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【Primo Orpilla访谈#2】优秀办公室设计的关键在于用户

[June 27, 2017] BY Kazumasa Ikoma

花时间和员工一起交流的结果将成为我们的设计

作为对Studio O+A负责人Primo的访谈续篇,本报道的焦点在于人与办公室设计相互提升各自价值的方法,思考办公室设计所应起到的作用以及员工对充分利用该设计所提出的要求。从设计师的角度而言,应该如何看待办公室?与员工应该保持怎样的关系?就这些问题我们采访了Primo。

员工所需要的首先是率先利用各种空间

办公室设计应该能够体现公司所重视的内容。当然,员工并不想成为公司齿轮的一部分。公司对员工的重视程度如何?在这个公司能否分享自己的想法?这些只要看到办公室便能一目了然。

反之,办公室设计的弱点在于,如果员工不理解其设计理念,无法充分利用这些空间,那么就不能发挥其真正的价值。很多人只是埋首设计,一厢情愿地认为可以促进团结协作,能够促进群体的形成,但事实远非想象的那样简单。

充分利用我们的设计需要具备两种领导能力。一是要能够率先利用这些空间,发挥领导能力者的存在。这里主要是指管理层以及担任项目负责人的员工。他们促使其他员工更多的利用各种不同空间,让其他员工看到自己率先使用这些空间的态度,只有这样才能进一步提升办公室的价值。

反之,即使我们设计出能够提供各种不同工作方式的空间,如果上司指示“必须在指定位置工作”,那么这种设计也就完全失去了意义。最终只能导致设计被白白浪费。这要求我们营造出一种氛围,让员工在想放松心情,玩玩棋盘游戏的时候能够轻松离开座位。

2015年设计的优步旧金山办公室。员工非常积极地使用放置了乒乓球台和桌上足球的房间。

尊重员工“怀有疑问”的态度

另一种领导能力是指,每一位员工尝试在新办公室工作并不断发现改善点的积极态度。从设计的角度以及督促员工使用新办公空间的上司的角度来说,必须为员工提供对“是否有更好的使用方法”怀有疑问的空间。

我们绝不会强迫用户接受我们的设计。换言之,我们非常欢迎员工参与设计方案的思考过程。这是因为,员工如果参与了设计过程,那么今后如果增加一些改善,他们也能很容易接受。

这一点和通常的经营有着相似之处。如果咨询公司突然过来说:“把这里和这里改一下”,员工不会觉得这种变化或者改进很不错,也不会试图发现其价值所在。我们非常尊重员工自己“怀有疑问”的态度。

在开展设计工作时致力于理解企业文化

办公室设计师的工作并不仅仅是设计,为了理解企业而进行充分的调查研究越来越重要。因此,我们在开展设计工作时,特别重视对企业进行“观察”,现在这已经成为本公司最擅长的部分。把工作委托于我们的客户想要什么样的办公室?如何看待他们的企业文化?他们虽然拥有某种理想,但是甚至连他们自己也无法百分百理解其理想。

因此,我们通常会用两周的时间到客户的办公室进行实地调查,听取其员工的意见,并通过调查进行分析。然后再用两周的时间进行更加具体的调查分析,识别企业当前存在的问题。

有时我们会对员工提出比较尖锐的问题,比如“你对公司最为满意的地方是什么?”、“是否因为办公室的原因导致自己工作效率低下?”等等。在有些企业,如果说得过于尖锐,员工可能会面临被开除的风险(笑)。所以,我们只是出于让公司变得更好的目的,为员工提供畅所欲言的机会。

这是2014年经本公司改装后的O+A办公室。在改装之前,设计草图堆放在办公桌上,不仅占用空间,而且还存在优秀的设计不能与其他员工分享的问题。因此,我们缩小了办公桌的尺寸,把设计方案保管在其他的地方,这样办公桌上可使用的空间进一步扩大了。同时,还根据员工的意见,把设计方案粘贴在墙上,让大家共享优秀的设计。

