Worker's Resort

STYLE

SHARE

Sự hỗ trợ nào cần cho người khuyết tật làm việc từ xa? 6 điểm quan trọng để có thể áp dụng được ngay

[July 28, 2020] BY Stefanie Saki Kinjo

1 2

Worket’s Resort đã và đang truyền tải thông tin về phong cách làm việc của tất cả người lao động là nhân viên của rất nhiều doanh nghiệp khác nhau từ công ty start up cho đến các doanh nghiệp lớn hay cả cộng đồng LGBTQ. Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ tập trung vào phong cách làm việc của các nhân viên khuyết tật.

Từ việc áp dụng hình thức làm việc từ xa do ảnh hưởng của dịch Covid-19 đã nảy sinh những thay đổi lớn trong phong cách làm việc của nhiều người lao động và đương nhiên, những người khuyết tật cũng không nằm ngoài số đó. Những người cần sự hỗ trợ đặc biệt để làm việc từ xa trong những doanh nghiệp không quan tâm đủ tới họ, cũng có những trường hợp nảy sinh “khoảng cách” làm việc từ xa với các nhân viên khác. Vì vậy chúng tôi xin giới thiệu 6 điểm mà công ty cần thực hiện để giải quyết các vấn đề mà người khuyết tật gặp phải trong môi trường làm việc từ xa.

Dù nói là nhân viên khuyết tật nhưng loại khuyết tật hay mức độ sẽ khác nhau theo từng người. Trong bài viết này, chúng tôi không đi sâu vào một loại khuyết tật đặc biệt nào mà sẽ đề cập đến những nỗ lực cần quan tâm chung.

Làm việc từ xa dễ dàng đối với những nhân viên khuyết tật

Việc áp dụng hình thức làm việc tại nhà hay làm việc từ xa là sự thay đổi tích cực đối với các nhân viên khuyết tật. Đối với họ việc di chuyển đến văn phòng là gánh nặng lớn cả về mặt thể xác và tinh thần, bên cạnh đó dù họ có đến văn phòng làm việc thì cũng không có nhiều nơi cân nhắc đến sinh hoạt của người khuyết tật khi thiết kế văn phòng. Làm việc ở nhà có thể tránh được rất nhiều khó khăn cũng như áp lực.

Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề cần phải cân nhắc trong môi trường làm việc từ xa. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra các vấn đề cụ thể khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, đồng thời giới thiệu biện pháp cải thiện, xử lý.

1. Lên lịch cho công việc và nhiệm vụ trong 1 ngày

Nhiều người khuyết tật cảm thấy bối rối bởi môi trường mới hoặc cảm thấy không thoải mái trừ khi họ có thói quen thường xuyên. Phong cách làm việc thay đổi mạnh mẽ do áp dụng hình thức làm việc tại nhà như chuyển nơi làm việc từ văn phòng về nhà, môi trường làm việc với đồng nghiệp ở xung quanh thành làm việc một mình trong môi trường chủ yếu là ở nhà, những nội dung có thể xác nhận trực tiếp thì nay cũng chuyển qua xác nhận qua tin nhắn hoặc mail…, trong những công ty áp dụng rút ngắn thời gian thì ngay cả thời gian làm việc cũng khác nhau.

Để xóa đi những bất an đó thì việc hỗ trợ để mang lại quy trình mới cho môi trường làm việc từ xa giống như khi làm việc ở công ty là rất quan trọng. Vì vậy cần phải chỉ rõ nhiệm vụ và tiến độ công việc 1 ngày.

Bảng lịch trình trên là ví dụ mà tác giả đã làm, có thể làm bảng tiến độ cụ thể như thế này trước là tốt nhất. Điểm quan trọng là cố định thời gian làm các công việc đặc biệt và nghỉ ngơi trong lịch trình mỗi ngày. Để quy trình hóa dù làm việc từ xa thì nên quy định thời gian họp buổi sáng và thời gian báo cáo công việc 1 ngày hay có thời gian nghỉ trưa giống như khi làm việc tại văn phòng.

Trường hợp phát sinh cuộc họp hay công việc mới, sẽ cố gắng thông báo về thay đổi lịch vào ngày trước đó, tránh làm đảo lộn do phải xử lý gấp. Một điều quan trọng nữa là trong trường hợp lịch 1 ngày có thay đổi nhiều thì bên cạnh việc báo cáo miệng cần thay đổi nội dung lịch trình mới và chia sẻ lại cho mọi người.

2. Yêu cầu công việc dễ hiểu

Có lẽ cũng có những người quản lý lo lắng rằng sau khi bắt đầu làm việc từ xa thì hiệu suất làm việc cũng không cao được. Thực tế có nhiều trường hợp một trong số các nguyên nhân là vấn đề ở cách đưa ra yêu cầu công việc. Những người có lo lắng như vậy nên hiểu rõ về “yêu cầu công việc dễ hiểu” và sửa lại cách truyền đạt nó.

