Worker's Resort

SHARE

 

Quản lý tác vụ như thế nào?

Môi trường làm việc trong thực tế có sự tham gia của rất nhiều thành viên cũng như rất nhiều dự án cùng chạy một lúc. Để mục tiêu được sáng rõ và thông tin được quy về một mối thì việc quản lý tác vụ là cần thiết. Mọi người đang sử dụng phương pháp nào để quản lý? Trong số những phương thức quản lý tác vụ đã được tạo ra, có lẽ có rất nhiều người đang sử dụng công cụ quản lý kỹ thuật số vì nó giúp chia sẻ tác vụ ngay tức khắc phải không ạ? Chúng tôi cũng đã 3 năm liên tiếp sử dụng công cụ quản lý tác vụ kỹ thuật số “Trello”. Trong bài viết này, tôi xin giới thiệu về “3 điểm quan trọng khi đưa vào sử dụng Trello” đúc kết trên trải nghiệm của bản thân trong quá trình sử dụng.

“Trello” là gì?

“Trello” là công cụ theo phương thức JIT giúp quản lý một cách trực quan các tác vụ thông qua thao tác di chuyển các thẻ. Cũng giống như việc dán giấy note trên tường, người sử dụng có thể tự do drag (đính lên) và drop (gỡ xuống). Với cấu trúc nền tảng là sự kết hợp giữa giao diện tương tác dễ hiểu và rất nhiều công cụ bổ trợ bên ngoài (như Slack、Github、Salesforce…), giúp cung cấp dịch vụ một cách đa dạng. Ngoài ra, việc sử dụng miễn phí trên phạm vi rộng cũng là điểm hấp dẫn chúng tôi bắt đầu thử nghiệm công cụ này.

 (Hình ảnh trên HP của Trello)

 “Trello” bắt đầu phát triển như một dự án nội bộ của công ty Fog Creek Software tại New York, đến năm 2014 Trello Inc thành lập và hoạt động độc lập. Tháng 1/2017, được Atlassian chi nhánh tại Úc thu mua lại và hoạt động cho đến thời điểm hiện tại.  Atlassian công bố Trello chính thức gia nhập thị trường Nhật Bản vào ngày 16/11/2017. Từ năm 2018, dự kiển bắt đầu phát triển chính thức.  Tại thị trường châu Á, Nhật bản được kỳ vọng là quốc gia có tỉ lệ người sử dụng cao và thị trường sẽ mở rộng nhanh chóng.

Điểm thứ nhất: Điều quan trọng là dễ dàng đăng nhập vào công cụ

ID và mật khẩu là yếu tố cần thiết đối với ứng dụng kỹ thuật số. Theo đó, việc thiết lập rất nhiều ID và mật khẩu là không thể tránh khỏi, dẫn đến những tình huống mà có lẽ ai cũng đã từng một lần gặp phải như quên mật khẩu và không thể đăng nhập. Người sử dụng “Trello” có thể đăng nhập bằng một trong hai cách là đăng nhập qua tài khoản Google hoặc đăng nhập qua ID và mật khẩu (ID và mật khẩu được tự động lưu), chỉ cần một lần đăng nhập là có thể tự động đăng nhập vào những lần tiếp theo.

Gần đây, phương thức đăng nhập như thế này trở thành hiển nhiên, dẫu nói là hiển nhiên nhưng nó là tiêu chuẩn quan trọng khi sử dụng ứng dụng kỹ thuật số. Mặc dù là công cụ giúp tăng hiệu suất, nhưng nếu bị vấp ngay ở bước đăng nhập đầu tiên thì lại thu về tác dụng ngược lại. Và thêm nữa, khi cổng truy cập thay đổi, ID và mật khẩu cũng cần phải nhập lại, khiến phương pháp quản lý ID và mật khẩu cũng cần được chú trọng hơn. Ngoài ra, nếu đứng ở quan điểm bảo mật, cũng cần phải tính toán đến sự cần thiết của việc “nhập ID và mật khẩu cho mỗi lần đăng nhập”. Chúng tôi nâng cao bảo mật khi truy cập đến các cổng, lựa chọn phương pháp đăng nhập tiện lợi, nhưng chúng tôi cũng khuyên các doanh nghiệp tùy vào yêu cầu về mức độ bảo mật của doanh nghiệp mình mà lựa chọn phương thức đăng nhập phù hợp.

Điểm thứ hai: Bắt đầu đưa vào sử dụng một cách từ từ

Chúng tôi đang sử dụng “Trello” để quản lý tiến độ của gần 2000 dự án. Trello giúp chúng tôi quản lý được tiến độ theo danh sách một cách trực quan dễ hiểu từ giai đoạn phát sinh (chưa bắt tay vào) đến giai đoạn trình đề án và đối ứng, giai đoạn tuyển chọn, giai đoạn chuẩn bị triển khai, giai đoạn triển khai, giai đoạn hoàn thành. Những dự án trượt, hủy hoặc bảo lưu cũng được lưu lại, phục vụ cho việc lập đối sách sau này.

