Worker's Resort

SHARE

Trong những năm gần đây, độ quan trọng của văn phòng trong việc kinh doanh của công ty đã được nâng cao và ngày càng nhiều nhà kinh doanh đóng vai trò trung tâm trong xây dựng văn phòng của mình. Vì vậy, trong bài viết lần này, tôi sẽ chú trọng vào “văn phòng được chăm chút bởi người kinh doanh” để gửi tới độc giả 1 series 3 văn phòng tái hiện tâm tư, suy nghĩ với vai trò của người kinh doanh.

Nơi mà chúng ta ghé thăm lần này là FABRIC TOKYO, công ty cung cấp dịch vụ đặt hàng trang phục công sở theo yêu cầu. Bắt đầu dịch vụ năm 2014, công ty này hiện nay đang triển khai hình thức kinh doanh D2C (Direct to Consumer). Đây là hình thức mà dữ liệu kích thước được đo tại cửa hàng sẽ được đăng ký trên cloud, sau đó những bộ comple hay áo sơ mi mà khách hàng đặt may qua mạng hay smartphone sẽ được chuyển trực tiếp đến tay khách hàng. Thoạt nhìn, ta có thể cảm thấy đó là một công ty may mặc nhưng họ tối ưu hóa như tích cực tuyển dụng các kỹ sư, cửa hàng thực tế với hệ thống thông tin và tiếp thị số để phát triển doanh nghiệp, vì vậy cũng có thể coi họ là một doanh nghiệp công nghệ.

Ông Mori Yuichiro, đại diện công ty này chia sẻ, trong doanh nghiệp D2C yêu cầu xây dựng một tổ chức phức tạp bao gồm từ chế tạo đến bán lẻ, IT trong 1 start up, tại FABRIC TOKYO, công ty theo hình thức “chủ nghĩa tự thân”, trang bị mọi chức năng trong chính công ty của mình thì bắt buộc cần sự liên kết giữa các bộ phận. Vì vậy điều được chú trọng trong văn phòng mới được sử dụng từ tháng 6/2019 là việc “nuôi dưỡng văn hóa cởi mở” có thể phát huy năng lực của đội hơn nữa.

Năm 2016, FABRIC TOKYO đã trải qua 1 lần tan vỡ tổ chức và cũng có những thời điểm có tỷ lệ nghỉ việc cao. Tuy nhiên, từ năm 2017 doanh thu liên tục tăng trên 200% so với năm trước và đạt được tăng trưởng đáng ngạc nhiên như: số lượng dữ liệu cá nhân như kích thước cơ thể, sở thích đã lên tới trên 100.000, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng nhờ sử dụng dữ liệu này, nhờ đó tỷ lệ sử dụng lại dịch vụ trên 44,5%/năm, lập kỷ lục gấp 1,5 lần so với tiêu chuẩn trong ngành này. Trong bối cảnh đó, cần xây dựng văn phòng như thế nào để hỗ trợ tình hình kinh doanh?

Chăm chút cho “không gian mọi người có thể hợp tác làm việc một cách cởi mở”

FABRIC TOKYO luôn chú trọng đến từ khóa “open” để thúc đẩy sự liên kết và hợp tác giữa các bộ phận trong văn phòng. Có 2 lí do để giải thích cho điều này bao gồm cả “xây dựng tổ chức phức tạp” mà tôi đã trình bày ở phần trước.

1. Là doanh nghiệp xây dựng mô hình D2C

Lí do đầu tiên là nằm ở bối cảnh FABRIC TOKYO mang đặc trưng của một doanh nghiệp D2C đó là sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau như tôi đã trình bày ở trên. Trong công ty này, họ tự đảm nhận nhiều chức năng, phần có chuỗi giá trị cao và phạm vi liên kết các tính năng, bộ phận có ảnh hưởng lớn tới lợi thế cạnh tranh. Chìa khóa của công ty này là nhóm ít người cùng làm việc như vận hành cửa hàng, xây dựng dịch vụ IT, quản lý chuỗi cung cấp cùng hướng tới 1 mục tiêu mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Dựa theo đó, công ty này đã hình thành 3 đặc trưng văn hóa “tính sáng tạo và tính cách tân”, “giao tiếp cởi mở”, “EQ hơn IQ” và tôn trọng năng lực đoàn thể của nhân viên. Sự cởi mở mà ông Mori muốn thể hiện trong văn phòng là một yếu tố không thể thiếu để đạt được sự nhất quán với quản lý và văn hóa doanh nghiệp.

