Worker's Resort

SHARE

”Tôi đã xây dựng free address nhưng đã thất bại” ”Không nhận được kết quả như đã kì vọng, mà còn làm tăng stress cho nhân viên”, dù không công khai gần đây chúng ta thường nghe thấy những câu chuyện về sự thất như thế này. Dưới đây, tôi sẽ giới thiệu một số ví dụ mà tôi muốn chia sẻ tới mọi người từ chính doanh nghiệp đang xem xét đến việc áp dụng free address.

Lợi ích khi áp dụng free address trong xã hội có được chấp nhận?

Trong ưu điểm của việc áp dụng free address ta có thể kể đến như nâng cao hiệu quả không gian thông qua việc chia sẻ bàn làm việc, thúc đẩy giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty, nâng cao bảo mật thông tin nhờ giảm giấy tờ… Liệu rằng có thể kì vọng nhận được những ưu điểm này ngay sau khi áp dụng free address không? Câu trả lời là “không”.

Ví dụ, nâng cao hiệu quả không gian là ưu điểm trực tiếp và rõ ràng nhất của free address cho văn phòng. Bằng cách loại bỏ chỗ ngồi cố định và chia sẻ bàn, có thể giảm được tổng số bàn trong không gian văn phòng, và có thể chuyển thành không gian chung như là không gian quán cà phê. Công ty không chỉ được hưởng lợi từ việc giảm chi phí mà để phù hợp với cải cách làm việc hiện đại như là đề xuất cho nhân viên những lựa chọn bàn khác nhau, dễ dàng nhận được sự đồng tình từ nhân viên hơn.

Một điều cần chú ý là free address với mục đích là ”thúc đẩy giao tiếp”. Mặc dù nói là giao tiếp nhưng trong và ngoài công ty có nhiều loại giao tiếp, gần như không có định nghĩa rõ ràng đâu là đối tượng thúc đẩy. Hơn thế, tính cần thiết của việc thúc đẩy giao tiếp cũng là điểm làm cho nhân viên chấp thuận. Bạn phải biết là khi áp dụng free address sẽ có một số trường hợp dẫn đến làm xấu đi tình hình giao tiếp.

Giao tiếp được cải thiện, giao tiếp trở nên tồi tệ đi

Những năm gần đây, việc nhập free address sẽ kích thích giao tiếp và trao đổi giữa các phòng ban, nhưng mặt khác, trong những năm gần đây, người ta phát hiện ra rằng nó có nguy cơ kéo theo việc giảm giao tiếp trong 1 bộ phận. Tóm lại, free address không hẳn sẽ dẫn đến tăng năng suất và tính sáng tạo.

Sau đây tôi xin giới thiệu hiệu quả trong giao tiếp của free address nhờ công nghệ cảm biến

Thực nghiệm của Mori building: ”Nâng cao giao tiếp giữa các bộ phận” và ”Giảm giao tiếp trong một phòng”

Năm 2016, Mori building – doanh nghiệp bất động sản lớn của Nhật Bản đã đo mức độ tương tác trực diện với nhân viên bằng kĩ thuật cảm biến tại trụ sở chính đặt tại Roppongi Hills Mori Tower – Tokyo. Kết quả cho thấy rằng phần lớn giao tiếp nội bộ được thực hiện trong các phòng ban và các nhóm. Nhiều nhân viên ngồi suốt một ngày ở bàn cố định cho từng phòng ban và gần như không sẻ dụng khu vực mở – chiếm 20% không gian văn phòng.

1 trong những thiết bị cảm biến được sử dụng trong khảo sát của Mori building, Humanyze mà tôi đã giới thiệu trong bài ở những số trước. Chỉ bằng việc đeo sản phẩm có tên là Sociometric Badge vào cổ và làm việc bình thường, nó không chỉ thu thập các dữ liệu như tone, độ lơn của giọng nói, tốc độ, số lần phát ngôn mà còn biết được nơi mà nhân viên đến, nói chuyện cùng với ai. Nhờ đó mà chúng ta có thể thấy được mức độ giao lưu và lập được sơ đồ quan hệ giữa mọi người.

