Worker's Resort

STYLE

SHARE

【Phỏng vấn Seth Hanley – Phần 2】 Giải mã “sức mạnh của khảo sát” nằm sau các thiết kế Blitz

[August 08, 2017] BY Kazumasa Ikoma

Phần 2 của cuộc phỏng vấn với ông Seth Hanley – nguyên đại diện kiêm giám đốc sáng tạo của Design Blitz. Trong phần 1 chúng tôi đã giới thiệu về thiết kế văn phòng mà ông tham gia, ở phần này chúng tôi sẽ tập trung vào vai trò của khảo sát hỗ trợ đắc lực cho những thiết kế ấy. Để thiết kế được một văn phòng mà mọi người thực sự sử dụng được, cần những điều gì? Chúng tôi sẽ giải mã bí quyết tạo nên một thiết kế thỏa mãn yêu cầu nhân viên.

Tại sao cần dữ liệu cho thiết kế?

Thiết kế văn phòng là sản phẩm được hình thành dựa trên nền tảng văn hóa, vậy nên chúng tôi bắt đầu từ việc tìm hiểu văn hóa doanh nghiệp. Và việc “tìm hiểu văn hóa” ấy tiến hành dựa trên hoạt động thu thập dữ liệu. Có thể hiểu đơn giản thiết kế là thứ luôn gắn liền với dữ liệu. Với chúng tôi, thiết kế chính là cung cấp những giải pháp thông minh cho khách hàng dựa trên những dữ liệu ấy.

Do vậy, khảo sát trở thành hạt nhân quan trọng nhất trong quy trình thiết kế của chúng tôi. Khách hàng khi đặt hàng thiết kế, chắc chắn đều đang mang những vấn đề nào đó. Những giải pháp thiết kế có thể làm sáng tỏ và tháo gỡ vấn đề là thứ khách hàng cần. Đây cũng là điểm khác biệt với thiết kế “trông phong cách đẹp mắt”.

Quy trình khảo sát theo từng bước của Blitz

Khảo sát cũng có nhiều mức độ khác nhau. Kiểu khảo sát cơ bản nhất là đưa ra danh sách khoảng 10 câu hỏi về tổng thể văn phòng. Kết quả thu được là có thể thấy những vấn đề vướng mắc hay những điểm chung xoay quanh văn phòng. Đương nhiên, doanh nghiệp càng lớn thì lượng dữ liệu càng khổng lồ, và điều quan trọng là nắm bắt từng vấn đề mà từng nhân viên đang gặp phải.

Giờ đây có thể bắt gặp những không gian họp dùng cho 3 – 5 người tại nhiều doanh nghiệp. Trong ảnh là văn phòng Soundclound tại NewYork. Chúng tôi đã được nghe từ nhiều nhân viên về sự cần thiết của không gian họp quy mô nhỏ như thế này.

Đây là văn phòng Zendesk tại Luân Đôn, với thiết kế tái hiện hình ảnh bar bị cháy nằm cạnh văn phòng trước kia. Để thể hiện sự hoài niệm cũng như sự trân trọng không khí quen thuộc ngày ấy, tấm ván cháy mặt được đưa vào thiết kế. Chúng tôi được chia sẻ cả những câu chuyện như thế khi lắng nghe nhân viên.

Sau đó chúng tôi tập hợp trưởng phòng và cấp quản lý, và đưa ra những câu hỏi cụ thể hơn như nhân viên thuộc bộ phận của họ đang làm việc như thế nào, nhân viên họ muốn làm việc như thế nào, hay những người quản lý muốn đội nhóm của mình làm việc như thế nào, và muốn cùng làm việc với các bộ phận khác như thế nào. Chúng tôi tìm kiếm cách làm việc thuận lợi cho nhân viên tại đó thông qua việc đặt câu hỏi về các mặt mang tính cơ năng như thế này. Người quản lý vừa ở vị trí dễ dàng lắng nghe tiếng nói của từng nhân viên trong bộ phận của mình, mặt khác họ cũng mang trên mình trách nhiệm cũng như quan điểm về cách làm việc trên phương diện tổ chức đội nhóm, nên thông qua họ có thể lắng nghe được cả ý kiến cá nhân của nhân viên lẫn quan điểm công ty.

