Worker's Resort

TECHNOLOGY

SHARE

Thế hệ IoT tiếp theo có thể sử dụng trong văn phòng là gì?

[March 03, 2020] BY Kazumasa Ikoma

Ngày nay, khi cụm từ IoT đang dần thâm nhập vào một bộ phận xã hội thì ta ngày càng có nhiều cơ hội thấy các thiết bị IoT trong văn phòng. Cùng với đó, các từ như “smart office”, “intelligent work place” cũng được ra đời, và việc cung cấp môi trường phù hợp cho từng đơn bị văn phòng, phòng, nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, trong bài viết kỳ này, chúng tôi sẽ giới thiệu sản phẩm IoT có thể ứng dụng vào văn phòng trong tương lai.

Bài viết liên quan:
[Xu hướng IT năm 2019] Công nghệ thay đổi nơi làm việc và phòng cách làm việc
[Big data và văn phòng] Bước vào kỷ nguyên mà những người kiểm soát dữ liệu sẽ kiểm soát văn phòng

IoT là gì?

IoT là từ viết tắt của Internet of Things có thể dịch là Internet vạn vật. Vai trò chính của IoT là thu thập nhiều dữ liệu liên quan đến cuộc sống thông qua việc kết nội vạn vật xung quanh ta bằng Internet, phân tích dữ liệu đó để nâng cao chất lượng cuộc sống. Vì dữ liệu được thu thập liên tục nên sẽ rất lớn, nó được gọi là “Big data” và rất khó để con người phân tích nó. Vì vậy, các sản phẩm tiện lợi đối với người sử dụng, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đưa ra ý nghĩa từ lượng dữ liệu khổng lồ hay sử dụng kỹ thuật “Machine learning” tự động học khuynh hướng của người sử dụng ngày càng phát triển.

Loại dữ liệu nào bạn có thể tưởng tượng nếu nó có thể giúp bạn thu thập dữ liệu và cải thiện hiệu quả công việc ? IoT ẩn chứa nhiều tiềm năng để xây dựng văn phòng trong thời đại tới.

Lợi ích khi áp dụng IoT là gì?

Lợi ích mà ta có được nhờ smart office là gì? Ta có thể kể tới những lợi ích khi sử dụng các sản phẩm IoT như dưới đây.

  • Quản lý thời gian chính xác
  • Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
  • Tiết kiệm năng lượng tiêu thụ
  • Kiểm soát chi phí vận hành
  • Tăng cường quản lý rủi ro
  • Năng cao năng suất lao động của nhân viên

Vậy trên thực tế, những lợi ích trên được mang lại cho doanh nghiệp dưới hình thức nào? Chúng ta hãy cùng xem kết quả đó thông qua các sản phẩm cụ thể.

Tự động điều chỉnh nhiệt độ phòng đồng thời tiết kiệm năng lượng

Nhiệt độ trong phòng là một trong những yếu tố cơ bản nhất để xây dựng môi trường văn phòng. Tuy vậy, nếu người chịu lạnh kém và người chịu nóng kém cùng ở trong văn phòng thì đây quả nhiên là một vấn đề khó. Sản phẩm IoT sẽ sử dụng dữ liệu và tính toán ra giá trị, nhiệt độ thích hợp nhất. Đây chính là biện pháp giải quyết tình trạng khó khăn nêu trên.

NEST được đưa ra ở đây là 1 thiết bị “Thermostat” điều tiết nhiệt độ phòng tự động. Tập trung vào điểm điều hòa chiếm 60% chi phí năng lượng, người ta đã phát triển nó vào năm 2011 để cung cấp môi trường trong nhà thân thiện với môi trường, hạn chế chi phí năng lượng hơn.

