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出社上班时、有效利用“面对面交流”的优点的办公案例
[February 19, 2021] BY Wataru Ito
通过混合工作看到的课题
疫情流行的当今，强调面对面交流的办公室正受到关注。在一些公司正在考虑缩小或解约办公室时，一些公司正在重新考虑办公室的角色并积极投资。 其背后是远程工作和办公室工作结合在一起的“混合工作”的渗透。
随着新冠疫情的扩大，以大中型企业为中心，远程办公的引入和传播已在短时间内取得了进展。 根据株式会社月刊总务于2020年8月对全国总务人员进行的一项调查，对于“您认为将来的工作方式会变成什么样？”的问题，“办公室办公与远程办公的融合”这一回答达到了71.3％，超过了7成。混合工作的实际情况各不相同，但可以大致分为以下两种类型。
（A）在家和在办公室处理任务的工作方式没有特别变化的工作方式
（B）一个人能完成的任务在家里，面对面沟通更有效的任务在办公室，分别使用的工作方式
在紧急状态的宣布下，有些公司别无选择，只能在没有足够准备体制的情况下匆匆引入远程办公，而且似乎大多数公司都是从（A）的运作开始的。 如果在继续这种工作方式时没有感到任何特别的问题，则办公室所需的角色与过去相比不会有太大变化，并且在维持当前布局方面也不会有问题。
另一方面，可以说（B）是从（A）演变而来的一种工作风格。 在这种情况下，有必要创建一个能有效利用面对面交流的优点的办公室。
重新认识面对面交流的重要性
亚洲经济研究所发展研究中心的田中清康（Kiyoyasu Tanaka）在“远程工作会完全替代出社工作吗？从一体化经济的角度来看”中说道：远程工作与出社工作之间最决定性的区别是面对面的交流，并列举了面对面交流的以下三个优点。
・对无法成文化的信息进行有效的相互理解
・培养人际关系的信任感和动力
・交流关系的选择和社会规范的学习
“发现新的项目构想和难以言说的复杂问题”，“建立团队之间的信任关系”，“学习社会/组织规范和价值观”等必要的场合，出社并且面对面地交流会更有利。
（B）的场合，很难利用现有的办公室布局。 由于个人任务是在家中执行的，因此总是会吵杂着带有可容纳人数的个人书桌的办公空间。 在这种情况下，将其替换为共享空间以激活交流将更为合理。
在上一次月刊总务的调查中，当被问及办公室将来将扮演什么角色时，80.5％的人回答说是“公司内部交流的场所”。
展示面对面交流好处的办公案例
那么，各企业实际上在哪些地方动脑经下功夫呢？ 让我们看一些强调面对面交流优点的办公室案例。
1. 株式会社Jins
Jins的开放楼层办公空间
（画像来自Jins主页）
Jins的办公室的设计理念是一个让所有员工都能自然协作的地方，而不仅仅是工作的地方。 在2015财政年度，Jins的高级办公楼获得了第28届日经新办公室奖“新办公室促进奖（经济产业大臣奖）”。 在其办公室中，设计了自由工位办公空间，可以进行公开讨论的交流空间，玻璃封闭的会议室，早餐和午餐，还可以用作酒吧的咖啡厅空间等，以进行面对面的互动。
2017年，还开设了一个能让人集中精力的单独的工作空间“ Think Lab”。 当您想专心工作或想深入思考时，可以使用它，并且还可以在办公室中进行混合工作。
相关文章：现代高山之山有可能超越“集中”领域-JINS“思考实验室”项目-
2. PayPay株式会社
PayPay新办公室的4个区域（©︎WeWork Japan）
（画像来自PayPay主页）
与WeWork Japan LLC合作设计的PayPay新办公室旨在最大程度地发挥出社上班的好处。它正在从“工作和商谈”的办公室转变为“通过团队合作创造新价值并增强员工敬业度的办公室”。
座位总数已从968个大大减少到228个。 除了设置开放式休息区和工作区以鼓励上班时进行交流，还设有研讨会区和可供专心工作的办公桌/工作区。
3. 株式会社Executive
Executive的咖啡厅风格的办公室“ Komyu Fes”
（画像来自Executive主页）
利用所有员工于2020年6月在家中工作的机会，Executive将“工作场所”彻底改造成了“沟通的场所”。每个月一次，所有员工都聚集在公司办公室的Komyu Fes，举行演讲发表，团队会议并共享专业知识以进行交流。 此外，为了使交流沟通更活跃，还根据大家提出的想法播放电影，实施瑜伽，室内营地等活动。
支持办公室里讨论的设备的活用
为支持活跃的面对面交流而开发的产品也已发售。 其中，我要介绍以下两个。
1. Face Up Table
Itoki Co.，Ltd.的“ Face Up Table”是带有内置液晶显示器的桌子。 您可以在大型中央显示屏上共享多个数据，并像智能手机一样直接在显示的资料上书写。 由于屏幕甚至可以由多个人直观地操作，因此它对于围绕材料进行面对面的交流非常有用，例如共同创建材料和交换意见。
2. PressIT
由松下公司内部分支机构Connected Solutions于2020年10月推出的“ PressIT”是一种易于使用的无线演示系统。 只需将接收器连接到显示器或投影仪，然后按连接到PC，平板电脑或智能手机的发射器上的按钮即可立即共享屏幕。
不需要特殊的软件或驱动程序设置或电缆连接。 这对于共享当场聊天产生的想法或与少量人随意交流也很有用。
相关文章：通信改革需要什么技术？ Phone Appli在公司内部实施的工作方式改革
根据您的工作方式而变化的工作场所
随着混合工作的普及，面对面交流的重要性已经显现。 使用办公室空间的交流活动有很多优点，并且肯定存在无法用在线替换的方面。 因此，我们正在摸索一个可以根据工作方式的变化来调整工作空间并激活交流的地方。
最佳方法取决于公司的规模，文化和业务内容。 我们将继续关注强调交流的工作场所趋势。