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提高团队执行力的“小型协作空间(huddle room)”的应用案例

[August 17, 2017] BY Kazumasa Ikoma

只是单纯地提供大型开放式空间对于打造能够促进积极地协作、更加高效地形成创新的办公室来说是远远不够的。下面为您介绍最近几年来很多企业引进的“小型协作空间”。

什么是小型协作空间?

小型协作空间原则上是指供2〜3人使用、最多可容纳6个人的会议室。比一般意义上的“小会议室”更小,作为供员工更加轻松、更加随意地召开小型会议的空间使用。很多情况下,引进这种小型协作空间的目的是为了消除员工对采用宽大开敞布置的办公室所产生的噪音或杂音表达的不满情绪,而在实际的使用过程中,这种小型协作空间带来了更好的效果,因此而备受关注。

“HUDDLE”一词源于美国橄榄球队在比赛之前召开的战术会议。在现在的工作空间里,经常可以看到像HUDDLE这样,以几个人为单位聚在一起交谈的情景。

作为能够促进5〜6人的团队进行积极协作的小型空间,在斯坦福大学d.school也得到了积极应用。该校是我们最近经常能够听到的“设计思维”这一创新关键词的发祥地,他们不仅推荐使用开放式空间,同时也非常重视这种小型团队用私密性空间的存在。

实际上,他们在2012年出版的介绍创新性空间建设的《Make Space》中谈到:“拆掉墙壁和门对于创建可直观地看到团队形成的协作空间来说迈出了一大步,与此同时,我们还要关注有墙壁和门、能够给我们安心感的需求,并根据需要提供有助于保护隐私的空间。”

d.school的小型协作空间。学生在积极使用。

小型协作空间的建设方式

小型协作空间本身并非什么新鲜的概念,我们可以将其理解为最近几年对过去静静地设置了办公室一隅的小房间进行了改进。目前,在办公室里设置几个这样的房间,将其布置在人员集中的中央空间附近已成为主流。原则上,建设小型协作空间需要具备如下四个要素。

  • LCD或LED显示器
  • 普通的白板或者能够开展互动性作业的数码白板
  • 放置在空间中央的桌子
  • 椅子或者沙发

另外,这种房间不采用预约制的规则也是其一大特色。和在开放式空间的办公室里随时自由地交谈一样,这种房间也必须确保可随时使用的状态,促进员工更加积极地交流。

房间虽小,但如果具备了上述条件,就可以作为一种空间发挥巨大的价值。下面就为您介绍小型协作空间实际是如何发挥作用的。

小型协作空间的四大优势

很多企业采用小型协作空间主要是出于以下四个考量:

1.促进快速、活跃的讨论

通过以项目为单位或者以团队为单位提供私密空间,可确保团队内部的讨论更加活跃、更加高效,进而有助于提高以团队为单位的工作效率。

以下照片为旧金山Pinterest公司的小型协作空间。采用了合适的尺寸,容易形成团队所有成员积极参加讨论的氛围。

2.最适合人数少、需要确保私密性的会议

使用在房间配置的显示器还可以参加网络视频会议。这种小型协作空间正适用于这种情况。只有一个人参加远程召开的网络会议,没有必要专门准备非常大的空间。

在2〜3人使用时,使用方法的多样性更加丰富。在美国,这种房间不仅可以作为人事招聘时与应聘者直接面谈的空间,而且上下级面谈时也可以在小型协作空间实施。

正在进行面谈的Weebly公司旧金山办公室
Sanpfish办公室的小型协作空间。还可以看到独自使用的员工。

3.增强团队内部的沟通

如上所述,小型协作空间是为几个人的团队随时集会和协商而准备的,因此多数情况下使用时不需要预约。作为使用者来说,也没有必要每次专门预约大型会议室,团队的集会更加方便,从而有助于增强团队的沟通。

下面您看到的是Airbnb总部的小型协作空间,休闲的设计风格让员工在里面开会时感觉更加轻松。

在Macys.com的办公室里,可随时使用实用性的房间。

4.提高办公室的使用效率

小型协作空间所需的空间不大,因此可轻松提供多个房间,这样便可同时开展几个协作项目。同时,在不扩建办公室的情况下,就可以促进更多、更活跃的讨论。

Campari公司的旧金山办公室。看到热烈讨论的氛围,对其他员工也能起到激励作用。

在开放式空间已经得到广泛普及的当今时代,更应该重新审视这种小型协作空间的价值。欢迎您参考本报道,在自己的公司尝试一下小型协作空间。

该报道的作者

Kazumasa Ikoma在旧金山的用户体验设计公司btrax担任办公室经理,同时还执笔了许多关于西海岸办公室设计、企业文化以及工作方式的报道。对于企业和员工而言,感觉惬意的办公室究竟是什么样的?在不断进行调研的同时,本公司将其付诸实践。