Worker's Resort

STYLE

SHARE

[Phỏng vấn Ông Primo Orpilla – Phần 3] Nơi làm việc luôn luôn thay đổi

[June 27, 2017] BY Kazumasa Ikoma

Văn phòng tương lai có lẽ sẽ đóng vai trò là một trong số rất nhiều môi trường sống

Phần 3 trong chuỗi bài phỏng vấn Ông Primo Orpilla – người đứng đầu Studio O+A sẽ đi sâu về sự biến đổi tổ chức của những doanh nghiệp coi trọng thiết kế văn phòng và khai thác về thiết kế văn phòng cho thế hệ kế tiếp mà Ông Primo Orpilla đang nhắm tới.

Thương hiệu của doanh nghiệp không còn sức hấp dẫn

Tôi đã diễn thuyết tại rất nhiều nước, tôi nghe được câu chuyện rằng việc tuyển dụng theo lối truyền thống giờ không còn thông dụng tại nhiều doanh nghiệp đại diện ở đất nước đó. Thương hiệu doanh nghiệp không còn là điểm hấp dẫn đối với thế hệ Y – thế hệ sẽ đóng vai trò trụ cột từ đây.

Có thể đặc biệt thấy điều này tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực ô tô và tài chính tiền tệ. Nội bộ những doanh nghiệp kiểu này không thay đổi trong 10 năm hay 20 năm đi nữa. Những người trẻ tuổi tại vùng vịnh tìm kiếm sự thay đổi đến mức phát biểu rằng “tôi không muốn làm cùng công việc giống bố tôi”, và họ có xu hướng muốn vào làm việc tại các doanh nghiệp khởi nghiệp hơn là vào làm tại những doanh nghiệp lớn ấy.

Thích ứng với những biến đổi đang lan rộng và vượt lên biên giới của một lĩnh vực

Chúng tôi gây dựng mới quan hệ với những doanh nghiệp luôn đón nhận những thay đổi liên tục, vậy nên cho đến một vài năm trước, chúng tôi vẫn chú trọng vào các doanh nghiệp khởi nghiệp hay doanh nghiệp phát triển công nghệ, và tránh các công việc liên quan đến các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính như ngân hàng chẳng hạn. Tuy nhiên, một vài năm trở lại đây, chúng tôi cũng bắt đầu nhận những dự án của các doanh nghiệp trong lĩnh vực phụ kiện trang phục thể thao, mĩ phẩm, ngân hàng, dầu khí, ô tô.

Dự án công ty Nike năm ở Beaverton bang Oregon hoàn thành năm 2016.

Trong số đó phải kể đến công ty trang phục và phụ kiện thể thao Nike mà ai cũng biết đến. Sản phẩm của họ đã tạo nên cũng cú hit lớn trong suốt nhiều năm qua nhưng hiện tại họ đang bắt đầu cảm thấy có gì đó không ổn, và họ đã chủ động tìm kiếm sự thay đổi trước cả khi chúng tôi bắt đầu vào cuộc.

Văn phòng tại những doanh nghiệp này sẽ khác so với văn phòng chỉ dành cho các kĩ sư, tuy nhiên phương pháp xây dựng quy trình làm việc có thể đáp ứng với những thay đổi mà chúng tôi đã đúc kết được khi thực hiện dự án tại các doanh nghiệp phát triển công nghệ có thể áp dụng cho bất cứ lĩnh vực nào.

Capital One – dự án ngân hàng chúng tôi đã tham gia năm 2013 cũng là một ví dụ điển hình. Văn phòng bộ phận Capital One Labs – là bộ phận ươm tạo, thúc đẩy phát triển công nghệ và sản phẩm – với thiết kế nghiêng về phong cách của các doanh nghiệp khởi nghiệp hơn là phong cách trang trọng lịch sự đang áp dụng tại văn phòng trụ sở chính ở Virginia. Lãnh đạo công ty này cũng đến San Francisco, học hỏi tư duy thiết kế, và phản ánh những gì đã học được về sự đa dạng của phong cách làm việc vào trong thiết kế.

Việc đưa hơi hướng của công ty khởi nghiệp vào với mục đích là đẩy nhanh quá trình tập trung đội nhóm, và làm quá trình phê duyệt ý tưởng trôi chảy hơn. Tại những ngân hàng thông thường thường quán triệt thực hiện việc quản lý phân tầng, và những ý tưởng của nhân viên trải qua một quy trình phê duyệt ý tưởng khắt khe bắt đầu từ việc chờ quản lý thẩm duyệt trong vài ngày, trường hợp được duyệt thì cần chờ sự thông qua của cấp cao hơn trong vài ngày nữa. Chúng tôi dùng thiết kế văn phòng để giải quyết vấn đề của những tổ chức đang ngày càng đi chậm so với thời đại.