Sản phẩm thế hệ thứ 3 đang được bán hiện nay sẽ học được nhiệt độ ưa thích của người sử dụng sau khi được sử dụng tự do một vài ngày kể từ khi lắp đặt. Sau đó nhờ vào việc thiết bị xây dựng chương trình, nó sẽ điều chỉnh cho phù hợp với nhiệt độ bên ngoài và hình thành thời gian biểu cho nhiệt độ 1 ngày. Đây là giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề vừa đơn gian lại vừa khó khăn là tìm ra “nhiệt độ thích hợp cho tất cả mọi người” nêu ở phần trên. Vì có thể cài đặt giá trị giới hạn điều chỉnh nhiệt độ nên cũng không cần lo lắng rằng nhân viên sẽ tự ý cài đặt nhiệt độ quá lệch.

Thiết bị này được lên chương trình tự động tắt khi tất cả nhân viên rời khỏi văn phòng như là một biện pháp tiết kiệm điện. Ngoài ra, khi ở nhiệt độ nhất định trên màn hình thiết bị có hiển thị hình chiếc lá, đây là cơ chế để khuyến khích người sử dụng tiết kiệm năng lượng. Đương nhiên cũng có thể xác nhận tỷ lệ tiêu hao năng lượng theo thời gian thực, ngoài ra cũng có thể đặt mục tiêu tiết kiệm năng lượng và điều chỉnh nhiệt độ theo đó. Để thúc đẩy cuộc sống quan tâm tới môi trường trên toàn xã hội, công ty cung cấp năng lượng cũng tích cực thúc đẩy việc sử dụng sản phẩm này, hiện nay nó cũng đang dần được phổ cập tại văn phòng và hộ gia đình.

Bài viết liên quan : Giảm hội chứng “presenteeism” bằng cách cải thiện không khí. Giá trị mà cảm biến IOT Awair mang đến cho doanh nghiệp là gì?

Nâng cao tính an ninh

Nơi mà concept “thông tin theo thời gian thực ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào” của IoT hoạt dụng nhất có lẽ là bộ phận an ninh. Với khóa thông minh KISI, nếu có ai đó mở cửa văn phòng vào nửa đêm thì thông tin đó sẽ được gửi đến không chỉ người quản lý tòa nhà mà cả smart phone của người phụ trách tổng vụ của công ty đó. Ngoài ra thiết bị này được trang bị hệ thống để trong trường hợp nhân viên đến văn phòng vào ngày nghỉ không thể mở khóa thì nhân viên tổng vụ cũng có thể mở khóa bằng điều khiển khi ở nhà, giúp quản lý văn phòng một cách đơn giản.

Camera giám sát thông minh mà tiêu biểu là Canary có thể nhận diện được khuôn mặt và hành động của người đó. Nó được lên chương trình để nếu người đó có những hành động đáng ngờ sẽ gửi tình hình theo thời gian thực tới người phụ trách và tự động gửi thông báo đến cảnh sát và phòng cháy chữa cháy.

Ưu điểm lớn nhất của các sản phẩm an ninh thông minh này là có thể mua các sản phẩm IoT khóa thông mình hay camera an ninh có chức năng này với giá khá rẻ. Trường hợp lắp đặt camera chống trộm thông thường tại Nhật sẽ mất khoảng 200.000 yên (~400 triệu đồng) bao gồm cả lắp đặt màn hình trong nhà nhưng camera an ninh IoT chỉ mất khoảng 200~300 USD, tương đương khoảng 33.000 yên vì vậy văn phòng nhỏ cũng dễ dàng lắp đặt được.

Hiện nay công nghệ ngày càng phát triển, việc phát triển các sản phẩm IoT tiến hành kiểm tra an ninh bằng cách sử dụng sinh trắc học – đặc điểm vật lý hay đặc điểm hành động của con người, ngày càng tiến bộ. Gần đây người ta cũng dùng smart phone để mở khóa nhưng đặc trưng lớn nhất của sinh trắc học là không cần nhập password, quẹt hay chạm thẻ, mở khóa…mà vẫn duy trì được mức độ an ninh cao. Bên cạnh đó cũng giảm được chi phí làm hay khi mất thẻ, chìa khóa.

