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远程办公时代的课题，实现“提高出勤组的满意度”的具体措施是什么？
[January 22, 2021] BY Wataru Ito
压抑状态持续的出社组的疑问和不满
根据日本生产力本部在2020年10月进行的“第三次员工意识调查”，五月份以后重返办公室的趋势已经趋于稳定，远程办公的比例约为20％，处于平稳状态。像这样在日本正在渐渐落实远程办公的同时，据说“在家工作组”与“出社工作组”之间存在差距。
根据Parsol研究所2020年6月发布的“远程工作的焦虑和孤独感调查结果”，对在家工作组有疑问或不满的出社工作组比例为58.1％，超过一半。 理由以下面两项为主“在家里工作会偷懒吧（34.7％）”和“沟通困难（32.3％）”。
另一方面，在家工作组感到焦虑的比例也很高，为64.3％，以下理由居多：“很难以非面对面的方式理解对方的感受（39.5％）”“会不会被认为在家偷懒（38.4％）”。 换句话说，可以看出出社工作组和在家工作组中都有很多人感到无法看到工作进度并且沟通困难。
“不能选择工作方式”的不公平感也会引起出社工作组的不满
伴随着这些问题，容易让出社工作组感到不满的还有，和在家工作组可以在在家和公司之间灵活切换不同，他们没有在家工作的选项。招待业和制造业等必须出勤的职业，以及自己希望出社的案例暂且不说，电话对应和接收邮件等，即使难以马上实现，但只要准备好环境，远程办公似乎也是可能的，这种情况，更容易招致出社工作组的不满。
分为在家工作组和出社工作组的状态称为“部分出社工作（部分远程工作）”。 Parsol研究所进行的上述调查还报告说，随着在家工作组比例的增加，出社工作组的猜疑和不满也随之增加。如果“和在家工作组不同，我除了出社工作别无选择”这样的不公平感长时间持续的话，出社工作组的动力和团队意识就会下降，进而可能会影响绩效。
因此，为了提高出社工作组的满意度，我们想介绍三件事：出社工作组“不满的消除”，使远程办公成为可能的“环境的整备”和使人希望去公司上班的“办公室构建”。 让我们往下仔细看看。
1.促进进度的可视化，并设置一个可以轻松交流的场所
首先，如何解决出社工作组抱有的不满。我想考虑在调查结果中排名靠前的，与业务进展和沟通有关的问题的对策。
（1）业务进度可视化
与在同一办公室工作不同，在远程办公中，很难看到工作进度，包括是否在偷懒。因此，我想创建一个甘特图，以显示谁负责什么，并建立一个不断共享每日报告进度的系统。 还建议使用“ Trello”等任务管理工具。
相关文章：我尝试使用任务管理工具“ Trello”已有3年了！ 〜引入时的三个要点〜
相关文章：对打算引入远程办公的企业和员工有用的，最基本的6条规则
（2）定期设立沟通时间
在部分出社的情况下，出社工作组和在家工作组之间的交流往往是被动的，而且无目的的随意交谈的机会会减少。 在这种情况下，如果有一个在线早会，例行会议，或午餐聚会等，就可以顺便提出一些不需要特意联络的问题和咨询，并能够在聊天中加深关系。
会议的话，要件结束后，很难再谈论其他事情的场合，定期设置一个可以自由出入的开放的在线会议室也是有效的。另外，NTT Communications Co.，Ltd.的“ NeWork”经过精心设计，使您可以像站立时一样进行咨询和聊天，并且使用这些工具还有助于激活彼此间的交流。
2.消除不出社会带来麻烦的状况
下面将考虑的是创建一个支持远程办公的环境。 尤其成问题的是“电话，传真和邮件包裹的对应”，“批准文件，合同等的盖章”和“信息安全性”这3点。下面介绍解决这些限制的措施。
（1）电话，传真，邮件包裹的对应
・电话
代表电话的对应是难点。首先想到的是“电话转接服务”。 尽管有转接费，但您可以在公司外部处理来电。 另一方面，令人担心的是，回电时显示的是个人手机号码。
