Worker's Resort

SHARE

Xuất phát từ mối lo ngại về nguy cơ lây lan dịch bệnh do Covid-19, hình thức làm việc từ xa đang được thực hiện ở khắp mọi nơi trên thế giới và chủ yếu là làm việc tại nhà. Trong bối cảnh hiện nay khi mà người ta yêu cầu cá nhân hóa phong cách làm việc do những nỗ lực tập trung vào việc giảm thời gian đi làm, thực hiện work-life balance thì quả thật không phải quá khi nói rằng đã đến lúc cần xem xét lại hình thức văn phòng nơi tập trung người lao động và cùng nhau làm việc.

Có học giả đã nói rằng “giao tiếp phi ngôn ngữ” sẽ là chìa khóa trong bối cảnh doanh nghiệp thúc đẩy người lao động tập trung làm việc tại văn phòng dù họ có thể thể việc ở bất cứ đâu. Vì vậy trong bài viết ngày hôm nay chúng ta hãy cùng nghe Tiến sỹ Tanaka Shogo – Giảng viên trung tâm giáo dục hiện đại, Đại học Tokai Nhật Bản chia sẻ về ảnh hưởng của giao tiếp phi ngôn ngữ đến chúng ta.

Không chỉ ngôn ngữ, “giao tiếp phi ngôn ngữ” như cử chỉ, nét mặt cũng ảnh hưởng đến “bầu không khí”

Liên kết giữa các cơ thể (Intercorporeality)-hiện tượng cử chỉ và hành vi được đồng điệu như vô thức cười hoặc ngáp theo khi người và người gặp nhau. Ông Tanaka đã nói rằng “nhiều trường hợp cảm thấy rằng trong tình trạng xuất hiện liên kết giữa các cơ thể thì cả người nói và người nghe đều có thể giao tiếp một cách chủ quan”. Phân tích chi tiết video ghi lại cảnh trò chuyện cho thấy rằng khi mọi người cảm thấy có thể giao tiếp với nhau thì sự đồng điệu thể hiện rõ nét và có mỗi tương quan giữa cảm nhận chủ quan của các bên và tính xen kẽ. Ngôn ngữ là yếu tố quan trọng trong giao tiếp của chúng ta, tuy nhiên để có thể giao tiếp tốt với đối phương ngay đối diện hay nói cách khác, để nắm bắt được “bầu không khí” thì cơ thể là yếu tố có ảnh hưởng lớn.

Ông Tanaka có chia sẻ thêm, không chỉ ngôn ngữ, cử chỉ, nét mặt, điệu bố, bầu không khí tổng hợp các yếu tố này được đan xen và ảnh hưởng đến giao tiếp như thế nào có liên quan mật thiết đến sự cài đặt và môi trường xung quanh, mang lại những gợi ý cho thiết kế không gian. Chúng ta đều có tính cảm thụ và phản ứng đối với con người cũng như không gian, những câu người ta hay nói như “hợp nhau”, “tính cách hợp nhau” thế hiện rất rõ điều này.

Ông Tanaka đã xem xét các khía cạnh của giao tiếp phi ngôn ngữ không thể nhìn thấy được bằng mắt hàng ngày thông qua video. Tuy nhiên rất khó để đưa những thông tin thu được đó thành bài luận, bài phát biểu nghiên cứu khoa học hay truyền tải nó dưới dạng có thể nhìn thấy được, giữa các nhà nghiên cứu tại Mỹ, có một phương pháp phổ biến để hiểu trải nghiệm thực tế thông qua việc cung cấp nghiên cứu tình huống như tư vấn tâm lý. Ví dụ tư vấn kỹ thuật thuyết trình như kỹ thuật tiếp cận người nghe từ cử chỉ của cơ thể, động tác tay khi diễn thuyết của một chính trị gia.

Ví dụ có 4 người họp ở văn phòng, dù chỉ có 1 người tham gia họp qua điện thoại từ một phòng khác thì người có nhiều thông tin về cơ thể có khuynh hướng đóng góp vào việc giao tiếp ở mức độ cao. Đó là “bầu không khí xung quanh” bao gồm cả hơi thở và khoảng cách. Trong sự kết nối cơ thể, việc các cá thể tập trung ở cùng một nơi là yếu tố rất quan trọng, cơ thể mình phản ứng lại như thế nào khi nhìn thấy cơ thể của đối phương, hay ngược lại, khi cơ thể mình chuyển động thì đối phương sẽ phản ứng ra sao, vòng tuần hoàn này sẽ hình thành lên “bầu không khí xung quanh”.

Về khía cạnh đó, thông tin được truyền tải bởi máy quay video trong cuộc họp trực tuyến phụ thuộc vào hình ảnh trực quan, không có được cảm giác qua các kênh khác ngoài thị giác (mùi, tiếp xúc, khoảng cách…) và thông tin bị mất đi. Chi giác của con người là sự tổng hợp thông tin có được từ nhiều kênh khác nhau, là công việc quan trọng trong não bộ. Vì vậy dù lượng thông tin từ thị giác nhiều đến đâu đi chăng nữa nếu ấn tượng của con người chỉ được hình thành từ thông tin thì giác thì sẽ bị sai lệch. Phương tiện mà người đó bộc lội, ví dụ văn bản viết tay thay vì mail, sẽ tăng cường giao tiếp và hỗ trợ hiểu biết lẫn nhau.

Tuy nhiên, chìa khóa để xác định phương thức giao tiếp phù hợp là “cần chia sẻ những gì với đối phương”

Ngược lại cũng có những trường hợp là vì qua điện thoại nên có thể trò chuyện sâu hơn. Nói cách khác, không nhất thiết toàn bộ cơ thể phải được thể hiện trực quan và điều này được gọi là ẩn số. Tùy theo nội dung câu chuyện mà cũng có trường hợp truyền đạt qua mail sẽ dễ hơn. Nội dung truyền đạt cũng quan trọng nhưng một số điều cần lưu ý tùy thuộc vào phương tiện truyền thông = media. Nếu logic rõ ràng và chỉ cần đưa ra quyết định thì họp trực tuyến sẽ nhanh hơn. Trái lại, nếu là cuộc họp cần mọi người tham gia và cảm giác về cơ thể dẫn tới kết luận chung thì sẽ không phù hợp họp trực tuyến.

Ông Tanaka gợi ý rằng “thật khéo léo khi cân nhắc cách kết nối giữa người với người theo những gì mà họ muốn chia sẻ”. Tóm lại, tùy thuộc vào mục đích giao tiếp mà phương tiện cũng sẽ thay đổi và việc lựa chọn phương tiện phù hợp với nó rất quan trọng. Đó chính xác là những gì mà bất cứ ai có kinh nghiệm dễ dàng giao tiếp với đối phương qua mail hơn là nói chuyện điện thoại. Điều quan trọng có lẽ là việc phân chia khi sử dụng ví dụ như dùng mail khi truyền đạt thông tin rõ ràng, dùng điện thoại khi phải biết tình hình của đối phương và thực hiện.

Trang tiếp theo: Giao tiếp trở nên dễ dàng hơn nhờ thể hiện văn hóa doanh nghiệp tại văn phòng

Recommended