Vì vậy, Mori building đã tiến hành thực nghiệm để xem liệu rằng thiết kế không gian có ảnh hưởng tới việc giao tiếp của nhân viên hay không. Công ty đã chọn một trong nhiều tầng để xây dựng văn phòng. Họ bố trí tập trung bàn cho mỗi bộ phận nhưng để lại một phần bàn là ghế cố định, phần còn lại chuyển sang hình thức free address và họ đã thấy được sự thay đổi trong giao tiếp trực tiếp. Do đó, cùng với việc giao lưu giữa các phòng ban tăng lên thì việc giao lưu trong nội bộ phòng ban giảm đáng kể và thời gian để nhân viên làm việc riêng lẻ đã tăng 1.26 lần so với trước đây.

Việc tăng giao lưu giữa các phòng ban có thể thấy là kết quả tốt. Việc giao tiếp với những người cần thiết trong phòng ban khác mà không cần phải thông qua cấp trên sẽ giúp cho tốc độ giải quyết vấn đề nhanh hơn. Ngoài ra, nhân viên có nhiều thời gian làm việc cá nhân hơn, vì hàng ngày trong công ty nhân viên giao tiếp với nhau khi cần thiết nên có thể thấy số lượng các cuộc họp quá 30 phút đã giảm. Nhưng vấn đề phát sinh sau đó thì cũng dần xuất hiện trong 6 tháng sau khi áp dụng free address.

Đầu tiên là gia tăng sự phàn nàn từ khách hàng. Do nhiều cuộc trao đổi không có cấp trên nên nhiều vấn đề họ không nắm được dẫn tới nhiều việc không được xử lý một cách thích hợp. Thứ hai là có sự sụt giảm năng suất. Việc rút ngắn thời gian họp cũng là điểm tốt nhưng khi nhìn vấn đề một cách chi tiết thì sẽ được chia thành hai kiểu một là nhân viên tăng năng suất nhờ rút ngắn thời gian và kiểu nhân viên giảm năng suất đáng kể.

Mori buidling đã đi đến kết luận rằng nhân viên tăng năng suất vì cho đến thời điểm đó, mục đích của cuộc họp là để được hướng dẫn nên có thể sử dụng thời gian đó để làm việc cá nhân. Mặt khác, nhân viên giảm năng suất vì thường tổ chức hoặc là tham gia các cuộc họp để xử lý vấn đề, khi mất đi thời gian họp nên họ thường phải trao đổi với đồng nghiệp và cấp dưới dó đó khó để duy trì năng lực tập trung hoặc có thể dẫn tới cảm giác mệt mỏi.

Dựa vào kết quả đó, tòa nhà Mori đã quay trở lại hình thức chỗ ngồi cố định trong mỗi phòng ban và thu hẹp diện tích không gian mở. Đối với tòa nhà Mori, mục đích là xây dựng văn phòng tạo ra sự hợp tác hiệu quả cao, dường như quyết định này được đưa ra khá nhanh chóng.

Khi áp dụng free address theo cách này, không chỉ đơn giản là ”thúc đẩy giao tiếp” mà còn cần phải xác định rõ mục đích trước mắt là ”nâng cao năng suất” hay là ”nâng cao tính sáng tạo”. Nếu xác định được rõ mục đích, thì dễ dàng thực hiện free address phù hợp và cũng dễ dàng đo được hiệu quả. Free address có kế hoạch có thể làm tăng đồng thời năng suất và tính sáng tạo nhưng free address hoàn toàn không có mục đích có thể là một hành động nguy hiểm làm giảm năng suất.