2. Là doanh nghiệp IT tiên tiến

Chăm chút đối với sự cởi mở cũng ảnh hưởng tới nền tảng là một nhà kinh doanh của Mori. Ông Mori là 1 người khởi nghiệp đã thành lập công ty với đầy hoài bão ở thung lũng Silicon, thánh địa cho start up và nhà khởi nghiệp tại khu vực này luôn thể hiện tinh thần coi trọng xây dựng văn hóa vào việc kinh doanh công ty của mình. Trên thực tế, tại các hội nghị kinh doanh ở khu vực vịnh San Francisco, các CEO và nhà đầu tư của các công ty IT toàn cầu thường nói về tầm quan trọng của sự cởi mở và văn hóa nội bộ, và quang cảnh này khác biệt khá lớn với Nhật Bản, nơi có nhiều lý luận kinh doanh cụ thể như tài chính hay chiến lược.

Mori chia sẻ rằng, suy nghĩ coi trọng xây dựng văn hóa và tổ chức thúc đẩy này với tư cách là người quản lý, đã được củng cổ thêm để phát triển công ty. Đối với ông Mori, FABRIC TOKYO là cơ hội vận hành doanh nghiệp đầu tiên. Nhìn lại những ngày đó, ông chia sẻ rằng “trong thời gian đầu khởi nghiệp, việc ngày mai có thể ăn được hay không rất quan trọng, trong đầu luôn đầy suy nghĩ về vấn đề tài chính như doanh thu, hầu như không chú ý đến tính quan trọng của tổ chức và văn hóa”. Tuy nhiên khi nhìn lại sự phát triển trong những năm gần đây, việc kinh doanh phát triển luôn là “khi có những nhân viên tốt và các đội hoạt động một cách trôi chảy” và sau đó mức độ ưu tiên của tổ chức và văn hóa cao vượt trội.

Khi một nhóm làm việc tốt, nhiều nhân viên sẵn sàng hành động độc lập. Để kích thích sự độc lập đó, FABRIC TOKYO tích cực cung cấp thông tin quản lý và các vấn đề như kế hoạch kinh doanh và tạo cơ hội cho nhân viên di chuyển và qua lại giữa các bộ phận. Tầm nhìn là xây dựng một tổ chức tốt bằng việc thúc đẩy để các nhân viên ngoài Mori, nhận thức được việc “xây dựng một công ty tốt”. Thông thường giới bán lẻ dễ xảy ra tình trạng các bộ phận hoạt động riêng lẻ, không liên kết, trao đổi thông tin và hình thành nhiều tổ chức khép kín. Trong bối cảnh đó, ta có thể thấy được thái độ mạnh mẽ của Mori để xây dựng một doanh nghiệp mới.

Văn phòng trụ sở chính Yoyogi của FABRIC TOKYO được sinh ra trong bối cảnh này được đưa vào rất nhiều không gian và thiết bị mới.

Dù chia sàn thì “sự giao lưu của mọi người” vẫn được tiếp tục

Văn phòng được thuê 2 tầng trong tòa nhà Hoshino Minamishinjuku, cách 2 phút đi bộ từ ga JR Yoyogi, tầng 5 là sàn làm việc, tầng 6 là sàn với không gian chung như phòng họp. Không gian không hề bị chia cắt bởi tường có thể nhìn xuyên từ góc này sang góc khác của văn phòng là điểm chung của các tầng.

Trái với xu hướng văn phòng những năm gần đây là bố trí không gian làm việc cho toàn bộ nhân viên trên 1 tầng rộng, bố cục ở đây được chia thành 2 tầng nhưng có thể thấy được rằng nhân viên tích cực sử dụng cả 2 tầng 5 và 6 đến mức hoàn toàn không cảm thấy có bất cứ vấn đề gì.

Không gian làm việc tại tầng 5 và phòng giám đốc ở góc trong

MARUEI được vẽ trong phòng giám đốc và gạch phía bên dưới được lấy từ tường ngoài màu đỏ là biểu tượng của tòa nhà Maruei Shibuya mà họ đã thuê trước khi chuyển tới Yoyogi. Đây là một trong những điểm mang lại cảm giác lịch sử cho công ty.

Không gian mở tại tầng 6

Theo Mori, sự tham gia của ban quản lý bao gồm Mori trong quá trình xây dựng văn phòng chỉ nhằm xác định phương hướng, chẳng hạn như “sự cởi mở” và “thúc đẩy giao tiếp”, và các nhân viên tâm huyết là những thành viên thực sự tiến hành dự án. Bằng cách thêm một số yếu tố giải trí như bàn đánh bóng bàn hay ghế ngồi như ở sân vận động hay bố trí người nguồn điện, bảng từ, kết hợp cả niềm vui khi di chuyển và dễ làm việc, họ đã xây dựng được “không gian mở có hiệu quả sử dụng cao”. Sự cầu kì này là điểm quan trọng để có thể cảm nhận tính tự chủ của những nhân viên mang ý thức xây dựng bầu không khí cởi mở trong công ty.

Phần tiếp theo: Một vài phương pháp thúc đẩy mọi người di chuyển giữa các tầng

Recommended