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导入用户体验的办公室和分散化的工作场所- WORKTECH20 Tokyo报告
[December 11, 2020] BY Chinami Ojiri
“ WORKTECH”每年都会在世界各地的城市举行，主题是工作风格和工作场所，但是2020年由于COVID-19疫情的影响，改为在虚拟会议上举行。 WORKTECH学院院长杰里米·迈尔森（Jeremy Myerson）表示，这次的疫情在过去70年来最大程度地破坏了全球经济模式和工作场所，与此同时，他强烈指出,人们在对未来工作风格的思考上,没有比现在更合适的时间了。
本文介绍了2020年10月7日至10日举行的WORKTECH 20 Tokyo的一部分内容。 在WORKTECH20 Tokyo的虚拟活动中，来自日本，海外活跃的演说家做了10场演讲，这些演讲涉及工作场所，房地产，技术和创新等各个领域。 面对前所未有的局势，这一活动从各种角度为未来的工作方式和工作场所将如何变化提供了提示。
加速工作方式的变化
在这次活动中，多位发言者表示，基于在家工作和在线会议为前提的工作方式的变化,工作场所将不再是指单一的地方，而是将根据目的来分散化。 我们可以看到包括虚拟场所在内的多样化的工作环境的前景。
经常被视为新工作风格的新标准的远程办公已经在东京首都圈中被大约90％的公司实施，并且大约40％的公司已经引入了卫星式办公室（来自Zymax Real Estate Research：关于首都圈企业的工作风格和工作场所的调查（2020年8月实施）。此外，关于疫情收敛后的工作方式，调查结果是倾向于公司上班的（39.1％）略高于倾向于远程办公的（33.0％），并且作为工作场所今后的方向，回答“适当的分开使用办公室上班和远程办公（54.1％） ”的企业是最多的。
朝着江户时代“螺旋状回归”的我们的未来
另外，作为此次活动的白金赞助商的国誉公司工作风格研究所所长山下先生说，“疫情后的生活和工作方式”让时代螺旋式的回归，目的地是日本的“江户时代式的城市形象和生活方式。” “江户时代的人们不受时间限制，复合型工作是正常的。在空余时间，他们灵活地工作，例如参加本地志愿者等。”
这与三菱综合研究所自2017年以来倡导的“逆向参勤交替构想”相同，也就是由于社会重组的活跃，使远离办公室和组织的劳动力被地域和个人活动重组的“激情经济”活跃化的想法。 换句话说，这是同时实现工作方式改革和区域振兴的构想。
未来工作场所的启示是“ HUB＆SPOKE构思”
那么，以工作方式为导向的工作场所和办公地点的优越性将如何变化？
Zymax房地产研究所的高级研究员石崎先生提出了“ HUB＆SPOKE概念”作为一种新的工作场所趋势。 这是疫情以来一种引起全世界关注的新的工作风格概念，其灵感来自车轮的中心HUB和连接车轮中心及其周围的SPOKE。 换句话说，总公司办公室(HUB)的周围,郊区办公室和自己家里办公室（SPOKE）分散开来，并且每个都作为新的工作场所有机地连接在一起。
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此外，立顿·罗杰斯律师事务所合伙人斯图尔特·利普顿爵士也谈到了包括城市构造的办公空间的ABW，并说“也可以提出一个包括公园和公共空间等公共场所的解决方案。” 郊区办公室（SPOKE）的形式不限于现有的办公室空间，还有共同工作空间和附属办公室等，并且预计对替代办公室功能的场所的需求将会增加。
作为参考，由Zymax房地产研究所进行的2020年灵活办公市场调查（2020年1月实施）中，研究了疫情前东京23区的办公室存量和灵活办公市场，发现灵活办公室的八成以上都集中在都心部5个区（千代田区，中央区，港区，涩谷区，新宿区）。 另一方面，约有90％的员工家附近最近的地铁站都在周边的18个区，因此可以说在家附近工作的选择很少。
左：办公室库存的分布/右：灵活办公室的分布
(图像来自灵活办公室市场调查2020年)
