Worker's Resort

STYLE

SHARE

[Phỏng vấn Seth Hanley – Phần 3] Vì sao văn phòng vẫn sẽ tiếp tục tồn tại khi mô hình làm việc từ xa được ứng dụng

[August 10, 2017] BY Kazumasa Ikoma

Đây là phần 3 cuộc phỏng vấn ông Seth Hanley – người đứng đầu kiêm giám đốc sáng tạo tại Design Blitz.

phần 2 chúng tôi đã trình bày tập trung về sức mạnh của khâu khảo sát tại Design Blitz, tại phần cuối này chúng tôi muốn dành nói về mối liên hệ giữa văn phòng với phong cách làm việc, dành riêng cho các doanh nghiệp đang muốn tạo ra thay đổi trong phong cách làm việc thông qua thiết kế văn phòng.

Văn phòng như thế nào thì sẽ được nhân viên sử dụng tích cực?

Những nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp truyền thống thường có xu hướng để tâm đến suy nghĩ người khác khi làm việc. Nó cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp Nhật đang vướng phải. Khi triển khai phong cách làm việc mới, chúng tôi đưa vào văn phòng những không gian đa dạng như không gian nghỉ ngơi, phòng game v.v.. Tuy nhiên, xuất hiện những lo lắng rằng việc sử dụng các không gian đó làm nhân viên trở nên lười biếng, hay xuất hiện những phàn nàn khi nhìn thấy nhân viên sử dụng phòng game vì cho rằng nhân viên đang không tập trung làm việc, và điều này làm cải cách phong cách làm việc trở nên còn khó hơn.

Đầu tiên, nếu muốn thúc đẩy nhân viên sử dụng những không gian mà công ty cung cấp thì cần có sự tuyên truyền tư tưởng mạnh mẽ từ phía doanh nghiệp. Doanh nghiệp cho nhân viên thấy được tinh thần sẵn sàng tiếp thu những cách làm việc mới và triển khai áp dụng nó trong thực tế. Điều này cần được thể hiện thông qua thiết kế.

Ví dụ như bàn bi lắc với mục đích phục vụ cho giải lao nếu được đặt ở trước phòng cấp trên hay gần bàn của cấp trên thì e là sẽ không ai muốn sử dụng phải không? Hoặc đặt ở chính giữa văn phòng thì cũng không ai muốn chơi. Tuy nhiên nếu việc bố trí vị trí như thế dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng, và truyền đạt được đến nhân viên thông điệp mạnh mẽ “văn phòng cần những nơi giải lao như thế này”, “công ty đang đầu tư vào văn phòng để nhân viên có thể giải lao tại đây”, “công ty mong muốn nhân viên tích cực sử dụng nó”, thì nhân viên cũng sẽ nắm được thông điệp và tận dụng nó tốt hơn.

Văn phòng Skype đặt tại Palo Alto, California, Mỹ.

Nhân viên thường sử dụng tích cực những thứ doanh nghiệp cung cấp, có sẵn tại văn phòng, thuộc chế độ phúc lợi và họ thấy có ích cho bản thân. Đối với những thứ là thử nghiệm mới của doanh nghiệp, nếu đặt tại những vị trí thích hợp thì nhân viên cũng sẽ tích cực sử dụng. Trên thực tế chúng tôi đã nhận được phản hồi tích cực từ nhiều khách hàng mà chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế rằng phong cách làm việc mới đã được đón nhận rộng rãi trong toàn công ty.

Cách làm việc dựa trên tâm trạng – Mood-Based Working (MBW)

Ở Nhật, sau khi công việc kết thúc, thường đi ăn với đối tác, và xúc tiến trao đổi về hợp tác thương mại ngay tại bàn ăn. Cũng tương tự như thói quen làm việc tại quán cafe tại vùng Vịnh San Francisco. Đây là dẫn chứng đơn giản về việc làm việc tại nơi khác ngoài văn phòng.

Ngày ngày, những công nghệ mới được khai phá, và được đưa vào môi trường lao động quanh ta khiến ý nghĩa cũng như chức năng của văn phòng đối với mỗi nhân viên khác nhau. Văn phòng, đối với người này là nơi sắp xếp toàn bộ công việc, đối với người kia là nơi hoàn thành các nhiệm vụ đặc thù, nơi tổ chức họp bàn, hay cũng có những nhân viên sử dụng văn phòng khi cần một nơi để chuyên tâm tập trung.

Bản thân tôi thường làm việc tại quán cafe đối diện văn phòng thiết kế này. Tôi thích tập trung vào công việc của mình trong không gian được bao quanh bởi những người khác. Bản thân tôi muốn mở rộng những cải tiến về phong cách làm việc, tôi muốn làm sao có thể tự do làm việc tại nơi mình thích, trong khoảng thời gian mình thích.

Bên cạnh ABW (Activity-Based Working) là phong cách làm việc thay đổi linh hoạt nơi làm việc ứng với từng nghiệp vụ, coi trọng hiệu quả công việc, thì còn có một phong cách làm việc với hình thức tương tự cũng đang được chú ý đến là MBW (Mood-based Working) có nghĩa là thay đổi cách làm việc phù hợp với tâm trạng của bản thân lúc đó.

Bài viết liên quan: Du nhập ABW vào doanh nghiệp, bắt đầu từ Hack

Có thể khi nói đến MBW thì cảm giác như đây là một khái niệm mới lạ, thực tế thì nó rất đơn giản. Nó có nghĩa là làm việc tại nơi mình cảm thấy có thể đạt được hiệu quả công việc cao nhất. Như tôi lựa chọn làm việc tại quán cafe khi muốn được bao quanh bởi những người khác, hay những nhân viên khác thì lựa chọn làm việc tại một góc riêng khi muốn tập trung, đó chính là ưu tiên tâm trạng.