这里引起人们关注的是由Cloud Telecom Co.，Ltd。提供的诸如“ Mobabizi”的服务。 安装在办公室中的PBX（私人分支交换机）（也就是电话交换机）被转换为云，并且外线功能和分机功能都可以在智能手机上使用。另外，“电话代理服务”也是一种选项。
・传真
在某些行业中，习惯上以传真而不是电子邮件交换采购订单和工作说明。 但是，如果您订阅“ Internet FAX”服务，即使您不在办公室，也可以在个人PC /智能手机上发送和接收传真。
・邮件包裹
我想知道是否一定需要有人上班和领取，但是这里也有便捷的服务。 例如，2020年5月发布的可以在云中管理邮件包裹的“ atena”服务。代为接收邮件包裹并在云上上传照片，用户可以指示查看，扫描，丢弃，转发等。 将发往总务部门的包裹自动分类到总务部门的文件夹，将发给销售部门的包裹自动分类到销售部门的文件夹也很方便。
这样，通过订购满足所有电话，传真和邮件包裹需求的服务，消除了出社的必要性。 虽然有使用费，但是值得探讨。
（2）批准文件，合同等的盖章
这就是所谓的“盖章出社”问题。 围绕日本特有的商业习惯盖章问题的好与坏，负责监管改革的大臣河野大臣宣布的脱印章也成了一个重要话题。 当前，取消行政程序中的盖章的工作正在迅速进行，还有一些公司，例如GMO Internet Co.，Ltd.，Mercari Co.，Ltd.和Melpay Co.，Ltd.正在向无纸化转变。
虽然这么说，但是，即使社内文件可以顺利地做到，但对外无纸化目前可能还是有点困难的。但是，随着将来诸如“ DocuSign”之类的电子签名服务的进一步普及，去盖章的道路将变得显而易见。
（3）信息安全
在某些情况下，信息安全是难点，并且不能转向远程办公。 有关如何在远程工作中进行信息安全对策的信息，请参阅内务和通信部的“远程工作安全指南（第4版）”。该指南计划在2020财年末进行修订。2020年9月，还发布了《中小企业电信安全指南（清单）（第一版）》，并计划近期内进行修订。
此外，作为总务省于2020年委托的项目，LAC Co.，Ltd.提供了有关远程办公安全措施的免费咨询服务。您可以在导入前或导入后根据需要随时向我们咨询。
相关文章：导致“不去办公室就不能工作”的五个因素-阻碍远程办公必不可少的“移动性”的制约是什么？
3. 实现一个“使您想去上班的办公室”
不公平感的根源在于“在家>办公室”的序列。 因为办公室是“尽量不想去的地方”。 在这种情况下，如果将办公室转变为“想自愿去的地方”，则会减少许多出社工作组群体的不公平感。 以下介绍以“想自愿去办公室工作”为概念的办公室的示例。
冒险社Prakore
冒险社Prakore的办公室，旨在为人们提供一个这样的环境：让员工们认为“我虽然不去办公室也可以工作，但我还是想来办公室”。70％的人选择远程工作，因为他们只是说“ Web是总部”。 公司办公室的最大特色是休闲室，迎宾区，用干花装饰的天花板等，能反映员工意见的手工制作的空间。 对员工参与型办公室的重新评估的重点是，让员工产生一种像热爱“自己家”一样的留恋感。
東急不動産株式会社
东急房地产公司的办公室的设计理念是“在可以随时随地与任何人一起工作的时代，还是想去办公室”。 尽管由于Corona的密切接触跟踪已暂时将其暂停，但我们采用了自由工位系统，您可以在其中自由选择座位。 还有休闲空间和让您集中精力的工作的地方。 还有一个可以供所有小组员工使用的交流空间，并且已经融入了活用上班带来的好处的创意。
改善出勤团队的环境还可以提高全体员工的满意度
通过引入服务和工具可以立即解决一些问题，而其他问题则需要长期的努力，例如安全措施和无纸化操作。 一种方法是从解决当前出社工作组的不满开始，并努力创建一个使出社工作组能够进行远程办公的环境。
在家工作组当中，由于护理，托儿和健康问题，不得不选择远程办公的员工也不少。另外，也可以说，改善出社工作组的环境也是减轻家庭工作组的焦虑的一种措施。即使很难立即意识到，双方似乎也会考虑彼此的立场并寻求解决方案，这将有助于消除部分出勤的不满和不公平，最终提高全体员工的满意度。