Capital One Labs nằm ở Khu phố số 3 tại San Francisco (hoàn thành năm 2013). Giám đốc của Design Thinking (Tư duy thiết kế) là Bà Evelyn Huang cũng cùng tham gia vào việc đưa ra giải pháp cho các vấn đề văn phòng.

Những công ty phát triển công nghệ rất khéo léo trong việc gợi mở ý tưởng, chia sẻ tức thì những ý tưởng đó cho những nhân viên khác, và tạo ra những cải tiến mới với tốc độ nhanh. Và hợp tác giữa các thế hệ cũng diễn ra thuận lợi. Sự trôi chảy (“fluency”) trong quy trình nội bộ như thế này là điều các doanh nghiệp khác đang cần.

Sự hợp nhất của văn hóa nước ngoài và thiết kế văn phòng phong cách Bờ biển Tây

Có lẽ thông qua những dẫn chứng mà chúng tôi đã đưa ra, có thể nhận thấy rằng việc tạo dựng một văn phòng có thể đón nhận những thay đổi  như thế này là điều mà không chỉ các doanh nghiệp tại Mĩ mà doanh nghiệp nước ngoài cũng đang hướng đến. Khi tiến hành thực hiện dự án tại các doanh nghiệp như thế này, chúng tôi đặc biệt chú ý đến hai điểm.

Điểm thứ nhất, khi quyết định xây dựng văn phòng tại đâu thì cần xây dựng mối quan hệ với cộng đồng tại địa phương đó. Đương nhiên chúng tôi không bưng nguyên phong cách thiết kế Bờ biển Tây ra nước ngoài. Tùy từng doanh nghiệp và tùy nguyện vọng của mỗi nhân viên mà những vấn đề cần giải quyết cũng khác nhau. Từ việc xây dựng mối quan hệ mật thiết với cộng đồng tại địa phương chúng tôi nắm bắt sâu hơn sự khác biệt về văn hóa và lịch sử giữa Mĩ với đất nước đó. Chúng tôi nắm bắt được vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp và nhân viên đang vướng phải là vấn đề về tổ chức công ty hay vấn đề mang tính văn hóa, dân tộc.

Điểm thứ hai, chúng tôi cố gắng làm sao để đưa lối tư duy mở của chúng tôi đến với nhân viên tại đất nước đó. Như đã nói lúc trước, tại vùng vịnh rất dễ dàng tạo nhiều mô hình văn phòng để thử nghiệm thực tế, vậy nên những văn phòng cải tiến của hôm nay tại vùng vịnh là kết quả của rất nhiều những thử nghiệm lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, tại những khu vực khác của nước Mĩ cũng như tại nước ngoài, thì vẫn chưa xây dựng được nền móng có thể đáp ứng những biến đổi liên tục như thế. Tính chất của văn phòng mới và hay cách làm việc tại đó đều cần được chia sẻ kỹ càng hơn, thậm chí tùy trường hợp mà cần đào tạo cách sử dụng.

Văn phòng Alibaba tại San Francisco – Doanh nghiệp thương mại điện tử lớn nhất tại Trung Quốc

Mối quan hệ giữa vấn đề thời gian lao động và thiết kế văn phòng

“Cải cách phương thức làm việc” giờ đang trở thành vấn đề chung trên thế giới. Tại các nước Châu Á bao gồm Nhật Bản, lao động trong thời gian dài đang trở thành vấn đề nhức nhối, ngược lại tại Châu Âu đã sẵn có những quy định nghiêm khắc về luật lao động. Tại Bang California, lạm dụng lao động từng là vấn đề nổi cộm khiến luật pháp cũng trở nên nghiêm khắc hơn. Dù vậy, hẳn trong số này, vẫn sẽ có những người nghĩ rằng với một văn phòng được sắp xếp lại, doanh nghiệp sẽ thúc đẩy việc nhân viên ở lại tại văn phòng lâu hơn.

Cần hiểu ở đây, không còn chuyện “thời gian ở văn phòng” = “thời gian làm việc”. Khác với thế hệ ở thế kỷ trước, cuộc sống của chúng ta ngày nay lúc nào cũng dính đến công việc. Ở bất cứ đâu dù là ở nhà, phòng khách sạn, trong máy bay, tại không gian làm việc chung Wework, ở văn phòng hay quán cà phê, chúng ta đều có thể làm việc được, rồi chuyện vừa làm việc vừa dùng bữa cũng trở nên rất bình thường. Lằn ranh giới giữa công việc và đời sống đang dần trở nên mờ nhạt, hay đúng hơn chúng đang trở thành một.