Thêm nữa, chúng tôi cũng hỏi quản lý cấp cao nhất tại công ty về tương lai của công ty. Triển vọng về công ty trong tương lai 5 năm nữa hay 10 năm nữa là gì, họ chờ đợi gì ở những văn phòng sẽ được thiết kế trong tương lai tại cả những thành phố khác nữa, muốn nhân viên cảm nhận như thế nào về nơi làm việc. Những câu hỏi chúng tôi đưa ra đều chú trọng đến cảm giác của họ, nhưng đó chính là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên thiết kế. Làm thế nào để họ có được những hình dung cụ thể về doanh nghiệp mà tại đó định hướng còn chưa rõ nét, và làm thế nào để thông qua thiết kế đưa được nó vào trong những hình hài cụ thể, đây chính là chỗ thể hiện tầm cỡ của người làm thiết kế.

Văn phòng Microsoft tại San Francisco được thiết kế với tham vọng dẵn dắt doanh nghiệp công nghệ trên toàn thế giới. Dựa trên những hình dung về hoạt động của doanh nghiệp triển khai công nghệ mới nhất chú trọng khách hàng, thiết kế chúng tôi đưa ra có sự đầu tư trong tạo hình showroom, ngoài ra chúng tôi cũng chú ý đến “tính mở” trong không gian để có thể quan sát được không gian bên trong từ bên ngoài.

Sau khi kết thúc cuộc trò chuyện với nhân viên, chúng tôi tiến hành quan sát văn phòng trong thực tế. Chúng tôi được chia sẻ dữ liệu của hệ thống đặt lịch phòng họp, ngoài xác nhận mức độ sử dụng phòng họp, chúng tôi cũng tập hợp cả dữ liệu về tình trạng sử dụng thiết bị văn phòng, cho đến cả lượng tiêu thụ đồ ăn vặt đặt trong văn phòng. Như thế, khi so sánh dữ liệu sử dụng thực tế với thông tin khai thác từ nhân viên, chúng tôi nhận thấy những phần không khớp nhau. Nhân viên gửi yêu cầu mong muốn một số loại phòng đặc định, nhưng quan sát sự chênh lệch giữa phương pháp sử dụng và dữ liệu này, thì thực tế loại phòng cần thiết lại là một loại khác, kết quả là chúng tôi tìm ra giải pháp khác. Khai thác kĩ dữ liệu, quan sát vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau giúp mang đến những giải pháp mới.

Để tìm ra vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết, việc đào sâu một bộ phận các vấn đề đặc định là cần thiết. Để đạt được điều đó, cần tiến hành thử nghiệm và rút kinh nghiệm, quan sát kỹ nhiều nguồn dữ liệu, lắng nghe ý kiến thực tế của nhân viên và cân nhắc cẩn trọng.

Văn phòng Twillio tại San Francisco triển khai công cụ giao tiếp đám mây, coi trọng việc mang đến môi trường cải tiến. Họ đề cao quan niệm của công ty đó là “Để giải quyết được vấn đề lớn, không để bị bó hẹp trong những nhận thức thông thường, không suy đoán vô căn cứ, tìm kiếm những giải pháp mở, trực tiếp, rõ ràng”. Để phù hợp với điều này, chúng tôi đã bài trí phòng họp “un-room” (ảnh thứ 2) thể hiện được tính minh bạch và thoáng mở với thiết kế không trần, không cửa, khác với các loại phòng thông thường. Văn phòng với những đường line được sắp xếp đẹp mắt, thiết kế để lộ vật liệu, sử dụng vật liệu đặt làm thủ công được đánh giá là giải pháp lý tưởng đơn giản nhưng mang đến hiệu quả đáp ứng đòi hỏi của Twillio.