 (Hình ảnh trên là quản lý dự án “chia theo tiến độ”)

Tuy nhiên không phải chúng tôi sử dụng phương pháp này ngay từ đầu. Khi mới đưa vào sử dụng, chúng tôi để các chi nhánh cân nhắc và tự do lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp. Và xuất hiện hai cách thức vận hành. Chi nhánh đông nhân sự lựa chọn quản lý dự án chia theo tiến độ, trong khi chi nhánh ít nhân sự lựa chọn quản lý dự án chia theo người phụ trách. Chúng tôi tiến hành song song hai phương thức quản lý trong một thời gian nhất định và quan sát để chọn lọc ra điểm lợi và điểm bất lợi của mỗi phương thức.

 (Đây là quản lý dự án “chia theo người phụ trách”)

 “Quản lý chia theo tiến độ”

Mặt lợi: Nhìn một cái là có thể nắm bắt được tiến độ của các dự án

Mặt bất lợi: Để nắm được khối lượng công việc chia theo người phụ trách thì cần phân loại, và cần nhân sự và thời gian để xác nhận.

 “Quản lý chia theo người phụ trách”

Mặt lợi: Có thể ngay lập tức nắm bắt lượng công việc một cá nhân phụ trách, dễ dàng phân chia công việc.

Mặt bất lợi: Vì quản lý theo thẻ nên khó nắm bắt được tiến độ dự án. Ngoài ra, mọi người dễ bỏ qua chức năng cài đặt thành viên. (vì quản lý danh sách theo từng cá nhân nên không cần thiết nữa.).

Kết quả là chúng tôi đã quyết định không dùng cách quản lý chia theo người phụ trách gây lãng phí những tính năng tiện lợi đã được xây dựng (tính năng thiết lập thành viên và tính năng nhóm thông tin theo mục), mà sử dụng thống nhất phương thức quản lý chia theo tiến độ. Ban đầu khi đưa vào, cần một khoảng thời gian kha khá để học cách thao tác và nắm bắt đặc trưng của công cụ. Trước hết không nên lập ra những quy định phiền phức, chấp nhận thử nghiệm và thất bại, bắt đầu một cách chậm rãi.

Điểm thứ ba: Thử mở rộng phương pháp sử dụng

Quản lý tác vụ với phần chủ đạo là quản lý tiến độ thực hiện tác vụ gì như thế nào và đến khi nào, dễ khiến phương pháp quản lý từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc rơi vào trạng thái một chiều. Nhờ phương pháp quản lý tiên tiến chúng tôi quan sát một cách trực quan các tác vụ trong nội bộ và triển khai hệ thống xoay quanh chu trình PDCA dựa trên sự tương tác hai chiều.

Tác vụ cần thiết khi tiến hành công việc hàng ngày, nếu so sánh thì ai cũng có thể làm được từ khâu lên kế hoạch đến khâu tiến hành. Tuy nhiên cái khó chính là làm sao liên tục hóa các tác vụ như rút kinh nghiệm sau khi tiến hành, hay xử lý những vấn đề mới phát sinh. Chúng tôi tách bạch rõ ràng giữa người phụ trách tác vụ, phụ trách hệ thống với người sử dụng, và thực hiện theo như trình tự dưới đây.

Để giải thích một cách dễ hiểu về việc quản lý tác vụ tiến hành như thế nào, xin được dẫn ra một ví dụ về việc “vận dụng danh sách luật” như luật phòng cháy chữa cháy và luật kiến trúc cơ bản cần thiết vào thiết kế văn phòng.

Đưa những tác vụ cần thiết lên kế hoạch   → ②Cân nhắc nội dung → ③ Tiến hành → Vấn đề phát sinh! → ②Cân nhắc nội dung (một lần nữa) → ③ Thực hiện →  ④ Đang tiếp tục tiến hành thuận lợi →→→ Phát sinh sửa đổi về luật ! (Người phát hiện ra sẽ điền yêu cầu chuyển thẻ sang ⑤ Có yêu cầu! (một lần nữa) →Người phụ trách xác nhận nội dung, chuyển thẻ sang ⑥ Đang kiểm tra yêu cầu → Chuyển sang ② Cân nhắc nội dung hoặc ③ Đang tiến hành (nếu là yêu cầu đơn giản nào thì sẽ đưa ra đối sách).

Các thẻ được di chuyển từ trái sang phải và từ phải sang trái, cập nhật nội dung để liên tục cải tiến. Cần tận dụng phương thức JIT tích hợp trong Trello để mở rộng phương pháp sử dụng, đem lại cảm giác dễ dàng sử dụng hơn nữa và tạo cơ hội để công cụ này ăn sâu hơn nữa trong công ty.

Giống hệt như Lego Block!

Nếu dùng một từ để mô tả về Trello thì đó là giống hệt như Lego Block. Cấu trúc vô cùng đơn giản, và có thể sáng tạo ra nhiều cách chơi (cách sử dụng). Ngoài ra, trong trường hợp có lỡ thao tác vội thì dữ liệu cũng không bị mất mà hoàn toàn có thể phục hồi về thời điểm mong muốn dựa vào lịch sử chỉnh sửa, chính vì vậy kể cả những người không quen với công cụ kỹ thuật số cũng có thể dễ dàng sử dụng.

Tham khảo 3 điểm quan trọng khi đưa vào sử dụng Trello mà chúng tôi nêu trên đây, hy vọng các bạn sẽ thử nghiệm với Trello và quản lý tác vụ một cách hiệu quả.

Recommended