东京23区通勤上班的员工最近的地铁站的分布
(图像来自灵活办公室市场调查2020年)
疫情之前，作为2020年东京奥运会和残奥会期间交通拥堵的对策,企业被要求采取员工不去市中心上班的对策,但从HUB＆SPOKE构思开始,社会性的ABW建设的必要性将继续提高。
办公室的机能被限定，体验将更受重视
疫情大流行之后，全球性房地产综合服务公司高纬环球（Cushman＆Wakefield）实施了“ 6英尺办公室”，该办公室利用设计来保持人与人之间的距离，作为新工作场所标准的原型被各种企业用作参考。 但是，同时也是东京WORKTECH20演讲者和上述公司占领业务绩效部门负责人的Despina Katsikakis指出，“ 6英尺办公室”只是临时的, 并不是一种长期的解决方案。
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那么，随着远程工作和HUB＆SPOKE被确立为新常态，从中长期来看，未来的办公室将是什么样子，它将发挥什么作用？
办公室也需要用户体验
许多发言者都指出，未来的办公室形象将是一个员工”带着明确目的访问的场所”，是一个”重视经验和人员”的办公室。
开头提到过的WORKTECH学院的杰里米（Jeremy）说：“对于办公室来说，能为员工提供创造物理的，心理的和理智的印象的体验（超级体验）非常重要。”不仅仅是劳动，通过培训，创新活动和沟通等等,还必须增加特殊的体验价值=目的。 作为体验价值品牌，在商业建筑和商店中采用的用户体验同样也适用于办公室。
谋求办公室高级化的BASIC机能
国誉的山下先生说，以不规定场所的ABW x技术为基础，并在此基础上对办公室的功能取舍做选择。 预计仅高级功能将留在办公室中，并且将需要围绕“助推性，真实性，专业性，交互性和机密性”五个功能（即“ BASIC”）开发新的办公环境。他补充说，不一定必须在总部保留每个功能，而是可以通过活用HUB＆SPOKE的特性,并使用共享办公来提供这些功能。
由技术驱动的工作场所应有的状态
正如2019 WORKTECH LA / NYC报告中提到的那样，办公技术的发展逐年加速，但是在疫情大流行的影响下，技术将进一步推动未来的工作方式和工作场所是毫无疑问的。
例如，由于疫情大流行而被追加的办公技术的作用之一就是“感染控制解决方案”。 如活用AI摄像机避免3密（密接/密集/密闭）和测量体温。此外，通过结合面部识别技术和AI，实现对办公室入口，电梯，门和照明开关之类的最小化的触摸,以防止感染的扩大, 这种新的非接触式办公室样板已经开始实现。
亲自操刀了世界上最智能的办公楼The Edge的房地产巨头OVG Real Estate＆EDGE的创始人兼首席执行官Coen van Oostrom说：“对于技术,人们前所未有的持开放态度。”
The Edge还是引入“以APP为中心的工作”的先驱，该应用成为了工作风格的平台。根据拥挤程度和空气环境来搜索和确保办公室座位，搜索同事的下落，解锁储物柜和门等等,通过一个APP就能操作。The Edge配备了约28,000个传感器，该空间本身读取适合每个人的工作方式，将其转换为数据，并支持适合每个员工的工作方式。
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另一方面，关于数据使用的担忧，Coen先生说：“有必要慎重考虑大数据的使用。应用程序的设计必须考虑到个人信息，以免成为“智能化=数字监控”。” 此外，关于如何利用数据，“我们还没有进入定义业务模型的阶段，但是有很多机会使用数据来优化建筑物。现阶段，我们可以说创造支持健康和可持续性的环境方面, 技术的使用是合理和有益的。 未来的障碍是使用建筑物的人的信誉能否得到维持。”
心理健康是世界共通的课题
此外，疫情流行导致社会状况迅速变化，心理健康已成为全世界的课题。 预计将和病毒长期战斗的时代，对企业和员工来说，这是一个不可避免的话题。
