Worker's Resort

FACILITY

SHARE

Văn phòng được chăm chút bởi nhà kinh doanh – FABRIC TOKYO, doanh nghiệp IT bán lẻ đã áp dụng triệt để việc “xây dựng văn hóa cởi mở” tại trụ sở Yoyogi, Tokyo, Nhật Bản

[February 18, 2020] BY Kazumasa Ikoma

1 2 3

Chế độ hỗ trợ tiền thuê nhà và chi trả chi phí đi lại

Khu vực mở này kết hợp với một vài chế độ có thể làm tăng cao hiệu quả hơn nữa.

Ví dụ, tại FABRIC TOKYO, đối với những nhân viên cách trụ sở chính dưới 30 phút theo Google map sẽ được hỗ trợ 30,000 yên (~6 triệu VNĐ) tiền thuê nhà. Đối tượng không chỉ là những nhân viên làm việc ở trụ sợ chính mà cả các thành viên làm việc tại cửa hàng cũng được áp dụng. Đây cũng là một trong những biện pháp làm tăng cơ hội đến văn phòng của các nhân viên ngoài trụ sở chính.

FABRIC TOKYO muốn tăng số cửa hàng trên toàn quốc trong tương lai thì việc giao lưu giữa các thành viên cũ và mới cũng quan trọng như việc tăng nhân lực. Bằng việc tăng cơ hội để các thành viên mới vào công ty có thể tiếp xúc với các thành viên cũ và văn hóa cũng như lịch sử của công ty sẽ góp phần tăng sự liên kết không chỉ giữa các bộ phận mà còn cả giữa các nhân viên.

Ngoài ra, công ty này còn có chế độ chi trả tối đa 30,000 yên mỗi tháng cho các thành viên chi nhánh Kansai, Nagoya làm phí di chuyển đến trụ sở chính. Khoản hỗ trợ này được tách riêng với việc đi lại cho buổi họp toàn công ty hàng quý, đây cũng là một biện pháp thu hút các thành viên ngoài trụ sở chính đến đó. Mọi người có thể tham gia buổi gặp gỡ toàn công ty được tổ chức 1 lần/tuần tách riêng với buổi họp tổng công ty qua Zoom nhưng cũng có những nhân viên sử dụng tiền phí đi lại này và trực tiếp tham gia buổi gặp định kỳ tại trụ sở chính.

Bố trí “Demo shop” là không gian đào tọa trong công ty

“Không gian đào tạo” là không gian không có ở văn phòng trước đây. Khu vực đào tạo này được mô phỏng theo cửa hàng trên thực tế, tất cả nhân viên vào công ty bất kể bộ phận nào đều được đào tạo tại đây 1 tháng. Điều này dựa trên ý tưởng của ông Mori rằng “tất cả nhân viên nên trải nghiệm việc cung cấp tại cửa hàng để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm về thương hiệu một cách bao quát.”

Tính năng của cửa hàng trong doanh nghiệp D2C khác với cửa hàng của các doanh nghiệp bán lẻ thông thường. Trong giới nó được gọi là OMO (Online Merges with Offline), nhưng trong thời đại mà việc mua hàng online là chủ đạo thì những cửa hàng mang chức năng là “nơi mua hàng” phải xem lại chức năng đó. Nói cách khác, đối với FABRIC TOKYO, cửa hàng thực không phải là nơi mua hàng mà là nơi để lấy số đo và truyền tải giá trị của sản phẩm, thế giới quan của thương hiệu tới khách hàng. Bài luận “dịch vụ hóa ngành bán lẻ =RaaS (Retail as a Service)” mà Mori trình bày tại buổi thuyết trình chiến lược kinh doanh vào tháng 9 năm ngoái cho biết rằng các nhà bán lẻ sẽ tiếp tục triển khai các dịch vụ cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng mà không dừng lại ở việc bán hàng hóa trong một thời đại nhất định của Internet. Lý luận này được đưa vào chính các cửa hàng của công ty này.

Đối với FABRIC TOKYO, mối liên kết với khách hàng sau khi lấy số đo cơ bản là online. Chính vì cửa hàng thực là cơ hội quan trọng mang mối liên kết trực tiếp với khách hàng nên toàn bộ nhân viên cần tạo thói quen cân nhắc về trải nghiệm tại cửa hàng nếu làm D2C. Với ý nghĩa đó, không gian đào tạo là một phần không thể thiếu để sắp xếp nhịp độ của toàn bộ nhân viên với vai trò của thương hiệu D2C.

Demo shop. Tường  trưng bày các mẫu vải comple và sơ mi cũng giống với cửa hàng.