Ví dụ, bạn có thường dừng lại ở việc giải thích đơn giản rằng “hãy tổng hợp file về khách hàng này và nộp trong cuối ngày hôm nay” hoặc truyền đạt nội dung bằng gạch đầu dòng không? Nếu dùng phương pháp yêu cầu đó thì có rất nhiều thông tin không đủ, yêu cầu người nghe hiểu nội dung công việc và cũng có nhân viên băn khoăn rằng “không biết cuối cùng mình sẽ phải làm gì?”.

Cần giải thích rõ nộp cho ai, tổng hợp file nào, dưới hình thức nào, nộp trước mấy giờ, nộp bằng cách nào. Thay vì cách nói như trên, nhờ cách yêu cầu công việc chi tiết “tổng hợp tên và địa chỉ của khách hàng mới bằng excel, nộp cho người phụ trách là anh A trước 18h ngày hôm nay”, thì bản thân người nhân viên có thể hiểu được công việc mình cần làm và yên tâm hành động. Nhờ đó người yêu cầu cũng có thể nhận được file chính xác hơn, làm tăng hiệu quả công việc.

3. Giao tiếp gần gũi

Do kéo dài thời gian làm việc từ xa hay làm việc ở nhà các vấn đề trở nên nổi cộm như thời gian làm việc một mình nhiều lên, sự cô đơn hay ý thức thuộc về công ty trở nên nhạt đi, nhưng những người khuyết tật có nhiều khả năng đối mặt với những lo lắng ấy gấp đôi người bình thường. Họ dễ cảm nhận rằng nếu bị yêu cầu làm việc từ xa thì đó là những công việc đơn giản, là khuyến khích tự nghỉ việc.

Điều được cho là quan trọng ở đây là giao tiếp thân mật với các đồng nghiệp khác và cấp trên. Ban đầu, khi giao tiếp bằng việc tại văn phòng nhiều nhân viên khuyết tật cảm thấy khó đi vào quỹ đạo vì tốc độ hội thoại nhanh và không bắt kịp được khẩu hình miệng. Trong môi trường làm việc từ xa có thể làm tăng những lo lắng ấy hơn nữa, nhưng trái lại, nếu nhân cơ hội đó để trực quan hóa các cuộc nói chuyện bằng mail hay công cụ chat thì câu chuyện sẽ khác.

Nếu bạn ý thức để có thể giao tiếp hàng ngày thì nên sử dụng công cụ chat thay vì mail. Việc giao tiếp qua lời nói hay các cuộc trao đổi ngẫu nhiên thì công cụ chát sẽ dễ chuyển đổi và cả người làm việc ở văn phòng và người làm việc ở nhà đều dễ tham gia hơn là mail. Những cuộc nói chuyện thông thường như thế này sẽ được lưu lại cùng với những thông tin liên lạc công việc khác, vì vậy có thể giảm đi tình trạng nhân viên khuyết tật không nắm bắt được, đồng thời thúc đẩy giao tiếp giữa các nhân viên.

Bên cạnh đó, cũng có một phương pháp nữa là có người cố vấn. Nếu ở văn phòng thì có thể nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp xung quanh như giải thích cẩn thận về nội dung công việc, lên tiếng nhờ hỗ trợ hay xem tài liệu nhưng khi làm việc từ xa thì không có những đồng nghiệp mà ta có thể nhờ ngay được ở bên cạnh. Người cố vấn sẽ đảm nhận vai trò mà ta có thể tin cậy được trong cả môi trường như vậy, có thể ngay lập tức trao đổi về những điểm chưa rõ trong cuộc họp hay nội dung công việc. Ngoài ra, tùy từng người, nhưng cũng có những trường hợp có khuyết tật cần quản lý sức khỏe cơ thể và tâm trạng hàng ngày nhưng nhờ áp dụng cơ chế mentor mà công ty có thể nhận ra sự thay đổi nhỏ trong thể trạng của nhân viên.

Trang tiếp theo: Những điểm có thể lưu ý chuẩn bị trong buổi họp online

1 2

Người đóng góp

Stefanie Saki KinjoSau khi thực tập tại Walt Disney World, cô đã gia nhập khách sạn lớn có vốn đầu tư nước ngoài. Từ kinh nghiệm của bản thân, cô có mối quan tâm lớn đến sự khác biệt trong phong cách làm việc của Nhật Bản và Mỹ và muốn đưa tin về môi trường văn phòng cũng như phong cách làm việc tối tân qua những tin tức từ nước ngoài.