Worker's Resort

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5月25日发布的紧急状态声明解除两个月了，在家里进行远程办公的上班族们逐渐开始返回办公室工作（不确定这是自愿的还是强制性的）。 随之而来的是，每个公司都逐渐开始研究和发展新冠病毒后的工作风格。

日立制作所（Hitachi，Ltd.）在5月26日宣布，看准新常态，将推广以活用在家中从事各种工作为标准的工作方法。计划根据工作情况重新评估工作形态，补贴和福利，并计划从2021年4月开始正式适用以在家工作为标准的工作风格。另外，7月6日，富士通公司也提出了“工作换班”的概念来作为一种新的工作方式，并全面重新评估以往所有员工都来办公室上班为前提时的工作制度，津贴，福利和IT环境，并计划在2022年底前将现有办公室规模缩小及优化到目前水平的50％。虽然各公司的规模，业务和文化不同，但是相比“要么在家工作”或“要么在办公室工作”这样的极端制度，以混合使用在家办公和办公室办公的混合工作方式为目标的公司数量正在逐渐增加。

但是，大多数公司仍在为“准备一个可以在办公室外工作的环境”而努力。前几天发布的《导致“不去办公室就无法工作”的五个因素》中，介绍了“地点”，“纸张”，“沟通”，“合作”和“文化”是阻碍灵活性的限制因素（可动性，移动性等），而本文的重点是日本企业引入远程办公的障碍之一：“纸”，来谈谈无纸化。

推广无纸化的背景

近十年来，日本促进无纸化的势头增强了，这背后跟东日本大地震，每年自然灾害的加剧，新冠病毒感染的扩大等社会环境的变化，以及对于许多公司来说无纸化的价值提高了有关。

以前的无纸化实际上只是通过“减少纸张的使用”来降低成本和以环保对策为目的，而没有重视诸如现在的“信息数字化”，是以提高劳动生产率并创造一种即使在紧急情况下也可以继续运行的环境这一观点。此外，当时也缺乏积极引入无纸化的动力，因为几乎没有运用方面的制约事项，也没有可以超越传统的纸张处理方式的更好的技术。

但是，2011年发生东日本大地震后，业务状况发生了重大变化。 由于地震的影响，由于运输设施的中断和电力供应的限制，人们需要节电，并且公司也有机会重新考虑他们在办公室的工作方式。 当时，人们发现纸制的业务流程带来了干扰，但这种习惯又无法立即改变。 在这次新冠病毒的影响下许多公司中也发现了类似的问题，如今无纸化已经是不可避免的措施。

除了这些经验，由于最近的工作人口减少以及与其他国家的经济竞争加剧，通过充分利用开发IT的能力来积极促进数字化转型（DX，* 1）的公司正在增加。随着技术的发展，可以实施的无纸化政策在不断增加，想要树立优势的公司越多，对无纸化的认识和努力就将越发活跃。

※1 什么是数字化转型（DX）？

根据经济产业省于2018年制定的促进数字化转型（DX）的指南，DX的定义如下。

“公司应对商业环境的急剧变化，并根据客户和社会以及业务本身，组织，流程，企业文化和公司的需求，利用数据和数字技术来转换产品，服务和业务模型，以建立竞争优势”

为什么无纸化进展不顺利

为了促进无纸化，有必要提高人们对“不输出，不拥有，不接收”的认识，并分阶段进行努力，以防止由于引入必要的服务和解决方案以及业务变化而造成的混乱。 但是，在许多情况下，尽管已留意了方方面面，但无纸化失败的情况还是会发生。这种情况的常见问题是因为把无纸化作为目的了。

无纸化本身并不是目的，而是手段。 把作为手段的无纸化目的化的话，就不会传达原始目的和意图，也无法将其与传统做法分开，新的规则无法渗透，如果不考虑每个部门或企业的情况，强制执行规则，那么不满会导致组织内部出现不和谐。 尤其是当只有有限的部门和团队享受到效果，而其他部门和整个组织却很难看到优点，在某些情况下原始目的并没有传达出来，很难获得认同感，无纸化就会被误解为是一种目的。

“手段的目的化”是一个经常在许多组织中发生的问题，不单单无纸化，各种项目都会失败。 如果您的组织经常发生“手段的目的化”，那么在您着手无纸化之前，需要先考虑如何设定目标以及如何在内部进行交流以共享目标。

那么，我们最初应设定什么样的目标并且通过何种手段才能有效地推广无纸化呢？ 让我给你一些例子。

在组织内部推进无纸化的目的

我们希望为促进无纸化制定以下目标。 此外，措施会因各自的目的而有所不同，因此我们将对其进行确认。

改善工作效率：改善工作流程和工作速度
取消不必要的书面手续。 内部申请文件（如批准文件和费用结算）的电子化。 电子签名的导入。

安全措施：信息管理和信息泄漏的预防
重新评估纸质材料的保管方法和处理方法。限制个人保管的资料数量和强化安全性。使用可上锁的收纳柜。通过设置数字化信息的权限和密码来限制浏览。

机动性对应：提高移动性和可动性，创造一个可以在任何地方工作的环境
提供笔记本电脑和智能手机等终端。信息的数据化。业务系统的办公室外部访问。 考勤管理系统化。

信息共享：通过共享信息和知识提高组织力量并确保透明度
通过标牌和群件进行信息传输。 共享名片信息。 共享资料的数字化。

整理整顿：业务上必要/不必要的物品的分类和废弃，必要物品的妥切安置
禁止在办公室的桌子上随意放置资料。

削减经费：削减设备消耗品经费和固定经费
削减打印，复印等纸张管理的固定成本，电子合同不再需要印花，这些都是能考虑到的目的得一部分。

根据组织的任务来设定适当的目的，并将无纸化视为一种手段。当然，如果无法达到目的，那么判断是否需要强制无纸化也很重要。

难以取消纸张的行业的未来会怎样？

要使无纸化成功，还取决于公司所属的行业。 尽管各国情况有所不同，但在日本，难以无纸化的行业通常是建筑业，房地产业和保险业。 这是因为商业法规定了保管纸质合同或资料的义务，以及通知也必须是书面的。

尽管上面提到机动性的提高是无纸化目的的一个例子，但人们担心由于纸张的限制而无法提高机动性的行业，不久的将来这些行业的人口将会减少。

根据HANABISHI Co.，Ltd.运营的“大家的排名”所做的市场调查显示，对于“您将来换工作时是否介意新公司可以进行远程办公？”，有62.0％的远程办公用户和38.6％的非远程办公用户回答：“在乎”或“非常在乎”。

一个公司很难单独解决行业风俗和规则，但是近年来推进无纸化的行业一直也在积极地致力于着手数字化，行业团体们继续发挥带头作用，积极推动无纸化工作很重要。

无纸化不是一天两天就能完成的

逐步推进无纸化的重要性上面已经提到过，但是我还要强调需要从几年而不是几个月的长远角度来着手进行。 例如我们公司，为了共有信息，2015年开始建立了数字标牌，移动终端的给付，名片管理系统，业务应用程序构建云服务，导入电子签名，并且每年都在实施。 尽管当时的目标会有所不同，但仍在不断努力，因此，无纸化作为手段已经持续了5年以上。

需要持之以恒，无纸化不是一蹴而就的。让我们从着手做好明天的工作开始吧。

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