Trong môi trường ấy, cũng có những nhân viên không biết sẽ kết thúc công việc trong ngày ở đâu. Vậy nên, nảy sinh nhu cầu có những không gian có thể thư giãn hay yên tĩnh nghỉ ngơi ngay tại văn phòng. Giống như làm việc tại nhà hay tại những nơi khác, văn phòng cũng cần có những không gian có thể chuyển đổi giữa trạng thái ON và OFF.

Mỗi nhân viên lại có một cách làm việc riêng. Việc có thể nghỉ ngơi cả về thể chất lẫn tinh thần nhằm tránh việc lao động trong thời gian kéo dài là cần thiết, đồng thời với những người tham công tiếc việc vẫn say sưa làm việc ngay cả trong lúc dùng bữa, bố trí làm sao để bất cứ lúc nào cũng có thể dùng bữa được là điều cần thiết.

Văn phòng tương lai sẽ là chứa cả sinh hoạt thường ngày

Để thu được hiệu quả làm việc tốt nhất, cần phải bước hoàn toàn vào “trạng thái đắm mình vào công việc quên sự trôi qua của thời gian” mà trong thuật ngữ tâm lý học gọi là “Dòng chảy tâm lý”. Dòng chảy tâm lý không phải là trạng thái dễ dàng có được. Khi gặp những vấn đề cá nhân như trong nhà có tin xấu, cãi cọ với người yêu chẳng hạn, chắc chắn sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến công việc.

Để đảm bảo trạng thái tinh thần ổn định ở mức độ nào đó, giữ được dòng chảy tâm lý, mỗi nhân viên cần hình thành cho mình cái gì đó giống những thói quen hàng ngày. Vậy nên, sau này khi thiết kế văn phòng, cần quan tâm đến không chỉ là cách làm việc doanh nghiệp kỳ vọng ở nhân viên, hay quan điểm hợp tác, mà còn cả vấn đề thể chất lẫn tinh thần của chính nhân viên nữa.

Ví dụ, đặt đồ ăn gì trong khu phòng ăn nhân viên, cái gì mang lại năng lượng cho nhân viên, chúng tôi để tâm nhiều hơn về những điều như thế này. Đặc biệt, đồ ăn là thứ liên hệ mật thiết đến cuộc sống sinh hoạt của chúng ta, bắt đầu năm nay chúng tôi đã bắt đầu thực hiện phỏng vấn những người phụ trách nấu nướng với mục đích cải thiện văn phòng. Văn phòng vốn dĩ là môi trường chứa đựng nhiều áp lực, vậy nên rất cần có những không gian có thể thư giãn và nghỉ ngơi trong đó. Tóm lại, biến nơi làm việc trở thành một trong số những nơi tiến hành những sinh hoạt sống thường ngày, chúng tôi muốn tạo nên một môi trường song hành tốt nhất với công việc.

Nói cho cùng văn phòng cũng chỉ là một trong số các lựa chọn

Những năm này được gọi là thời kỳ tái sinh văn phòng. Thời đại mà thế hệ mới tham gia vào đội ngũ lao động, những cách làm việc mới tự do được đề xuất, có thể làm việc tại bất cứ đâu, và cùng với đó công cụ văn phòng phải được làm mới để phù hợp với thời đại.  Những doanh nghiệp bắt đầu xây dựng không gian để xe ô tô đi làm, không gian giao lưu trao đổi, không gian tập gym hay chăm sóc sức khỏe.

Khu vực trông trẻ cũng trở nên cần thiết. Lý do chuyển việc như “chỗ làm mới có khu vực giữ trẻ” đang tăng dần. Nó trở thành một trong những điều kiện khi nhân viên lựa chọn doanh nghiệp bất kể chuyện yêu ghét doanh nghiệp. Công việc góp mặt trong đời sống sinh hoạt chính là vậy.

Nơi làm việc biến đổi liên tục. Không gian làm việc chung (co-working) hay làm việc từ xa (remote work) đang được ưa chuộng hơn trước kia, tuy nhiên không có chuyện toàn bộ nhân viên bỗng nhiên rời văn phòng. Mọi người lựa chọn nơi làm việc phù hợp với từng tình huống và từng hoàn cảnh. Với việc con người có thể lựa chọn nơi làm việc một cách tự do hơn từ những lựa chọn nói trên, văn phòng giờ đây không còn là nơi làm việc chủ yếu mà chỉ là một trong số đó. Điều này không chỉ ở vùng vịnh mà còn ở khắp nơi trên thế giới.

Người đóng góp

Kazumasa IkomaPhụ trách nghiên cứu tại Frontier Consulting. Dựa trên kinh nghiệm trong khoảng thời gian đảm nhiệm vai trò quản lý văn phòng tại San Francisco, anh tiến hành nghiên cứu về thiết kế văn phòng, văn hoá doanh nghiệp, phong cách làm việc tại Bờ biển Tây, và giới thiệu về hình thái văn phòng lấy con người làm trung tâm.