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【Primo Orpilla访谈#3】工作场所随时都在发生变化

[June 27, 2017] BY Kazumasa Ikoma

也许未来的办公室将作为多种生活环境之一而存在

本报道是对办公室设计公司Studio O+A(在旧金山湾区设有基地)负责人Primo Orpilla进行访谈的第3部,将深度发掘世界各地以办公室设计为中心的企业的组织结构变化,以及Primo所预见的新一代办公室设计。

大企业品牌正逐渐丧失魅力光环

我曾经去过很多国家发表演讲,得知某国具有代表性的各大企业按照以往的方式进行招聘已经不再实用。对于支撑未来发展的千禧一代来说,公司的知名度似乎已不像以前那样闪耀着魅力的光环。

汽车行业和金融行业最能体现这一特征。这些企业内部出现了十年、二十年一成不变的现象。近来,湾区的年轻人甚至说出了“不想从事和父亲一样的工作”的想法,为了追求变化,宁愿放弃这些大企业,选择刚刚起步的企业之趋势正在逐年增加。

打破行业壁垒,顺应多样性变化

我们与欢迎不断变化的企业之间的亲和性更高,所以从几年前开始便一直比较重视刚刚起步的企业以及科技企业,而对银行等金融系统的工作采取避而远之的态度。但是,近几年也开始参与运动服装品牌、化妆品、酒店业、银行、石油行业、汽车行业等企业项目。之所以开始为他们提供设计服务,是因为现在很多企业都和科技企业一样开始重视谋求变化的环境。

位于俄勒冈州比弗顿市的耐克总部,于2016年完工。

其中包括尽人皆知的运动服装品牌—耐克。过去几十年里,该公司的产品一直非常畅销,但最近开始感觉进展不顺利。在我们开始参与其项目设计之前,耐克已开始积极谋求变化。此类企业已经开始懂得,虽然与专为工程师准备的办公室不同,但从科技企业那里得知,“顺应变化的工作流程制定方法不存在行业局限性,可以加以广泛应用”。

2013年我们参与设计的银行Capital One也是一个很好的例子。该公司的科技和产品孵化器、作为加速器部门的Capital One Labs的办公室与维吉尼亚总部办公室的传统设计相比,采用了创业型设计风格。该公司高管到旧金山进行了实地考察,在学习设计思想的同时,还将习得的关于工作方式多样性的知识反映到了设计之中。

我和该公司的高管反复讨论,将办公室设计成创业型风格的意图是增强团队的凝聚力,让整个决策流程更加流畅。通常,银行都会在建筑内部实施彻底的条块分割管理;此外,一个员工的创意通过经理的审查需要数天时间,创意通过后再向上级报送还需要等待数天时间,他们所执行的是严格的决策流程。而我们要做的就是通过办公室设计改变这种已经逐渐落后于时代的机制。

位于旧金山第三大街的Capital One Labs(2013年完成)。Director of Design Thinking的Evelyn Huang也参与其中,为解决办公室的问题提供了解决方案。

科技企业擅长的是可以想出很多创意,并马上与其他员工分享,再以非常快的速度实现创新。而且,能够和不同年龄层的员工非常顺畅地团结协作。我觉得其他企业也应当保持这种“公司内部流程的顺畅性(fluency)。

海外文化与西海岸办公室设计的融合

这种乐于接纳变化的办公室设计在我们以往的案例中也可以清楚地看到,不仅在美国,很多海外企业也十分推崇。我们在和这些企业推进项目的过程中,特别注重两个因素。

一个是无论在世界上的任何地方建造办公室,都要和当地社区构建良好的关系。当然,我们绝不会把西海岸的设计直接照搬到海外。在不同的国家,不同的企业,员工的想法也不一样,因此需要解决的问题自然也各不相同。我们要通过与当地社区构建紧密的关系,加深理解美国与该国在文化和历史等方面的不同。而且,还必须清楚地了解公司和员工之间存在的具体问题—是公司组织架构方面的问题?还是国民性或者文化方面的问题?