Thúc đẩy giao tiếp có hiệu quả ở nhiều doanh nghiệp và bộ phận

Việc thay đổi giao lưu giữa các bộ phận và giao lưu trong nội bộ bộ phận được phát hiện qua thực nghiệm của tòa nhà Mori cũng đã được các chuyên ra nước ngoài chỉ ra. Theo họ, hiệu quả đó sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngành nghề, cách làm việc và từng bộ phận trong công ty đó.

Trong “Workspaces That Move People” đã viết tại Harvard Business Review, 3 người đồng tác giả Ben Waver – người triển khai dịch vụ Humanyze, Jennifer Magnolfi – tiến hành phân tích không gian làm việc sử dụng công nghệ cảm biến và Greg Lindsay đã chia sẻ quan điểm về sự thay đổi trong giao lưu giữa các nhân viên đã tiến hành khảo sát bằng cảm biến trước và sau khi sửa chữa văn phòng.

Theo đó, tại một call center, nhằm cải thiện năng suất, người ta đã giả định rằng ”sắp xếp ít bàn hơn trong một khu vực nhỏ hơn sẽ kéo gần khoảng cách giữa các nhân viên” và thực hiện thử nghiệm free address. Theo kết quả đó, sự giao lưu của nhân viên với các phòng ban khác tăng 17%, mặt khác số lần nhân viên gặp nhau trong một ngày trung bình giảm khoảng 14%. Việc áp dụng free address cho call center không thể làm tăng cơ hội giao tiếp ngẫu nhiên giữa các nhân viên trong 1 ngày vì họ chỉ thay đổi bàn mà họ sử dụng hàng ngày.

Ví dụ, vì nhân sự của phòng Marketing làm việc nhiều trong văn phòng, nhờ hình thức free address, các cuộc gặp gỡ với những nhân viên khác cũng tự nhiên nhiều hơn. Tuy nhiên, đối với những nhân viên khi đến văn phòng là không dời bàn làm việc như là nhân viên làm việc tại call center thì hầu như không thấy có hiệu quả. Trong thực tế, ngay cả trong call center này giao tiếp trong team cũng giảm 45%. Ông Waver nói rằng: ” Nhờ free address mà thành công trong việc cắt giảm chi phí nhưng lại làm giảm doanh thu và năng suất. Free address không thể được kì vọng với kết quả hoàn toàn nếu không được điều chỉnh theo công ty và các phòng ban.

Những bộ phận không thích hợp áp dụng free address

Lí do khiến free address trở thành nguyên nhân làm giảm năng suất lao động của doanh nghiệp là khi nó được áp dụng cho các bộ phận không thích hợp. Thông thường, các bộ phận như Sales, marketing, PR, quảng cáo làm việc nhiều với bên ngoài và ít ngồi tại văn phòng thì dễ để thấy lợi ích của free address. Trái lại, có một vài bộ phận không thích hợp tiêu biểu nhất là bộ phận quản lý.

– Bộ phận kế toán

Vì bộ phận này có tỷ lệ ngồi tại văn phòng cao và là bộ phận ít di chuyển giống như call center nêu ở trên, nên nhiều trường hợp sẽ thích hợp với hình thức chỗ ngồi cố định hơn. Ngoài ra, cũng có ý kiến cho rằng vì nhiều công việc tập trung liên quan đến tiền nên không hích hợp với môi trường tăng lượng giao tiếp do free address.

– Bộ phận sử dụng thông tin mật

Tùy theo từng doanh nghiệp, cũng có trường hợp bố trí không gian làm việc cho bộ phận sử dụng thông tin của khách hàng cách xa các bộ phận khác để bảo mật. Free address tại những bộ phận như thế này giới hạn trong cùng 1 bộ phận và hoàn toàn không phù hợp với free address.

– IT help, support desk

Ta thường thấy IT help và support desk xuất hiện tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Vì bộ phận chịu trách nhiệm sửa chữa máy tính hay các vấn đề của các loại máy móc khác liên quan lớn đến năng suất lao động của doanh nghiệp nên cần được đặt ở vị trí riêng.