Synel Americas hay FingerTec đang tiến hành phát triển về nhận dạng vân tay có, nhận dạng khuôn mặt có Face Value Technologies, nhận dạng tròng mắt có Eyelock.

Nâng cao tính sáng tạo

Gần đây chúng ta chúng ta thường thấy bảng điện tử có thể viết trực tiếp vào màn hình lớn xuất hiện ở văn phòng nhưng nhờ việc kết nối nó với các thiết bị khác mà phạm vi sử dụng được mở rộng hơn. Đặc điểm nổi bật nhất của bảng này là những người tham gia cuộc họp dù không ở cùng một phòng vẫn có thể xem và ghi nội dung được viết trên bảng điện tử bằng thiết bị trong tay mình theo thời gian thực. Nhờ đó toàn bộ người tham gia có thể tham gia vào hoạt động trao đổi mang tính thị giác và tạo điều kiện thị giác. Ví dụ dù người tham gia ở nơi xa thì mọi người vẫn có thể tự do mở rộng ý tưởng hơn nữa theo thời gian thực tế.

Hiện nay Jamboard của Google và Spark Board của Cisco thịnh hành chủ yếu ở Mỹ và sản phẩm tiên phong tại Nhật Bản là bảng tương tác của Ricoh. Ta có thể nói rằng sản phẩm IoT rất hữu ích cho các công việc trực quan để mở rộng ý tưởng vể mặt thị giác. Liệu nó có là điều thích hợp nhất cho văn phòng hiện đại yêu cầu sự hợp tác và tính sáng tạo?

Jamboard của Google

Bài viết liên quan: 3 năm sử dụng triệt để công cụ “Trello” để quản lý tác vụ! 3 điểm quan trọng khi đưa vào sử dụng.

Điều chỉnh đèn

Gần đây IoT cũng được đưa vào cả đèn và ngày càng có nhiều sản phẩm điều chỉnh ánh sáng phù hợp với từng thời điểm và không gian. Văn phòng không phải là nơi càng sáng càng tốt. Chúng ta có thể có được một nơi làm việc thoải mái hơn nhờ giảm sự kích thích trên mức cơ thể cần.

Photonstar Technology là công ty đã nỗ lực trong vấn đề này. Sản phẩm của họ Halcyon điều chỉnh độ ấm của đèn văn phòng đối với con người, hạn chế ở độ sáng không quá mạnh.

Độ sáng trong tòa nhà thay đổi trong 1 ngày

Như trong hình trên, nó được thiết kế với ánh sáng điều chỉnh đồng hồ cơ thể của những người làm việc trong văn phòng và tự động điều chỉnh lượng ánh sáng theo luồng ánh sáng 1 ngày của mặt trời. Nó được xây dựng theo cơ chế giảm ánh sáng xanh, yếu tố gây lên áp lực lớn cho mắt và cơ thể khi hoàng hôn và cung cấp môi trường ánh sáng gần với tự nhiên hơn. Nếu ở trong văn phòng giữ nguyên mức độ sáng nhất định, cơ thể của người lao động sẽ có cảm nhận được dòng thời gian của 1 ngày một cách tự nhiên và làm tích tụ sự mệt mỏi không đáng có. Nhờ điều chỉnh ánh sáng, sản phẩm này dạy cơ thể quá trình từ ban ngày tới tối và giúp nhân viên làm việc tại đây có cuộc sống điều độ.

Nó có thể đáp ứng từ phòng nhỏ cho đến toàn bộ tòa nhà và còn có thể cài đặt theo yêu cầu của khách hàng. Thiết bị dạng này đã được ứng dụng tại nhiều cơ sở như khách sạn, nhà hàng hay bệnh viện có thể kể đến như trung tâm mua sắm Westquay tại Anh hay trường tiểu học Pumpherston School tại Scotland và ngày càng nhiều cơ hội xuất hiện trong tương lai.