Hoạt động đào tạo đang diễn ra rất sôi nổi

FABRIC TOKYO đưa vào áp dụng không gian đào tạo trong giai đoạn này dẫn tới sự thay đổi lớn trong giá trị tồn tại của cửa hàng thực trong D2C của công ty này. Hiện nay, các cửa hàng thực đóng một vai trò quan trọng trong việc lấy kích thước trang phục công sở và truyền tải thương hiệu công ty, nhưng họ chưa có cửa hàng trong thời gian đầu khởi nghiệp từ online. Trong 1 năm đầu tiên, khách hàng tự đo và nhập dữ liệu trên website nhưng ngày càng có nhiều ý kiến muốn được đo. Sau đó họ đã bắt đầu lấy số đo tại văn phòng theo lịch hẹn và số lượt truy cập vào website và mua hàng cũng đã tăng lên. Với sự ra đời của các cửa hàng pop-up, các cửa hàng thực sự đã được thành lập và một chiến lược kinh doanh mới đã được thiết lập để tăng số lượng cửa hàng từ 18 lên 30 trong năm nay.

Kết quả là nhân viên đã trải qua 1 tháng đào tạo tại trụ sở chính cũng học được cách sử dụng và sự thân thiết đối với văn phòng trụ sở chính. Bằng việc trang bị không chỉ không gian hấp dẫn nhân viên mà còn cả không gian để đào tạo nhân viên sẽ thúc đẩy việc di chuyển giữa trụ sở chính và cửa hàng cũng như giữa các chi nhánh với nhau.

Chính sách thúc đẩy giao lưu với các nhân viên khác

Chức năng của văn phòng được dày công tìm tòi hướng tới sự giao lưu cởi mở này sẽ được nâng cao hơn nữa nhờ kết hợp các chính sách nhân sự.

FABRIC TOKYO có chế độ “Thử thách chuyển việc trong công ty”, nếu làm việc liên tục 1 năm thì bạn có thể chuyển đến bất cứ bộ phận nào. Trong công ty có tất cả các bộ phận như chuỗi cung ứng, xây dựng thương hiệu, cửa hàng, kỹ sư, CS, phát triển dự án mới… đang trang bị môi trường có thể mang lại cơ hội nâng cao kỹ năng và phát triển với vũ khí là đặc trưng của công ty. Trên thực tế có dưới 10% nhân viên trong công ty đã tham gia thử thách này. Chính vì văn phòng cho thấy hình ảnh nhân viên làm việc tại các bộ phận khác tạo ra một chu kỳ tích cực, ngày càng nhiều người có mong muốn chuyển việc trong công ty và những nhân viên có được kinh nghiệm từ nhiều bộ phận sẽ cống hiến cho việc xây dựng trải nghiệm thương hiệu cho khách hàng một cách bao quát.

Bên cạnh đó còn có chế độ mang tên “Try Project” cùng nhau giải quyết các vấn đề quan trọng nhưng không cấp bách, đây là 1 cơ hội để các nhân viên giữa các bộ phận hợp tác cùng nhau. Thời gian trong khoảng từ 3 ~ 6 tháng, ví dụ trong dự án tuyển dụng người mới tốt nghiệp, dù bạn ở bộ phận khác cũng có thể tham gia vào việc tuyển dụng, là cơ hội mang lại trải nhiệm mới cho nhân viên. Dự án xây dựng văn phòng lần này cũng là 1 dự án “try project”. Suy nghĩ mang lại cơ hội phát triển và thử thách bản thân với những điều mới, thúc đẩy “làm việc tự chủ”, “tự thực hiện” để nhân viên có thể chọn được thể hiện rất rõ trong chế độ này.

Văn phòng đi sâu vào giao lưu cởi mở giữa các nhân viên không chỉ trong công việc hằng ngày mà còn thúc đẩy cả sự phát triển và ý kiến của nhân viên. Đặc biệt, dự án xây dựng văn phòng lần này mang đến cơ hội cho nhân viên suy nghĩ về không gian dễ làm việc xóa đi khái niệm chỉ sử dụng không gian do bộ phận cấp trên hay hành chính đơn phương đưa ra, tạo cơ hội xây dựng văn phòng có thể hoạt dụng thật sự. “Văn phòng mở với tính chủ động” có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp và nhân viên.

Lời kết

Trong bối cảnh FABRIC TOKYO đã xây dựng văn phòng mở với mục đích nuôi dưỡng văn hóa có nhiều cách quản lý khác nhau của công ty. Ông Mori chia sẻ rằng, “đối với doanh nghiệp mạo hiểm, tiết kiếm rất quan trọng. Cũng có những công ty làm văn phòng đơn giản nhưng chúng tôi muốn đầu tư một cách thích hợp”. Trong tương lai chúng tôi sẽ tiếp tục dõi theo những điều mà văn phòng trang bị nhiều tiện ích có thể hỗ trợ cho sự pháp triển của công ty như thế nào.

1 2 3

Người đóng góp

Kazumasa IkomaPhụ trách nghiên cứu tại Frontier Consulting. Dựa trên kinh nghiệm trong khoảng thời gian đảm nhiệm vai trò quản lý văn phòng tại San Francisco, anh tiến hành nghiên cứu về thiết kế văn phòng, văn hoá doanh nghiệp, phong cách làm việc tại Bờ biển Tây, và giới thiệu về hình thái văn phòng lấy con người làm trung tâm.