防止新员工离职的”On-Boading” 有效引入的方法?
[January 08, 2021] BY Anna Onishi
人力资源领域受关注的On-Boading
无论公司规模如何,许多公司面临的管理问题之一是“雇员保留率”。 由于疫情,使用数字解决方案的远程工作和业务管理等在线业务推广已经增加,这已成为越来越紧迫的问题。
对于公司而言,花费时间和费用雇用员工,而员工们以无法融入公司文化或不知道如何提高技能为由离职的话,会给企业带来巨大的损失。此外,即使对于立志进入公司的员工,他们也希望避免“公司文化和自己想要的工作方式”以及“工作内容和技能”之间的不匹配。
为了解决这些问题,欧美的人力资源中心已经开发了“On-Boading”制度,日本公司也已开始引入。
什么是On-Boading
On-Boading是源自“On-Boad(在飞机或轮船上的状态)的术语,最初指的是一种可帮助机组人员和乘客平稳地适应舷内环境的机制。 从中衍生出的HR术语是指帮助新雇用的员工熟悉组织并尽快发挥积极作用的过程。
在人力资源技术先进的国家美国,已经有多家企业引入了该制度以防止人员流动。
例如Google公司,入职之前,不仅会有On-Boading团队与您联系,而且还会收到来自面试官,经理和同事的欢迎电子邮件。此外,还有在加入公司的第一天举行的情况介绍会上分享谷歌的文化,愿景和价值观,并在前辈员工的支持下以小组形式共进午餐等对策。
那么,这些On-Boading计划是否有助于防止人员流失? 以人力资源和组织开发为目的的美国的非营利组织“人才发展协会”(ATD)于2019年会议上的一次演讲中发布了以下数据。
在新入社的美国员工中
・ 22%在45天内离职
・35%在6个月内离职
・ 87%的人无法确认是否可以持续工作6个月
・如果ON-Boading制度良好,则有69%的人可能会工作3年以上
此外,讲座还谈到了平衡“新员工的需求”和业务战略所必需的“业务需求”的重要性。
随着公司规模的扩大和员工人数的增加,建立组织文化和匹配的难度将不可避免地增加。 即使在这种情况下,也认为实施兼顾两者的ON-Boading计划将降低离职风险。
在日本ON-Boading越来越受关注的原因
在欧洲和美国已普遍的ON-Boading,最近几年才开始在日本被使用。 随着疫情影响全面开展的远程工作的存在开始再次受到重视。
例如,与上班并进行面对面交谈的情况不同,在许多情况下,远程工作仅需要最少的必要交流。但是,即使可以在线解决业务问题,也很难创造机会了解团队氛围并很难与不直接参与的部门联系。 因此,新员工需要更加谨慎地熟悉公司。
2020年,紧急事态的宣布和4月的招聘季节重叠,为避免三密,许多公司不得不为新员工进行在线培训。 如何在线上解除新员工的焦虑,发展他们的技能,以及创造一个可以发挥积极作用的环境。为了解决这个问题,适应远程工作时代的On-Boading措施正在备受关注。
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引入On-Boading的好处和案例
那么,引入On-Boading有哪些具体好处? 从防止离职的角度进一步挖掘的话,具有以下优点。
・新员工敬业度提高
・削减招募新人的费用
・新员工短期内形成战斗力
・提高团队凝聚力
・加强组织内部的合作
为了创建一个新员工可以轻松适应的环境,除了在公司内部共享任务外,有必要建立一个能够平稳实施的系统,即使在实施过程中,团队内部以及跨部门的合作也是必不可少的。 因此,有些公司将On-Boading作为所有员工的工作,而不单单是人力资源的工作。
以下是介绍导入公司的主要具体举措。
1.加入公司前的面谈/欢迎板
在职业中期招聘的情况下,通常的流程是在接受面试后接受offer,但除此之外,我们还将与老板和人力资源部进行入社前面试。 当时,通过传达未来流程和具体工作内容来要求他们想象自己的工作,并防止加入公司后出现空白。 此外,一些公司通过征询团队成员的信息并创建欢迎板来欢迎新员工。
2.导师制度
除了直接上司外,越来越多的公司正在引入年龄和资历相近的员工作为支援的“导师制度”。例如详细的公司规则和人际关系,难以向上司倾诉的烦恼等,帮他们创建可以协商的伙伴,以消除他们的焦虑并提高满意度。
3.交流支持
为促进工作时间以外的交流沟通,公司补贴午餐聚会和饮酒聚会的费用也是On-Boading的一部分。在线上,网络会议工具的利用也很常见。通过工作场所以外的交流,可以增强凝聚力,与其他部门人员的相遇可能是职业设计的暗示,并且有望提高工作动力。
对提高On-Boading效率有用的工具
有助于提高效率的在线工具可以为限定的人员提供热情的的支持。除On-Boading外,还有可用于销售培训,演示,项目管理等的工具,并且使用范围不仅限于人力资源工作。
1. MotifyHR
针对人力资源开发的“ Motify HR”平台是一种有助于提高员工敬业度的工具。 公司的任务之类的必要信息会在正确的时间传递给新员工,而对人力资源开发有用的信息则会定期传递给上级。
还可以在该工具上保留一对一的日志,让公司和团队实施调查成为可能。 尽管有许多海外支持工具,但是MotifyHR由日本公司运营,因此易于使用,并且研讨会和后续活动的热情也很吸引人。
2. Kahoot!
Facebook公司的培训中草用的,智力测验工具“ Kahoot!”。最初用于教育环境,具有强大的学习元素,公司历史和公司规则等以玩游戏的感觉,快乐的学习。
由于将公布测验结果和排名,能令人兴奋也是其优点。容易变成单项培训的研修,变为自愿参加的同时,又想获得必要的知识的时候,推荐这款工具。
3. Asana
美国项目管理工具“ Asana”也有一个On-Boading入职清单, 总结了为新员工加入公司准备的项目,这些项目可以手动进行定制。 由于是以所有团队成员都可以使用为前提的,因此一目了然地方便查看进度。
尽管On-Boading不是主要目的,但当你希望集中化包括任务管理在内的工具时,它也会很有用。
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如何进一步增强On-Boading的效果
随着远程工作的引入,公司内部沟通不足正成为一个问题,对于新员工需要比以往任何时候都更加礼貌和有效地跟进。 On-Boading作为一种有效的手段,有望在未来进一步增加其在日本的存在感。
On-Boading成功的关键点之一是开始的时间。 我们引入的数据介绍了有22%的员工在45天内辞职,但是防止加入公司后出现差距是导致人员流动减少的重要方法,也可以说加入公司之前的努力决定了是否成功。例如,入社前面谈和团队欢迎信息可以作为激励员工加入公司的一种方式,并且相对容易引入。
此外,即使加入公司后很难在培训中引入新工具,也建议利用现有工具,例如使用公司已使用的Zoom室与其他部门进行沟通等。
与On-Boading相关的措施,不仅对新员工,对防止全公司员工的离职也有用。导师制度的持续,进行定期面谈,活用任务管理工具等,不仅限于刚加入公司后,而是提供长期的支持,才有可能让员工安定并确保优秀的人才留下来。