我们应该尽可能听取更多的意见,打造可实现员工共存的办公室。把所有员工的不同意见统一起来可能很难,但通过设计可以消除员工不满的根源。在不断听取员工意见的过程中,我们也发现了许多小问题,比如“我比较反感大声聊天”、“同事盒饭的气味让我难以集中注意力”等等。

为了解决这些问题,我们必须和员工一起在办公室营造便于交流的氛围,创造出能够让员工之间解决问题的环境。另外,提供可以让员工一个人静心独处的空间和场所,以及员工能够根据自己的需求选择不同空间的环境十分重要。

包括上述内容在内,办公室设计师的工作就是为了让员工在办公室获得更加丰富、更加全面的体验,同时也是为了提供促进员工成长的机会。我们之所以在完成办公室设计之后仍持续关注员工的变化,也是出于这一考量。

2016年负责的思科办公室,位于圣何塞。

坦率地说,我们并不想听到过多的牢骚。只是,抱持愿意倾听这些意见的态度对他们来说至关重要。只有认真倾听员工内心真实的想法,找出企业存在的问题,花时间构建和员工之间的信任关系,仔细“观察”企业,才能真正做到这一点。我们的设计所反映的就是这些改善点。所以,对于不给我们充分了解企业文化的时间,只是要求我们做设计的公司,我们是不会提供设计服务的。

办公室设计是公司与员工进行沟通的舞台

我不清楚日本的情况,但我们在湾区听取员工意见的时候,千禧一代的员工会和我们分享很多东西,同时也会向我们提出很多要求。如果这样还不能得到改善,就会跳槽到其他公司。旧金山的人员流动性很大,对办公室设计的关注度提高也是出于这个原因。他们不会考虑自己10年后、20年后的情况,他们不会停留在一个地方,而是到各种各样的企业工作,不断寻找适合自己的家人、集体和企业。

因此,如果看不到企业的努力,现在的员工很快就会离开。留住更加优秀的员工变得越发困难,他们非常在意企业是否具有“吸取意见”的态度。而且,企业不仅要变化,而且还必须是对他们而言“有意义”的变化。否则,答案只有一个,那就是他们离你而去。

在这样的背景之下,当下企业也努力通过办公室设计彰显其企业文化,更加严格地挑选优秀并且符合其要求的员工。办公室设计已经成为公司与员工之间进行沟通的舞台。

面向新一代的办公室设计

不仅是千禧一代,今后还会出现新的一代。他们会采取怎样的行动?会对什么产生兴趣?我们要不断去观察。

如今,办公室里已有5代员工共存的情况。其中包括1946年以前出生,在公司里构建了等级制度的传统主义者;1946年至1964年出生,特别热心于工作,被称为工作狂的婴儿潮一代;1965年至1976年出生,相对于地位来说,更加注重经验和绩效的X一代;1977年至1997年出生,注重工作与生活平衡的千禧一代,以及1997年以后出生,对基于社交媒体的交流以及远程办公持有浓厚兴趣的Z一代。今后的办公室会有更多代人共存,因此办公室将成为更加复杂、更加重要的场所。

职场在当今生活中占据相当大的比重,人们在这里一起工作,一起度过更多的时间,利用企业各自的方法提供某种服务或者产品,是一个形成集合体的地方。正因如此,我们更要努力增加社会互动(Social interaction),让人与人之间的交流更加活跃。

我们试图通过设计增加更多聆听员工心声的场所和机会。无论员工提供怎样的服务,生产怎样的产品,从打造优秀的职场角度来说,这都是最基础的工作。在这样优秀的职场工作,员工自然会产生自信,感觉自己在从事毕生的事业,并能够感觉到现在的自己正在为重要的工作而努力。

(第3部分继续)

该报道的作者

Kazumasa Ikoma在旧金山的用户体验设计公司btrax担任办公室经理,同时还执笔了许多关于西海岸办公室设计、企业文化以及工作方式的报道。对于企业和员工而言,感觉惬意的办公室究竟是什么样的?在不断进行调研的同时,本公司将其付诸实践。