Những xu thế làm việc ở những ngành nghề khác cần nắm được.

Trên đây chúng tôi vừa giải thích về việc khảo sát trong phạm vi công ty, tuy nhiên chúng ta biết rằng cách làm việc tại doanh nghiệp hay xu hướng thiết kế văn phòng khác nhau tùy vào từng lĩnh vực. Cần khảo sát thêm các yếu tố như trong lĩnh vực này thì văn phòng kiểu nào là phổ biến, các cuộc họp có quy mô số lượng người như thế nào và với đối tượng khách hàng nào v.v.. Từ đó, cân nhắc xem có thể đưa vào phong cách thiết kế văn phòng dành cho ngành công nghệ đang trở thành xu thế với mức độ như thế nào là hợp lý. Song song với việc nắm bắt tình hình doanh nghiệp thông qua khảo sát nội bộ công ty, việc nắm bắt được những gì đang xảy ra bên ngoài doanh nghiệp cũng rất quan trọng.

Yếu tố gây bất ngờ trong thiết kế là điều cấm kỵ

Và như thế, chúng tôi đưa những gợi ý có được khi tương tác với toàn thể doanh nghiệp bao gồm cả nhân viên, cấp quản lý đến quản lý cấp cao nhất vào trong thiết kế. Nó trở thành chìa khóa cải tiến phương pháp quản trị doanh nghiệp. Chúng ta cho nhân viên thấy được việc chúng ta đã tích cực trưng dụng những ý hay có được khi trao đổi với họ, đổi lại nhân viên sẽ cho chúng ta thấy họ tích cực sử dụng các thiết kế đó, có thể nói đó là mối quan hệ thật tuyệt vời.

Yếu tố gây bất ngờ trong thiết kế là điều cấm kỵ. Nó không đem lại lợi ích cho ai, và cũng không ai thích cả. Cái gì nằm ở đâu, sử dụng như thế nào, phải được chia sẻ ngay ở giai đoạn thiết kế. Sau khi kết thúc thi công, bắt đầu từ ngày nhân viên có thể chuyển vào làm việc, là thời điểm lý tưởng để phô ra toàn bộ chức năng của văn phòng được thiết kế dựa trên một quy trình hợp lý.

Tại Blitz để tránh phương án thiết kế sai lệch so với yêu cầu của khách hàng, VR được sử dụng để nhìn bao quát hình ảnh dự tưởng khi hoàn thành.

Văn phòng trông ra sao phụ thuộc vào những chức năng của văn phòng được thể hiện như thế nào. Việc cùng  khách hàng xác nhận về từng chức năng đem lại điều gì cho văn hóa doanh nghiệp, từ đó giúp khách hàng cảm nhận chân thực được thiết kế văn phòng có liên hệ mật thiết như thế nào đến sự trưởng thành của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thiện văn phòng, khi khách hàng đi quanh văn phòng, cần giúp họ lý giải một cách rõ ràng ý đồ của thiết kế, ví dụ như chỗ này vì sao lại thiết kế như thế này. Thiết kế được hoàn thành dựa trên sự khai thác những dữ liệu thực tế sẽ mang lại cho khách hàng niềm vui và những trải nghiệm chân thực.

(Xem tiếp : Phần 3)

Người đóng góp

Kazumasa IkomaPhụ trách nghiên cứu tại Frontier Consulting. Dựa trên kinh nghiệm trong khoảng thời gian đảm nhiệm vai trò quản lý văn phòng tại San Francisco, anh tiến hành nghiên cứu về thiết kế văn phòng, văn hoá doanh nghiệp, phong cách làm việc tại Bờ biển Tây, và giới thiệu về hình thái văn phòng lấy con người làm trung tâm.