最近发布的Oracle公司和Workplace Intelligence公司以11个国家（美国，英国，阿联酋，法国，意大利，德国，印度，日本，中国，巴西，韩国）的员工为对象的一项新调查（2020年10月8日发布，2020年7月16日至2020年8月4日实施调查）显示，有70％的人表示2020年是迄今为止最感到压力，最焦虑的一年。78％的员工受到心理健康的不利影响，而85％的员工表示工作中的心理健康问题（压力，焦虑，极度疲劳）也会影响他们的个人生活。
就创建未来工作风格的力量进行了专题讨论后，伦敦商学院经营管理学教授Lynda Gratton提出了作为心理健康关怀的核心，理解“员工的生活文化”得重要性。
组织和领导者需要了解他们的员工所处的环境以及他们所做的牺牲。 例如，对于有孩子的员工，在远程工作环境中很难区分公私，并且界限变得模糊。 他还说，心理健康关怀问题不是统一的，例如因难以处理的工作量而感到不堪重负，感到极度疲倦，一个人生活的员工由于没人倾诉工作上遇到的事而感到不自在和孤独等等。为了创造一个可持续的舒适的工作环境，组织和领导者需要了解员工所处的环境以及他们做出的种种牺牲。
用AI关注员工内心
Linda补充说，利用 AI的心理健康关怀也是一种重要的手段。实际上，就心理健康关怀而言，许多员工对技术的期望比对人的期望更高。在上述调查中，有82％的员工表示，他们更愿意使用机器人来获得心理健康关怀。
理由似乎是AI的优势在于可以在“非片面的环境”和没有偏见的条件下进行咨询。此外，有76％的员工认为公司应比以往任何时候都需要更加保护员工的心理健康，这使心理健康关怀成为企业和领导者的当务之急。
所需的领导能力和理想的团队建设
领导者和企业面对复杂性和未知的世界应该怎么做？对于这个问题，留下卓越成就的变革型领导者,被称为“美国最伟大的战士之一”的前司令官斯坦利·麦克莱斯特（Stanley A. McCrystal）提及：“领导者并不总是正确的。应该谦虚地接受自己不知道解决方案的事实，不固执于维持现状。” 在当今需要速度和灵活性的世界中，领导者需要理解“物理空间和虚拟空间之间的信息流通和交流方式是不同的”。
斯坦利解释说，数百年来，在团队建设中有效利用物理空间环境已促进了效率和专业知识。团队之间的沟通不仅取决于物理空间的布局和设计，还取决于员工之间的连接和组织中关键人物的位置。
他还从他在战场上的经验中谈到了“数字化领导”的重要性。 当时，史丹利（Stanley）指挥对伊拉克的战争，但由于基地分散,不同组织组成的小组却持怀疑态度，为了摆脱这种情况，他尝试使用在线会议来有效地连接整个组织。
刚开始时出现了一些问题，例如与会成员没有聚集在一起，只有某些成员发言，但是他试图了解组织中每个人的状况和环境，并积极地与他们交谈以听取他们的意见。他说：“由于在线交流中视觉和听觉信息的分量很大，我们更加重视对面部表情和视线的管理。” 斯坦利还补充说：“以前在办公室里看到的领导力，团队建设和沟通都暂时丢失了。这不是虚拟的，自然的复制，必须有目的的重做这一过程。”
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斯坦利说，团队建设就好比是“将组织里每个人的神经元联系起来”。 “通过有效的数字化交流+文化联系，我们将组建一支充满活力并激发创新的团队。此外，我们将继续定期检查团队是否在团队内部和外部发挥作用，分析数据,并随时进行调整。但这里要注意的是，不是数据来帮我们做决定。而是领导者根据经验，直觉，沟通方式，来负责思考前进的道路。 ”
概要
虽然这次只介绍了在东京WORKTECH 20大会上发言的部分内容，但我认为这对于因疫情大流行而加速的新工作方式的考察，是一个有用的提示。文章开头介绍过的WORKTECH学院院长Jeremy说：“工作方式和工作场所会影响城市结构。除了灵活的工作场所外，从汽车优势到自行车，步行者优势，城市绿化等，都是进行可持续发展的城市开发的机会。”
长期以来一直以“工作方式改革”闻名，并被要求具有尊重工作与生活平衡的多样化和灵活的工作方式的日本，自疫情大流行以来加速步伐的同时，笔者也感到有必要对以前未有的新的思想和价值观进行改革。我会继续关注工作方式，工作场所的趋势和新动作。