Worker's Resort

SHARE

Thiết kế chúng tôi dựa là kết quả thu được sau khi dành thời gian trao đổi trực tiếp với người sử dụng

Phần tiếp theo trong cuộc phỏng vấn với ông Primo – người đứng đầu Studio O+A, chúng tôi dành nói về phương pháp để người sử dụng và thiết kế văn phòng cùng nâng cao giá trị của nhau, cùng xem vai trò của thiết kế văn phòng là gì và ngược lại để thiết kế ấy phát huy hiệu quả tối đa đòi hỏi gì ở người sử dụng. Văn phòng từ góc nhìn của người làm thiết kế và mối liên hệ với người sử dụng là gì, chúng ta hãy cùng hỏi ông Primo về điều này.

Nói về điều đòi hỏi ở nhân viên, trước tiên đó chính là việc sử dụng đa dạng các không gian

Nếu nói về điều mà thiết kế văn phòng có thể làm thì đó chính là thể hiện được những gì mà doanh nghiệp coi trọng. Một điều hiển nhiên là nhân viên không muốn đơn thuần chỉ là một mắt xích của doanh nghiệp. Họ để tâm đến việc doanh nghiệp quan tâm đến nhân viên ở mức độ nào, nhân viên có thể chia sẻ thẳng thắn suy nghĩ của mình tại doanh nghiệp đó hay không. Những điều này chỉ cần thoáng nhìn vào văn phòng là biết được.

Ngược lại, nếu nói về điểm yếu của thiết kế văn phòng thì có lẽ chính là nó không thể phát huy hết giá trị khi mà người sử dụng chưa hiểu được ý tưởng thiết kế và tận dụng tối đa thiết kế. Rất nhiều người nhầm tưởng rằng chỉ cần đưa thiết kế vào là có thể thúc đẩy sự hình thành tập thể hay sự hợp tác trong doanh nghiệp, nhưng mọi chuyện không đơn giản như vậy.

Để phát huy được thiết kế, đòi hỏi hai yếu tố tiên phong. Một là những người tiên phong dẫn dắt việc sử dụng các không gian. Ở đây chủ yếu là những người nắm giữ vai trò quản lý hoặc trưởng nhóm dự án. Họ sẽ thúc đẩy những người khác sử dụng nhiều không gian hơn nữa, bản thân họ cũng đi tiên phong trong việc sử dụng các không gian. Và như thế, giá trị văn phòng sẽ được nâng cao hơn.

Ngược lại, trong khi thiết kế không gian của chúng tôi mang tới những cách làm việc khác nhau, nhưng người quản lý trong doanh nghiệp lại ra chỉ thị “hãy ngồi đúng vị trí của mình” thì sẽ không còn ý nghĩa gì nữa. Và cuối cùng thiết kế trở thành lãng phí. Cần tạo ra bầu không khí thoải mái để nhân viên không cảm thấy e ngại khi rời khỏi chỗ của mình, ví dụ rời khỏi chỗ chơi boardgame để giải lao trong chốc lát chẳng hạn.

Dự án văn phòng Uber San Francisco năm 2015. Phòng có bàn bi lắc hay bàn đánh bóng bàn được sử dụng thường xuyên.

Tôn trọng khi nhân viên bày tỏ nghi vấn

Một yếu tố tiên phong nữa đến từ chính mỗi nhân viên chủ động tích cực đưa ra những điểm cần cải thiện trong quá trình thử nghiệm làm việc tại văn phòng với thiết kế mới. Cả người làm thiết kế lẫn những người sếp đang thúc đẩy việc sử dụng những không gian mà thiết kế mới được đưa vào cần cho những nhân viên quyền được nghi vấn “liệu còn có cách sử dụng nào hiệu quả hơn nữa không?”

Chúng tôi tuyệt đối không áp đặt về thiết kế. Thậm chí chúng tôi coi trọng việc nhân viên tham gia một cách chủ động vào quá trình lên phương án thiết kế. Tham gia vào quá trình đó sẽ giúp hòa nhập dễ dàng hơn với những thay đổi sau này.

Điều này cũng tương tự câu chuyện thương mại thông thường. Một công ty tư vấn đột nhiên đến và nói “hãy thay cái này này bằng cái này” thì khó mà có thể cảm thấy biết ơn những thay đổi, cải thiện ấy cũng như khó mà chủ động khám phá nhìn nhận những giá trị mà nó mang lại. Chúng tôi tôn trọng việc nhân viên tỏ thái độ nghi vấn.