Sử dụng hiệu quả không gian và tài nguyên

Tiền thuê văn phòng chiếm một phần khá lớn trong chi phí kinh doanh và điều quan trọng là có thể giảm không gian lãng phí đến mức độ nào. Đầu tư vào sản phẩm IoT trong lĩnh vực này là cần thiết để sử dụng không gian văn phòng hiệu quả hơn.

Ví dụ sản phẩm của Enlighted, doanh nghiệp start up đặt trụ sở tại Sunnyvaley Mỹ, bố trí cảm biến cho toàn bộ không gian văn phòng, bên cạnh việc có thể nắm được tần suất nhân viên sử dụng từng khu vực, nó còn có thể giúp giảm tiêu hao năng lượng không cần thiết ở những khu vực không sử dụng. Tại Mercy Jefferson Hospital, bệnh viện Công giáo tại Mỹ đã sử dụng cảm biến cho công trình và thay toàn bộ đèn bằng đèn LED sử dụng hệ thống chiếu sáng thông minh Enlighted, nhờ đó họ đã tiết kiệm được khoảng 140.000 USD/năm.

Ngoài ra, Robin trong ảnh dưới đây là sản phẩm chủ yếu kết nối nhiều thiết bị và đặt lịch họp một cách dễ dàng và cũng có thể xem báo cáo tình hình sử dụng không gian theo tuần. Ta có thể nắm được phòng, thiết bị được yêu thích hay múi thời gian mà phòng được sử dụng nhiều nhất cho đến thời gian họp trung bình hay số người tham gia.

Trên màn hình đặt phòng họp như ảnh sẽ hiển thị danh sách phòng và thời gian có thể sử dụng, có thể đảm bảo phòng họp với cảm giác như chọn phim tại rạp. Nhờ việc gắn tablet kết nối ở cửa mỗi phòng, sẽ hiển thị lịch phòng đó được ai sử dụng từ mấy giờ và ngay cả khi phải họp đột xuất bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy phòng trống. Không chỉ dừng lại ở việc đặt phòng, việc quản lý để có thể biết được phòng nào có thể sử dụng được chỉ qua 1 cái nhìn như thế này có thể làm tăng giá trị của văn phòng hơn nữa.

Quản lý tư thế làm việc của từng nhân viên

Thực tế thì tư thế khi làm việc có liên quan lớn đến năng suất lao động của nhân viên, tư thế sai dẫn tới đau lưng sẽ tốn thời gian và chi phí chữa trị. Đây là lĩnh vực các sản phẩm IoT nổi trội ở khía cạnh vực xem xét kỹ hơn các vấn đề của từng nhân viên.

Tại Stir nơi cung cấp đồ nội thất văn phòng tiên tiến cũng sử dụng cảm biến và xây dựng hệ thống tiến hành phân tích về tư thế làm việc của người sử dụng từ dữ liệu thu thập được. Cơ chế của thiết bị này là quản lý dữ liệu của người sử dụng trên cloud nên có thể nắm được thời gian ngồi hay đứng làm việc trong 1 ngày và đưa ra feedback.

Ưu điểm của sản phẩm này là có thể sử dụng được cho cả phong cách làm việc “flexible seating”, làm việc tại nơi mà mình yêu thích chứ không cố định bàn trong văn phòng. Gần đây phong cách làm việc tại vị trí ưa thích đang dần xâm nhập vào nhiều doanh nghiệp, Dudy Bartel, Facility Manager của văn phòng Google San Francisco đã phát hiện ra rằng chỉ 40% bàn trong văn phòng được sử dụng và áp dụng flexible seating. Đây là một điểm quan trọng để cải thiện tư thế làm việc dù nhân viên ngồi tại bất cứ đâu phù hợp với sự đa dạng hóa phong cách làm việc.