另一个是要让该国的员工理解我们关于开放思想的想法。我之前也说过,为了便于在湾区打造各种实验性的办公室,我们反复尝试、不断摸索,最终才形成了今天这种极具创新性的办公室设计。但是,在美国的其他地区以及海外,还有尚未形成这种适应变化的基础的地方。这需要进一步分享关于新型办公室的理想状态以及在新型办公室的工作方式,并在必要时进行培训。

中国最大的电商企业—阿里巴巴旧金山办公室。

工作时间问题与办公室设计的关系

“工作方式改革”如今已成为全球共同的课题。包括日本在内,很多亚洲国家都存在劳动时间过长的问题。与之相反,欧洲已经制定了非常严格的劳动法。加利福尼亚州也存在过度使用员工的问题,因此制定了更加严格的法律。尽管如此,或许有人会认为,企业建设完善的办公室助长了员工长时间停留在办公室的行为。

这里需要指出一个概念,那就是停留在办公室的时间并不等于工作时间。与上一代人不同,现在我们的生活处于随时与工作相关的状态。在办公室也好,在咖啡厅也罢,甚至在WeWork的联合办公空间、机舱内、酒店房间、家里等地方都可以工作,边吃饭边工作也变得理所当然。工作与生活的界限越来越模糊,或者更准确地说,它们已经成为了一个整体。

身处在这样的环境下,有的员工甚至不清楚一天的工作究竟终于何处。正因如此,才需要在办公室设置能够安静休息以及放松心情的空间。和在家里以及其他地方工作一样,办公室只不过是提供了一个可以在工作与休息状态之间自由切换的空间。

每位员工的工作方式不尽相同,为了避免工作时间过长,需要确保身心随时可以得到休息。同时,针对珍惜吃饭所花费的时间,一直埋首工作的人,提供可以随时就餐的环境。

未来的办公室将成为包含生活的场所

为了在工作中发挥最佳绩效,进入一种在心理学上被称为心流、即“将个人精神力完全投注在某种活动上的感觉”至关重要。而且,心流并非轻易能够得到。每个人的具体情况,如家里有不好的消息,和恋人吵架等问题,很难说对工作没有任何影响。

为了在一定程度上保持稳定的精神状态、获得心流,重要的是发现每一位员工的日常习惯以及平时的工作方式。因此,在今后开展办公室设计的过程中,不仅要考虑委托企业所期待的员工的工作方式以及团结协作的观点,同时必须充分关注员工的“身心”。

例如,要在员工食堂放置什么食物,什么能为员工提供能量等等,需要比以往更加注重这些因素。尤其食物与我们的生活密切相关,因此决定从今年开始就改善办公室的课题,并且也与烹饪负责人进行了交谈。平时在办公室很容易蓄积心理压力,因此在此处提供能够放松和恢复精力的空间极为重要。简单来说,我们要把办公室定位为进行日常生活的场所之一,打造能够确保工作与生活完美平衡的环境。

仅为“一个选项”的办公室

这几年被称为工作场所的文艺复兴时期。在当今时代,新一代加入到劳动力大军之中,推荐采用自由的工作方式,可以在任何地方工作。与此同时,办公室的装配也必须更新。设置停放通勤用自行车的空间、促进员工之间谈话的交流空间、健身房和诊所的企业不断增加。

现在甚至需要设置日间护理空间。有人选择跳槽单位的理由居然是“因为有护理设施”,这种情况今后将不断增加。企业喜欢也好,不喜欢也好,这已经成为了公司、办公室的一部分,成为员工选择企业的选项之一。所谓工作融于生活之中,指的就是这一点。

工作场所将不断发生变化。现在,联合办公空间和远程办公比以往更加活跃,但是,不会出现所有人突然离开办公室的情况。大家只是根据自己的情况和理由选择工作场所而已。与现在相比,今后的选项仍会增加,员工可以更加自由地选择工作地点,办公室将不再是主要工作场所,而只是其中一个选项。这种情况不只存在于湾区,已经在世界各地陆续出现。

该报道的作者

Kazumasa Ikoma在旧金山的用户体验设计公司btrax担任办公室经理,同时还执笔了许多关于西海岸办公室设计、企业文化以及工作方式的报道。对于企业和员工而言,感觉惬意的办公室究竟是什么样的?在不断进行调研的同时,本公司将其付诸实践。