Khi tiến hành thiết kế,  chúng tôi coi trọng nhất việc nắm bắt văn hóa doanh nghiệp

Công việc của người làm thiết kế văn phòng không chỉ là thiết kế mà còn cần phải tiến hành khảo sát kỹ lưỡng để nắm bắt được văn hóa doanh nghiệp. Vậy nên, khi hành thiết kế, chúng tôi chú trọng đặc biệt đến việc quan sát doanh nghiệp. Đó cũng là điểm mạnh của chúng tôi ở thời điểm này. Chúng tôi có thể nhận định được ở mức độ nào đó khách hàng mong muốn một văn phòng như thế nào, hay mình sẽ thể hiện văn hóa doanh nghiệp của họ ra sao. Tuy nhiên, những nhận định ấy cũng chưa hẳn đã trùng ý khách hàng 100%.

Vậy nên, chúng tôi đã dành ra hai tuần quan sát thực tế toàn bộ văn phòng, lắng nghe ý kiến của người sử dụng là những nhân viên, rồi thông qua khảo sát để tiến hành phân tích. Và thêm hai tuần nữa để tiến hành khảo sát sâu hơn và tiến hành phân tích, chúng tôi đã làm sáng tỏ những vấn đề của doanh nghiệp.

Đặc biệt chúng tôi đặt những câu hỏi khó cho nhân viên như “Bạn không hài lòng với công ty ở điểm nào?”, “có một lý do nào đó bắt nguồn từ văn phòng khiến hiệu suất công việc của bạn bị giảm đi hay không?”. Tùy doanh nghiệp, có những doanh nghiệp mà nhân viên phàn nàn nhiều quá là có nguy cơ bị đuổi việc (Cười), vậy nên chúng tôi cố gắng tạo cơ hội để nhân viên được trao đổi cởi mở với mục đích cuối cùng là tạo nên một doanh nghiệp tốt hơn.

Văn phòng O+A được sửa lại vào năm 2014. Trước khi sửa lại thì những bản vẽ thiết kế chất đống trên bàn không chỉ lấy đi rất nhiều diện tích mà còn cản trở việc chia sẻ thông tin với những nhân viên khác. Vậy là chúng tôi đã thu nhỏ kích thước bàn lại một chút, tạo một góc riêng để lưu trữ các bản thiết kế, kết quả là không gian có thể sử dụng ở trên bàn được mở rộng. Thêm nữa nhân viên cũng đóng góp ý kiến dán các bản thiết kế lên tường để chia sẻ cho mọi người những thiết kế hay.

Việc chúng ta phải làm là thu thập nhiều nhất trong khả năng của mình những ý kiến và tạo nên một văn phòng mà nhân viên có thể cùng làm việc. Khó có thể đáp ứng được hết sở thích của tất cả mọi người, nhưng thiết kế có thể giúp loại đi mầm mống gây nên những bất mãn của người sử dụng. Trong quá trình đặt câu hỏi, có thể thấy rất nhiều những vấn đề nho nhỏ như “thấy khó chịu khi ai đó nói chuyện lớn tiếng” hay “không tập trung được bởi mùi cơm hộp của đồng nghiệp” v.v..

Để có thể giải quyết được những vấn đề này thì cần phải cùng nhân viên xây dựng một bầu không khí dễ trao đổi tại văn phòng, phải tạo ra được môi trường mà nhân viên có thể cùng nhau trao đổi và giải quyết khúc mắc. Và một việc quan trọng nữa, đó là tạo một không gian khác để nhân viên có thể tĩnh tâm, tạo môi trường để nhân viên có thể lựa chọn trong những không gian đó một không gian phù hợp tùy từng tình huống.

Công việc của người làm thiết kế văn phòng là mang đến cho người sử dụng trải nghiệm phong phú tại văn phòng bao gồm những điều nói trên đây, cũng như cơ hội đẩy mạnh sự phát triển của chính bản thân họ.

Cũng vì mục đích đó mà kể cả sau khi đã đưa thiết kế vào văn phòng, chúng tôi vẫn tiếp tục dõi theo sự biến đổi của nhân viên.

Văn phòng Cisco tại San Jose tôi đã phụ trách thiết kế năm 2016.

Không ai muốn nghe những lời phàn nàn. Vậy nên nếu có ai đó sẵn sàng lắng nghe thì đối với họ điều đó thật vô cùng quý giá. Việc giúp nhân viên mở lòng, và làm sáng tỏ những vấn đề của doanh nghiệp chỉ có thể làm được khi chúng ta dành thời gian gây dựng lòng tin từ nhân viên, và quan sát một cách kỹ lưỡng doanh nghiệp. Việc phản ánh những điểm cần cải thiện đó chính là công việc của người làm thiết kế chúng tôi. Vậy nên, với những doanh nghiệp chỉ đòi hỏi thiết kế mà không cho chúng tôi thời gian để hiểu về văn hóa doanh nghiệp thì chúng tôi khó lòng tiếp nhận công việc tại đó.

