phòng hơn so với trước kia. Với giới văn phòng Nhật Bản thì đây là dấu hiệu đáng mừng. Và tôi nghĩ rằng thời kỳ tiêu chuẩn thiết kế văn phòng phát triển mạnh mẽ hơn nữa chính là lúc này.

“Tạm thời cứ làm sao để trông phong cách hơn những nơi khác”.

Như nói ở trên, nhiều doanh nghiệp muốn tập trung cho phần thiết kế văn phòng. Tuy nhiên nó đang bị bão hòa. “Trông phong cách” không còn là yêu cầu đặc biệt mà dần trở nên bình thường.

Dùng thiết kế văn phòng để đo sự khác biệt với các văn phòng khác

Vậy thì từ giờ đây điều gì là cần thiết. Đó chính là đưa thật nhiều dấu ấn văn hóa doanh nghiệp vào trong thiết kế văn phòng. Văn hóa chính là yếu tố tạo nên khác biệt với những doanh nghiệp khác, và cũng là yếu tố cần truyền đạt một cách tích cực đến những người liên quan như những ứng viên, khách viếng thăm. Không truyền đạt được văn hóa doanh nghiệp thông qua văn phòng cũng giống như không thể hiện được cá tính của chính bản thân mình. Ấn tượng đầu tiên khi gặp gỡ là điều quan trọng nhưng việc có thể duy trì lâu dài mối quan hệ tốt được hay không thì nó phụ thuộc vào suy nghĩ và tính cách.

Vậy nên,  công ty thiết kế cần phải nắm rõ được văn hóa của khách hàng. Ngoài ra, khách hàng cũng cần truyền đạt đầy đủ văn hóa của doanh nghiệp mình cho đối tác tin cậy. Làm sao để sau mấy năm hay mấy chục năm đi nữa dù có thay đổi hình dáng đi nữa thì chỉ thoáng nhìn vẫn có thể nhận biết được văn hóa doanh nghiệp.

Về việc vận hành, cần cân nhắc phù hợp ngay từ thời điểm lên kế hoạch văn phòng. Thiết kế tuy phong cách nhưng cũng có những trường hợp cách sử dụng không tốt hay hoặc phương thức vận hành không đi đúng quỹ đạo. Đối với doanh nghiệp lớn thì  vấn đề vận hành sẽ được cân nhắc, làm rõ cùng thời điểm lập kế hoạch. Dẫu vậy, nhìn tổng thể thì chỉ một phần doanh nghiệp làm được như vậy.

Bí quyết của một văn phòng hấp dẫn nằm ở cảm quan về cái đẹp của Nhật Bản

Hướng đến Olympic Tokyo 2020, rất nhiều người từ nước ngoài sẽ ghé thăm Nhật Bản. Du khách thăm quan đến Nhật tăng nhưng đánh giá về Nhật Bản tuyệt đối không phải ở nét đẹp bên ngoài, mà điểm hấp dẫn chính là ở văn hóa, ở tinh thần, nói đến doanh nghiệp thì đó là văn hóa doanh nghiệp và cách vận hành.

Kết luận

Tôi đã nêu lên ba vấn đề là những điều tôi đã suy nghĩ trong suốt quá trình dài thực hiện rất nhiều dự án trong nhiều năm qua. Tóm lại đó là những vấn đề dù có mất nhiều năm cũng không giải quyết được.

Tất nhiên, trong nước vẫn có những văn phòng rất tuyệt vời nằm ngoài những ví dụ nêu trên nhưng số lượng thực sự vẫn còn rất ít ỏi, và tôi hy vọng văn phòng sẽ được tận dụng hữu hiệu hơn nữa cho hoạt động kinh doanh. Bài viết lần này có thể được tiếp nhận hoặc bị phản bác, nhưng tôi nghĩ để doanh nghiệp Nhật Bản có thể đấu lại với những doanh nghiệp quốc tế thì cần những trao đổi sôi nổi hơn nữa về việc làm thể nào để tạo nên những văn phòng có thể cạnh tranh trên thế giới.

Người đóng góp

Shinji InedaSong song với vai trò điều hành bộ phận thiết kế tại Frontier Consulting, từ chi nhánh văn phòng tại Mỹ anh cung cấp cho các doanh nghiệp và người quan tâm thông tin về môi trường làm việc và phong cách làm việc chủ yếu tại khu vực Bờ biển Tây.