Văn phòng Microsoft 1355 tại San Francisco

Thời đại này khi cải cách phong cách làm việc khiến mọi người xa dần văn phòng thì giá trị tồn tại của văn phòng từ đây là gì?

Mỗi người có một cảm giác không gian (Sense of Place) khác nhau. Bạn cảm thấy “Đây là nơi dành cho mình”, rồi đây là nơi mình thích, nơi dành cho những hoàn cảnh và tình huống riêng. Văn phòng cũng là một trong số những nơi đem đến cảm nhận như thế thế đối với nhân viên.

Tôi thấy cần làm sao để khiến văn phòng trong cảm nhận của mọi người không chỉ là nơi có sẵn nhiều loại phương tiện hỗ trợ cho người làm việc mà còn là nơi có thể hợp tác với đồng nghiệp, là môi trường tốt nhất để nhân viên làm việc. Dù cho mô hình văn phòng ảo xuất hiện và đem đến một lựa chọn khác, nhưng vai trò của văn phòng là nơi để nhân viên có thể tương tác trực tiếp thì chưa có cái gì có thể thay thế. Đặc biệt trong thời đại đề cao sự hợp tác, văn phòng sẽ chiếm một vị trí quan trọng trong cuộc sống sinh hoạt của chúng ta. Giá trị của văn phòng chưa bao giờ thay đổi là nơi những sáng tạo được nảy mầm.

Tùy doanh nghiệp mà có những trường hợp sự tồn tại của văn phòng không còn cần thiết. Công ty Automattic cung cấp nền tảng blog như WordPress là một ví dụ. Doanh nghiệp này xây dựng cơ chế hơi khác biệt là cho phép toàn bộ nhân viên làm việc từ xa, họ tuyển dụng những nhân sự ưu tú sống ở những khu vực khác nhau và cho phép làm việc tại những địa điểm nhân sự thích. Họ từng có một tòa nhà 2 tầng với tên gọi Automattic Lounge ở quận Soma, San Francisco là nơi nhân viên tập trung vào thời điểm họ thích. Tuy nhiên tháng 6 năm nay, họ đã quyết định sẽ đóng của không gian này, và chuyển hoàn toàn sang mô hình làm việc từ xa.

Doanh nghiệp muốn nhân viên cộng tác với nhau theo hình thức như thế nào, và nhân viên muốn làm việc trong môi trường như thế nào. Kết hợp hai câu trả lời lại, họ đưa ra kết luận là “Không sử dụng văn phòng để làm nơi làm việc”.

Không gian Automattic Lounge sắp bị đóng cửa. (※Thiết kế và kiến trúc không phải do Design Blitz mà do công ty kiến trúc khác phụ trách). Nghe nói rằng cả một không gian rộng gần 1300 m2 mà mỗi ngày chỉ có 5 người sử dụng.

Tuy nhiên, từ kinh nghiệm cá nhân mà nói trong từ “hợp tác” tồn tại mang nhiều ý nghĩa tương tác vật lý. Vậy nên, tôi có nghe người ta nói chuyện rằng do ảnh hưởng của mô hình làm việc từ xa và sự phát triển của công nghệ, “trong tương lai, văn phòng sẽ không còn tồn tại nữa”, nhưng có lẽ là ngược lại. Văn phòng vẫn sẽ tiếp tục tồn tại như một nơi tạo ra sự giao lưu trực tiếp của con người, phục vụ cho cả doanh nghiệp lẫn người làm việc.

Đặc biệt, một vài năm trở lại đây những doanh nghiệp đang tiến hành cải cách phong cách làm việc đã cho thấy nỗ lực đáng kể của mình trong việc lôi kéo nhân viên trở về văn phòng. Để nâng cao hiệu suất công việc cũng như giữ chân được những nhân sự ưu tú, mô hình làm việc từ xa và ABW được đưa vào áp dụng, kết quả cho thấy phần nhiều những ý tưởng mới được nảy sinh tại nơi mà nhân viên có thể giao lưu tự nhiên và thoải mái, và nơi thực hiện được điều này là văn phòng. Việc cung cấp nhiều địa điểm như không gian thư giãn hay không gian cafe trong doanh nghiệp vừa là gợi ý về các phong cách làm việc đa dạng cho nhân viên, vừa hàm chứa hy vọng của doanh nghiệp mong muốn nhân viên ở lại văn phòng.

Trong tương lai, người lao động có thể dễ dàng làm việc tại các địa điểm tự do hơn, văn phòng của doanh nghiệp nơi họ làm việc cũng sẽ trở thành nơi dễ chịu hơn. Có thể thời gian họ sử dụng tại văn phòng sẽ thu hẹp hơn so với hiện tại, nhưng thiết kế văn phòng sẽ làm phong phú đời sống của nhân viên bất kể khoảng thời gian làm việc tại văn phòng ở mức độ nào.

Người đóng góp

Kazumasa IkomaPhụ trách nghiên cứu tại Frontier Consulting. Dựa trên kinh nghiệm trong khoảng thời gian đảm nhiệm vai trò quản lý văn phòng tại San Francisco, anh tiến hành nghiên cứu về thiết kế văn phòng, văn hoá doanh nghiệp, phong cách làm việc tại Bờ biển Tây, và giới thiệu về hình thái văn phòng lấy con người làm trung tâm.