Thiết kế văn phòng là nơi doanh nghiệp và người làm việc hiểu về nhau.

Tôi không biết ở Nhật Bản như thế nào, nhưng khi đặt câu hỏi cho nhân viên ở vùng vịnh này, chúng tôi nhận được rất nhiều chia sẻ từ những nhân viên thế hệ Y, không những thế họ còn đưa ra rất nhiều yêu cầu. Nếu không thể tìm ra hướng cải thiện, họ sẵn sàng chuyển đến doanh nghiệp khác. Ở San Francisco nhân sự thường xuyên biến động, đó cũng là lý do vì sao thiết kế văn phòng được chú trọng nhiều hơn tại đây. Nhân viên thường không tính toán về tương lai xa của mình trong 10 năm hay 20 năm tới. Họ không dừng lại ở một nơi, mà đi đến rất nhiều doanh nghiệp, và tìm kiếm doanh nghiệp, tổ chức, hay ngôi nhà nơi họ thuộc về.

Vậy nên, nếu không nhìn thấy sự nỗ lực của doanh nghiệp, nhân viên sẽ ngay lập tức rời đi. Việc giữ chân nhân viên ưu tú càng khó hơn. Họ thực sự quan tâm việc doanh nghiệp có lắng nghe họ hay không. Và doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là thay đổi mà phải mang đến sự thay đổi có ý nghĩa cho họ. Nếu không, câu trả lời chỉ có một, đơn giản là họ sẽ rời đi.

Trong bối cảnh ấy, các doanh nghiệp cũng thể hiện một cách rõ ràng văn hóa doanh nghiệp mình thông qua thiết kế văn phòng, và chọn lọc kỹ lưỡng hơn những nhân viên ưu tú và thực sự phù hợp với nó. Thiết kế văn phòng chính là nơi doanh nghiệp và người làm việc hiểu về nhau.

Thiết kế văn phòng hướng đến thế hệ mới

Không chỉ thế hệ Y, sau này còn có những thế hệ mới tiếp nối. Chúng ta cần nắm bắt được họ đang làm gì, họ thích điều gì. Văn phòng ngày nay có 5 thế hệ khác nhau cùng chung sống. Thế hệ truyền thống sinh vào trước năm 1946 là những người đã xây dựng chế độ phân cấp bậc trong công ty. Thế hệ “Baby boomers” sinh từ năm 1946 đến 1964 là những người đầy tâm huyết với công việc đến mức từ “người nghiện việc” (Workaholic) ra đời để nói riêng về họ. Thế hệ X sinh từ năm 1965 đến 1976 là những người coi trọng kinh nghiệm và khả năng hơn địa vị. Thế hệ Y sinh từ năm 1977 đến năm 1997 là những người coi trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cuối cùng là thế hệ Z sinh từ năm 1997 trở đi là những người yêu thích sử dụng các kênh truyền thông mạng xã hội để giao tiếp cũng như yêu thích hình thái làm việc tại các địa điểm khác ngoài văn phòng. Văn phòng trong tương lai sẽ là nơi cùng chung sống của nhiều thế hệ hơn nữa, nó sẽ trở nên phức tạp hơn nhưng đồng thời sự có mặt của nó cũng trở nên cần thiết hơn.

Nơi làm việc giờ đây là không gian diễn ra nhiều hơn những hoạt động trong đời sống, con người dành nhiều thời gian hơn tại đây để cùng làm việc với nhau, là nơi tập thể ấy tạo ra những sản phẩm và dịch vụ bằng cách thức riêng của từng doanh nghiệp. Cũng chính vì thế, chúng tôi làm sao để mọi người hoạt động sôi nổi hơn, quan hệ xã hội (Social interaction) được đẩy mạnh hơn.

Thông qua thiết kế chúng tôi muốn tạo chỗ cũng như cơ hội để tiếng nói của nhân viên được lắng nghe nhiều hơn. Đây là điều căn bản trong quá trình xây dựng một nơi việc làm tốt bất kể sản phẩm, dịch vụ nhân viên tạo ra là gì. Một nơi làm việc tốt giúp nhân viên tin rằng mình đang làm công việc của cả đời, và cảm thấy muốn nỗ lực cho những điều quan trọng với bản thân mình.

(Xem tiếp: Phần 3)

Recommended