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【Seth Hanley访谈#3】当实现了远程办公,办公室继续存在的理由是什么

[June 27, 2017] BY Kazumasa Ikoma

这是我们分三篇为您奉上的对Design Blitz的负责人兼创意设计师Seth Hanley先生的采访。继介绍他们专注于调研能力的第2部分之后,在最终篇中,Seth Hanley先生将为您讲述通过办公室设计为计划实施工作方式改革的企业所构建的未来工作方式与办公室的关系。

员工能积极使用的办公室是什么样的

越是在传统企业工作的员工,在工作过程中越会在意他们的看法。这和日本的许多企业所存在的问题类似。为了实现新的工作方式,我们试图把休息空间、游戏房等各种空间融入到办公室设计之中。但是,如果担心这些场所会导致员工变得懒散,看到使用游戏房的员工就产生不满情绪,认为其“没有努力工作”,一旦形成这样的风气,工作方式改革就会难上加难。

首先,从公司获得的有效“许可”是督促员工利用公司环境的前提。所谓“许可”,是指作为公司来说有学习新工作方式的态度,以及执行新工作方式的勇气。而且,这种“许可”的态度需要通过设计表现出来。

如果放松用的乒乓球台放置在上司房间的前面,或者放置在上司办公桌的旁边,恐怕谁也不会去玩。如果放置在办公室的中央,也不会有人想去打上几拍。但是,如果我们通过慎重考虑,把这种空间设置在合适的位置,同时公司方面也传递出“办公室里需要有这种放松的地方”、“公司专门对办公室进行了投资,就是为了员工能够在这里得到放松”、“希望员工能够积极使用”等强烈信息,那么员工也会充分领会其意图,灵活使用此类空间。

美国加利福尼亚州帕罗奥图市的Skype公司办公室

员工基本上都会积极使用公司提供的东西、办公室里有的东西、福利保健以及其他对自己有利的东西。即便对企业来说是一种新的尝试,只要把它放在合适的位置,我们也会看到员工积极使用的态度。实际上我们提供过设计服务的很多客户都积极给予我们反馈,认为现在整个公司已经能够接受更多类型的工作方式。

重视心情的工作方式、Mood-Based Working (MBW)

在日本也有工作结束之后和业务合作伙伴一起去吃饭,在饭桌上达成交易或者取得进展的情况吧。在某种意义上来说,这种情况与旧金山湾区的咖啡厅类似。这是一个不在办公室也能完成工作的典型示例。

新科技的发展日新月异,通过将其融入到更加贴近员工的劳动环境之中,办公室存在的意义及其功能就会体现到员工人数之中。对某一位员工来说,可能把办公室当成完成所有工作的地方,而对其他的员工来说,可能只是完成特定任务或者开会的地方,另外,有的员工可能只有需要精力特别集中的时候才会利用办公室。

我自己也经常到这个设计事务所对面的咖啡厅里工作。我喜欢在被很多人包围的环境中集中精力完成自己的工作。站在进一步扩大工作方式改善范围的立场,也需要依据自由的意愿,让员工可以在喜欢的地点、喜欢的时间进行工作。虽然人是某一个企业的人,但不一定非要被拘束在这家公司的建筑物中。这就是这个时代的趋势。

重视工作绩效,根据不同的任务改变工作地点的工作方式ABW(Activity-Based Working)已经慢慢被社会所认知,而与此相似的形式,根据自己当时的心情改变工作方式MBW(Mood-based Working)也开始受到人们的关注。

相关报道:ABW的导入从Hack开始

听到MBW后,感觉像一个新词,但实际上非常简单。简而言之,认为当前自己最有效率的工作方式是什么,就到能使用这种工作方式的地方去工作。我自己想处于人群之中时会去咖啡厅,其他员工想集中精力时会去办公卡座,这都是因为要优先考虑自己的心情。

 旧金山的微软 1355办公室

在人们通过改革工作方式而离开办公室的现代与未来,办公室的存在价值到底是什么

每个人都有着各自不同的“空间感觉(Sense of Place)”。有时会认为“这里才是我想要的地方”,另外就是感觉比较中意的地方,或者在特定的情形和场合认为“就是这里”的地方。对员工来说,办公室也应该成为能够给他们这种感觉的地方。

所谓职场,并不仅仅是为了帮助自己工作而提供各种工具的地方,同时也是能够和同事进行协作的地方,是对自己来说能够以最佳的状态开展工作的环境,今后的办公室需要为员工提供这种感受。虽然以后可能会发展成为虚拟办公室,但现阶段还无法取代能够让员工直接进行协作的场所。在越来越重视相互协作的未来时代,办公室在我们的生活中将占据更加重要的地位。作为激发创意的地方,办公室的存在价值不会发生改变。

对于某些企业来说,可能会出现不再需要办公室的情况。提供Wordpress等博客平台的Automattic公司便是其中一例。这家公司构建了一种与众不同的体制,员工全部采用远程办公方式,公司雇佣居住在不同地区的优秀人才,让他们在自己喜欢的地方工作。即便是这样的公司,在旧金山市场街南区也拥有一座名为Automattic Lounge的两层建筑,让员工可以在喜欢的时间聚在一起,但据说今年6月对外宣布将关闭这座建筑,决定完全改为远程办公体制。

作为公司来说,希望员工采用什么样的协作方法?而对员工自身来说,希望在怎样的环境下采用何种方式进行工作?基于这两种意见,做出“不把办公室作为工作场所之一”的决策也是有可能的。

即将关闭的Automattic Lounge(※设计和建设者不是Design Blitz,而是其他建筑公司)。据说在約有400坪(约1322平米)的宽大空间内,每天只有5名员工左右。

但是,从我的经验来看,“协作”这个词很大程度上是指物理层面的意义。所以,虽然随着科技的发展以及受到远程办公的影响而出现了“今后办公室之类将不复存在”的说法,但我认为事实恰恰相反。作为人与人之间直接进行交流的地方,办公室今后也将为公司和员工而继续存在。

特别是一些过去一直致力于改革工作方式的企业,近年来出现了努力让员工回归办公室的情形。为了获得优秀的人才和提高员工的工作效率而导入了远程办公和ABW,而结果是,很多出色的创意皆是在员工充分开展自由交流的地方产生的,而容易让员工实现自由交流的地方恰恰就是办公室。在公司里提供放松空间以及咖啡厅等各种场所,其目的是建议员工采用各种不同的工作方式,同时也包含企业希望员工“留在办公室”的愿望。

对员工来说,今后将变成可在更加自由的地方工作的世界,自己所属企业的办公室也将变得更加惬意。人在办公室的时间也许会比现在更短,但办公室设计不会仅仅局限于员工在办公室的时间,还会让他们的生活本身更加丰富多彩。

该报道的作者

Kazumasa Ikoma在旧金山的用户体验设计公司btrax担任办公室经理,同时还执笔了许多关于西海岸办公室设计、企业文化以及工作方式的报道。对于企业和员工而言,感觉惬意的办公室究竟是什么样的?在不断进行调研的同时,本公司将其付诸实践。