– Kỹ sư

Điều này được chia theo từng doanh nghiệp hay các kỹ sư nhưng vì kỹ sư có tỷ lệ làm việc tại văn phòng cao, thêm vào đó nhiều người chú ý đến không gian làm việc của bản thân nên nhiều doanh nghiệp bố trí chỗ ngồi cố định cho họ. Tại những doanh nghiệp công nghệ có nhiều kỹ sư, bên cạnh chỗ ngồi cố định, nhiều doanh nghiệp cũng bố trí thêm không gian, bàn để họ có thể làm việc theo kiểu free address.

Có lẽ sẽ có người nghĩ rằng phân chia bộ phận áp dụng free address và bộ phận không áp dụng free address là thiếu tính công bằng. Tuy nhiên do cách làm việc khác nhau nên cần bố trí không gian thích hợp với từng bộ phận. Vì vậy cần phải cân nhắc thận trọng bộ phận áp dụng và bộ phận không áp dụng free address trong một doanh nghiệp.

Ví dụ áp dụng thích hợp 2 trục “① năng cao năng suất ＋② cân nhắc phong cách làm việc” : Avex

Tôi xin giới thiệu lại trụ sở chính Avex tại Nhật Bản đã giới thiệu trong bài viết trước như là một ví dụ về việc nêu rõ mục đích thúc đẩy giao tiếp và áp dụng free address kết hợp với phong cách làm việc của công ty.

Tòa nhà mới của công ty này được khánh thành tại Aoyama, Minato-ku vào tháng 12 năm 2017. Free address mới được đưa vào tầng 6 đến tầng 15 trong 17 tầng.

Văn phòng từ trước đến nay được bố trí với ghế cố định theo hình thức từng đảo chia theo các bộ phận và làm việc riêng lẻ theo đảo manager, đảo người phụ trách sản phầm. Tuy nhiên một vấn đề thực tế là có nhiều cơ hội để nhân viên phụ trách của các bộ phận hợp tác với 1 nghệ sỹ và cần không gian văn phòng phù hợp với điều đó. Ví dụ trường hợp của Ayumi Hamasaki, có những nhân viên như quản lý, người phụ trách sáng tác nhạc, phụ trách fan club, phụ trách sản phẩm, phụ trách thúc đẩy sản phẩm, phụ trách tuyên truyền, nhưng ở văn phòng trước đây, vì họ ngồi theo bàn của từng bộ phận nên hình thành khoảng cách vật lý giữa họ và phát sinh vấn đề là khó giao tiếp trực tiếp. Cũng xuất hiện tình trạng dù là người phụ trách của 1 nghệ sỹ những toàn bộ nhân viên phụ trách chỉ tập trung họp 1 tuần 1 lần hoạch cách tuần 1 lần.

Kết quả của việc nắm được vấn đề tồn tại và áp dụng free address dựa trên mục đích rõ ràng “thúc đẩy giao lưu giữa các bộ phận, nâng cao năng suất lao động” là ta đã thấy được sự hợp tác tự do của các nhân viên. Kết hợp với việc ra album mới của nghệ sỹ, thành viên của dự án tập trung trong thời gian nhất định và làm việc ở khoảng cách gần. Chúng tôi đã nghe thấy những ý kiến tích cực từ nhân viên làm nội dung và nhân viên sản xuất rằng “giao tiếp trong team đã trở nên dễ dàng hơn”.

Shinto Kato, Giám đốc điều hành Tập đoàn và trưởng phòng Chiến lược Tập đoàn, người đứng đầu dự án xây dựng văn phòng mới, đã chia sẻ về hiệu quả của việc áp dụng free address: “Việc tập hợp thành viên của dự án như thế này và tiến hành công việc là một yếu tố quan trọng để tạo ra 1 hit” “Việc cố định theo 1 tổ chức từ trước đến nay có hiệu quả rất xấu”.

