Worker's Resort

SHARE

Nếu chỉ thiết kế những không gian mở thoáng rộng thì vẫn chưa hẳn là đủ tạo ra sự hợp tác năng động, cũng như tạo ra một văn phòng thuận lợi cho những đổi mới cải tiến hình thành. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về “Huddle room” – thiết kế được nhiều doanh nghiệp áp dụng những năm gần đây.

Huddle Room là gì?

Huddle Room là loại phòng họp có sức chứa thông thường là 2 ~ 3 người, nhiều thì cũng chỉ lên đến khoảng 6 người. Nó có diện tích nhỏ hơn loại “phòng họp nhỏ”, và được sử dụng để tổ chức các cuộc họp nhanh, đơn giản. Trong bối cảnh nhiều văn phòng áp dụng thiết kế không gian mở, thoáng rộng, nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng loại phòng họp này với mục đích chủ yếu là xóa đi bức xúc của nhân viên về tiếng ồn, song trên thực tế thì nó còn được chú ý bởi mang lại những hiệu quả hơn thế.

Huddle có nguồn gốc từ tên gọi cuộc hội ý chiến thuật cách chơi trong môn bóng bầu dục của Mĩ. Không gian làm việc ngày nay cũng giống như huddle, dễ dàng bắt gặp hình ảnh một nhóm ít người tập hợp nói chuyện, thảo luận một cách chóng vánh.

Huddle room được sử dụng tích cực tại trường d.school đại học Stanford như một không gian tạo ra sự hợp tác sôi nổi trong các nhóm 5~6 người. Ngôi trường này là mảnh đất của “design thingking” – từ khóa của đổi mới & cải tiến mà chúng ta nghe thấy rất nhiều gần đây, nhưng chính họ – những người đã gợi ý về không gian mở –  cũng lại rất coi trọng sự có mặt của những không gian riêng dành cho nhóm ít người.

Thực tế, trong “Make space” giới thiệu về việc tạo các không gian cải tiến xuất bản năm 2012 có viết: “Một mặt việc bỏ tường và cửa để có thể quan sát tận mắt sự hình thành tập thể là một bước lớn trong việc tạo nên không gian hợp tác, nhưng mặt khác tường và cửa lại cần thiết để tạo sự an tâm, và mang đến không gian riêng tư khi cần thiết”.

Huddle tại d.school đang được sinh viên sử dụng tích cực.

Cách tạo ra Huddle Room

Bản thân ý tưởng Huddle room không phải là cái gì mới, thậm chí có thể xem nó giống như những phòng nhỏ tồn tại lặng lẽ ở một góc văn phòng nay được nhìn nhận lại. Xu hướng chủ yếu hiện tại là tạo một số phòng kiểu này trong văn phòng, bố trí gần với khu vực trung tâm có đông người tập trung. Dưới đây là 4 điểm cần khi tạo Huddle room.

• Màn hình LCD & LED.
• Bảng trắng thông thường hoặc bảng điện tử để có thể thực hiện những công việc cần tương tác.
• Bàn đặt ở trung tâm không gian.
• Ghế & sofa.

Ngoài ra, một điểm quan trọng nữa là không áp dụng chế độ đặt lịch sử dụng phòng. Cũng giống như văn phòng với không gian mở, hội thoại và trao đổi có thể tự do nảy sinh bất cứ lúc nào, loại phòng này cũng cần đặt trong trạng thái có thể sử dụng bất cứ lúc nào để giúp các cuộc hội thoại trao đổi trở nên sôi nổi hơn nữa.

Chỉ cần điều chỉnh các phòng nhỏ theo điều kiện trên đây, thì có thể gia tăng giá trị của các không gian. Và chúng ta hãy cùng xem huddle room được sử dụng trong thực tế như thế nào.

4 lợi điểm của Huddle room

Dưới đây là 4 lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp muốn đưa vào sử dụng Huddle room.

1.Xúc tiến thảo luận tốc độ và sôi nổi

Huddle room mang đến những không gian riêng cho dự án và cho nhóm, nội bộ nhóm có thể tổ chức họp một cách tốc độ và sôi nổi. Qua đó giúp tăng hiệu suất công việc của nhóm.

Ảnh bên dưới là Huddle room của Pinterest ở San Francisco. Với kích thước phòng vừa vặn, dễ dàng tạo một bầu không khí để toàn bộ thành viên trong nhóm chủ động tham gia trò chuyện thảo luận.

2.Lựa chọn hoàn hảo đối với những cuộc họp ít người và cần tính riêng tư

Ta có thể tham gia họp online thông qua màn hình đặt trong phòng. Huddle room là không gian vừa vặn dành cho mục đích này. Trong cuộc họp được tổ chức ở xa, và chỉ có một người tham gia họp online thì việc sử dụng không gian lớn hoàn toàn không cần thiết.

Nếu mục đích sử dụng cho 2 ~ 3 người thì cách thức sử dụng cũng đa dạng hơn. Thực tế ở Mĩ, huddle room đang được sử dụng với mục đích tổ chức phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, ngoài ra nó cũng được tính toán sử dụng khi tiến hành họp trao đổi giữa cấp trên và cấp dưới.

Tổ chức phỏng vấn trong văn phòng San Francisco

Huddle room tại văn phòng Sanpfish. Có thể nhìn thấy có những lúc chỉ có một nhân viên sử dụng.

3.Tăng lượng giao tiếp trong nhóm

Như nêu trên, huddle room được bố trí để nhóm một vài người có thể dễ dàng tập trung và trao đổi, phần nhiều trường hợp có thể sử dụng phòng này mà không cần đặt lịch trước. Người sử dụng cũng không cần phải dùng đến phòng họp lớn khi chưa đến mức cần thiết, nhóm có thể dễ dàng tập hợp lại, gia tăng lượng giao tiếp của nhóm. Huddle room tại trụ sở chính Airbnb bên dưới đây mang đến cảm giác thư giãn để có thể tiến hành các cuộc họp thân mật.

Văn phòng Macys.com với những căn phòng có tính thực tiễn cao, lúc nào cũng có thể sử dụng.

4.Tăng hiệu suất sử dụng văn phòng

Vì chỉ cần không gian nhỏ là đủ để tạo ra Huddle room, nên có thể tạo ra nhiều phòng một cách đơn giản, từ đó có thể tạo nhiều nhóm hợp tác cùng lúc. Không cần mở rộng văn phòng mà vẫn có thể thúc đẩy hoạt động thảo luận sôi nổi.

Văn phòng Campari tại San Francisco. Dáng dấp mọi người họp bàn sôi nổi khiến nhân viên khác khi nhìn vào cảm thấy hào hứng.

Thời đại mà không gian mở trở nên bùng nổ, giá trị của huddle room nhỏ kiểu này đang được nhìn nhận lại. Thông qua bài viết này, các bạn có thể thử áp dụng vào thực tế tại chính công ty của mình.

 

Recommended