Herman Miller, hãng sản xuất đồ nội thất văn phòng có trụ sở chính tại Michigan đang sử dụng bàn thông minh T2 kết nối với smartphone, có thể điều chỉnh độ cao để tư thế làm việc không giống nhau trong suốt 1 ngày. Anderson, Director of Product and Portfolio Strategy của công ty này dự đoán rằng sự phát triển lớn trong giải phát IoT những năm gần đây phụ thuộc vào hệ thống quản lý tòa nhà như quản lý an ninh hay năng lượng nhưng các giải pháp trong tương lai sẽ có mối quan hệ mật thiết với việc cải thiện trải nghiệm hằng ngày của người lao động tại nơi làm việc.

Doanh nghiệp cạnh tranh Steelcase cũng đang nỗ lực trong công nghệ cảm biến cho nội thất văn phòng thế hệ mới và phát triển các sản phẩm có thế học được sở thích của người sử dụng theo thời gian. Dường như văn phòng nắm bắt được người sử dụng, có thể tự động điều chỉnh phù hợp với độ cao hay hình dáng yêu thích chỉ bằng việc di chuyển không còn là tương lai xa nữa.

Thúc đẩy quan hệ sáng tạo giữa mọi người

Công ty Humanyze đặt trụ sở tại Boston phát triển sản phẩm chú trọng tới đặc trưng trong quan hệ giữa người và người trong đoàn thể. Chỉ bằng việc đeo thiết bị có tên Sociometric Badge vào cổ, nó có thể đo khoảng cách với đồng nghiệp, thu thập các dữ liệu như tone, độ lớn giọng nói, tốc độ, số lần phát ngôn, thứ tự nói… Hơn nữa, nó có thể sử dụng dữ liệu đó để phân tích xem liệu mối quan hệ được hình thành có phù hợp với mục tiêu kinh doanh tại nơi làm việc hay không và đưa ra gợi ý để cải thiện mối quan hệ giữa mọi người trong văn phòng.

Mọi người đều biết rằng các ý tưởng mang tính cách mạng thường được sinh ra trong những cuộc nói chuyện tình cờ, có thể nói sẩn phẩm IoT thích hợp nhất để tìm ra điểm cải thiện nhằm tăng tương tác giữa người với người. Nó còn có thể giá trị hóa tỷ lệ phát ngôn của người tham gia họp.

Trên thực tế, sản phẩm này đã mang lại kết quả trên rất nhiều ngành nghề, tại Bank of America đã có báo cáo kết quả rằng năng suất lao động đã tăng 10% sau khi sử dụng. Cubist Pharmaceutical, công ty dược phẩm sinh học tại Lexington Massachusetts cũng đã cải thiện được vấn đề vì biết được rằng các nhân viên ít tương tác với nhau vì có nhiều người ăn trưa hay ăn tối tại bàn của mình. Đặc biệt, sự tương tác giữa những người phức tạp là một vấn đề chỉ có thể được cải thiện với IoT.

Công nghệ này đang tiếp tục phát triển với hình thức IoT và ngày càng có nhiều cơ hội được sử dụng tại văn phòng. Phải chăng chúng ta nên bắt đầu cân nhắc sử dụng những thiết bị này để xây dựng văn phòng trong thời đại mới.

Tài liệu tham khảo

  1. Give Your Office an IoT Makeover With This Smart Tech
  2. The Future of IoT and the Intelligent Workplace
  3. IoT at Work: Is Your Office Wired for Success?
  4. What the Internet of Things Will Bring to the Workplace
  5. How the Internet of Things Is Changing Work

Người đóng góp

Kazumasa IkomaPhụ trách nghiên cứu tại Frontier Consulting. Dựa trên kinh nghiệm trong khoảng thời gian đảm nhiệm vai trò quản lý văn phòng tại San Francisco, anh tiến hành nghiên cứu về thiết kế văn phòng, văn hoá doanh nghiệp, phong cách làm việc tại Bờ biển Tây, và giới thiệu về hình thái văn phòng lấy con người làm trung tâm.