Bên cạnh đó, những điểm bất lợi phát sinh do free address được công nghệ hỗ trợ. Họ áp dụng “Phone Appli” cho vấn đề “khó nắm bắt ai ngồi tại đâu”. Nếu kết nối Wifi nội bộ, chỉ bằng cách tìm kiếm trên App ta có thể biết được đồng nghiệp hay cấp dưới đang ngồi ở khu vực nào, tầng mấy. Ngoài ra, giải pháp cho vấn đề khi gửi mail không được trả lời ngay, họ đã sử dụng công cụ dễ giao tiếp hơn ví dụ như Slack và trang bị cơ chế có thể liên lạc ngay khi cần thiết. Bằng việc bao quát trong giới hạn của công nghệ để không làm mất đi việc giao tiếp trong từng bộ phận trước đó đã giúp làm tăng năng suất lao động chung.

Nhân viên mong muốn có bàn làm việc cá nhân chuyên dụng, độ hài lòng của những nhân viên không được coi trọng tại Nhật Bản

Việc tự do lựa chọn bàn làm việc phù hợp với việc cải cách phong cách làm việc hiện nay và nhận được sự đón nhận của nhân viên. Tuy nhiên, câu chuyện sẽ thay đổi khi bạn mất đi bàn làm việc của mình. Để thu hút nguồn nhân lực các doanh nghiệp tại bờ tây nước Mỹ rất lưu ý đến độ hài lòng của nhân viên nên nhiều nơi vẫn duy trì chế độ bàn làm việc cố định.

Airbnb đã ưu tiên độ hài lòng của nhân viên và từ bỏ free address

Trên thực tế tại trụ sở chính của Airbnb đã tiến hành tạo khuôn viên ở San Francisco đã trang bị bàn cá nhân cho 3000 người, bên cạnh đó cũng có không gian chung theo kiểu free address riêng. Theo Tim Clark – người dẫn dắt đội bất động sản của công ty này, văn phòng của công ty này vào thứ 4 hàng tuần – ngày có quy định làm việc tại văn phòng-có rất ít người, 1 người đại diện lưu ý đến tình trạng này đã cân nhắc đến free address khi tính đến tiền thuê văn phòng liên tục tăng cao. Tuy nhiên, họ đã nhận được sự phản đối mạnh mẽ của nhân viên rằng “dù có làm việc ở bên ngoài thì chúng tôi vẫn muốn có bàn của riêng mình khi quay về văn phòng” nên họ đã từ bỏ.

Trong trường hợp này, chúng ta không thể kỳ vọng hiệu quả “nâng cao hiệu suất không gian” mà free address mang lại nhưng Airbnb đã thu hẹp bàn cá nhân và duy trì giao tiếp thích hợp trong nội bộ công ty và độ hài lòng của nhân viên bằng cách bố trí bàn chung cho không gian có được nhờ việc thu hẹp bàn cá nhân đó. Tại Mori Building mà tôi đã nhắc đến ở phần trước, không gian chung đã được thu hẹp lại nhưng tại các doanh nghiệp tiến hành thu thập dữ liệu và lắng nghe ý kiến định kỳ trong nội bộ công ty như thế này có thể điều chỉnh free address để phù hợp với phong cách làm việc của các doanh nghiệp.

Liệu free address có thể làm tăng độ hài lòng của người lao động Nhật Bản?

Đối với người lao động Nhật Bản từ trước đến nay chỉ có 2 sự lựa chọn là ghế cá nhân và phòng họp thì hiện có có thể không quen với việc tự do lựa chọn chỗ ngồi hay trái lại còn có khuynh hướng cảm thấy áp lực lớn hơn so với các doanh nghiệp Âu Mỹ. Người lao động Nhật Bản đã được “đào tạo” để có thể tập trung làm việc ngay cả trong không gian có thể nghe thấy mọi người trò chuyện thì ít cảm thây lợi ích của free address.

Nếu có tình cần thiết rõ ràng cho công việc như trường hợp của Avex thì rất dễ để cảm nhận được sự dễ dàng trong công việc sau khi áp dụng free address. Tuy nhiên, trong trường hợp không được như vậy thì dù có được tự do thì cũng không thể sử dụng tốt được. Trong cuộc cải cách phong cách làm việc, “làm việc với tâm trạng thoải mái” được đưa ra như một điểm mấu chốt quan trọng nhưng theo quan điểm cá nhân của tác giả thì ít nhất yếu tố đó cũng không được thấy ở free address. Đặc biệt tại Nhật Bản, nơi mà ít doanh nghiệp coi độ hài lòng của nhân viên là tiêu chí của văn phòng thì việc hi vọng về free address cũng bị giới hạn.

Những điều có thể thực hiện trước khi áp dụng free address

Từ những câu chuyện nêu trên, tôi xin rút ra 4 điểm mà các doanh nghiệp có ý định sử dụng free address nên cân nhắc trước khi áp dụng

1. Làm rõ mục đích

Như đã nói ở trên, việc áp dụng free address phải là phương pháp để đạt được mục tiêu đã được định nghĩa rõ ràng. Sử dụng hiệu quả không gian hay muốn tổ chức giao tiếp với mục đích năng cao năng suất lao động, tính sáng tạo, tùy theo từng mục đích đó mà hình thái free address sẽ thay đổi.

2. Nắm bắt tình hình: Sử dụng công nghệ cảm biến hay lắng nghe ý kiến

Ta có thể nắm bắt các vấn đề giao tiếp hiện nay dựa trên dữ liệu thu thập được qua thiết bị cảm biến tuy nhiên hiện nay cũng mới chỉ có 1 số doanh nghiệp thực hiện được điều này. Một phương pháp tốt là có thể lắng nghe ý kiến của nhân viên và biết được họ có đang gặp phải vấn đề gì trong giao tiếp nội bộ không, nếu có thì đó là vấn đề gì.

Trên thực tế cũng có trường hợp dừng free address do nắm bắt được tình hình hiện trạng. Tại công ty phần mềm mà ông Waver đã nêu ra trong bài viết này, theo như cuộc khảo sát nội bộ thì có đến 90% các buổi trao đổi được thực hiên ở ghế cố định, chỉ 3% tại khu vực chung và còn lại là ở phòng họp. Họ đã thực hiện kế hoạch free address với mục đích nâng cao năng suất lao động và sự giao lưu giữa các bộ phận nhưng kế hoạch này đã bị hủy vì cho cho rằng nó cản trở sự hợp tác được duy trì từ trước tới nay.

3. Tiến hành test A/B

Giống như Mori building đã tiền hành, nếu ta thử test A/B có thể thấy được phản ứng thực của nhân viên. Khi chuyển hay cải tạo văn phòng, nếu tạo dựng một văn phòng tiên phòng và sử dụng nó vào việc quyết định áp dụng free address và thu thập kiến thức sẽ mang lại hiệu quả.

4. Không áp dụng free address cho toàn bộ công ty mà nghiên cứu cho từng bộ phận

Không có nhiều trường hợp thành công khi áp dụng free address cho toàn bộ công ty. Bên cạnh đó, trong các doanh nghiệp đã áp dụng tại Nhật Bản, ngày càng có nhiều doanh nghiệp thấy được hiệu quả bằng việc áp dụng theo bộ phận.

5. Xử lý bằng ghế cố định + free address

Văn phòng của start up hay công ty liên doanh tại Nhật Bản rất ấn tượng với các thiết kế ngang tầm thế giới tuy nhiên có rất nhiều trường hợp vẫn giữa nguyên ghế cố định ở không gian làm việc. Nhiều nhân viên vào công ty mới mong muốn phong cách làm việc tự do sẽ tập trung ở những doanh nghiệp này nhưng chắc chắn rằng việc họ trang bị ghế cố định + không gian chung cho văn phòng sẽ trở thành một hình thức đáng tham khảo.

Recommended