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弥补自由工位缺点的“团队工位”的优点和导入事例

[May 28, 2021] BY Wataru Ito

在疫情影响的当下,团队工位受关注的理由

新冠疫情的影响日益长期化,各公司正在探索修改办公布局。远程办公的渗透成为主流,不少企业考虑引进不设固定工位的“自由工位”。

据株式会社ザイマックス不動産総合研究所于2020年6月进行的调查(有效回答数1,795家)显示,引进自由工位的企业数量呈逐年增加的趋势。为了降低感染风险,为了抑制出勤率,灵活利用结果产生的办公室的空余空间,也有引进的企业。

不过,“完全自由工位化”难度很大。这是因为职场内的交流方式会从根本上改变。在某些情况下,也有可能影响生产率,在感染者发生时很难确定密切接触者。

作为解决这种困境的方法,一部分企业逐渐采用的就是“团队工位”。团队工位,有时也被称为设计工位。以小组团队为单位分配区域,所属成员可以在该区域内自由选择座位,可以说是完全自由工位和固定工位的“恰到好处”。

团队工位促进团队内部和小组之间的沟通交流

在完全的自由工位中,期待提高空间效率、促进公司内部协作、通过无纸化削减经费等各种各样的效果。但是,虽然促进了“团队间”的交流,但另一方面,“团队内”的交流却变得稀薄,事实上,这也是个缺点。

想象一下所有团队成员分散在宽敞楼层四面八方的情况。这样,确实可以和平时没有关系的其他部门的成员接触,以此为起点创造新的想法等,可能会带来固定工位上没有过的偶发性。

不过,从团队合作的角度来看,并不一定能起到正面作用。对于上司来说,很难把握下属的所在地,稍微打个招呼也变得困难。视野不及,管理也会产生不便。另一方面,对于下属来说,想商量事情的时候上司不在身边,报告、联络、咨询容易变得疏远。

所以,可以看到一些团队内的交流变少,不满的增加和生产效率降低的事例。

 

那么,团队工位呢?在团队内有限的自由工位,很少会发生不知道对方的座位的状况,可以进行和固定工位时几乎一样的团队交流。

另外,如果定期以部门为单位轮换,则相邻的部门每次都会变化。 这将能够以与完全自由工位不同的方式产生团队之间的交流和协作。

也可以根据每个部门的工作方式运用

作为团队工位的一大优点,可以配合工作方式运用这一点。是接近固定工位,还是靠近自由工位,以部门为单位可以控制。

例如,企划和销售部门大多是公司内部的洽谈和外出,在座时间相对较短。小小的闲聊也会突然浮现出想法,会产生项目诞生的契机。因此,与自由工位类似的自由度高的运作是合适匹配的。

而总务、经理等管理部门则以需要集中注意力的工作为主,在座时间较长。卷入闲谈,也可能效率会下降,带着机密文件频繁改变座位也是不可取的。由于这样的性质,需要与以往的固定工位接近的运用。

大企业中常见的团队工位的导入事例

接下来,介绍团队工位的导入事例。两家企业都对新的工作方式进行了反复研究,在总部搬迁的时机决定导入。在重视团队内部交流,同时都想要创造出部门间的协作。

1.三菱地所株式会社

三菱地所于2018年总部搬迁的时机导入团队工位,并取消了负责事业部董事的单间。 以部门为单位进行区域划分,各自的配置根据公司内部问卷决定,经过试验开始运用。 同时,也重新测算了纸质资料仓库,据说纸质资料比搬迁前削减了7成以上。

2.三井物産株式会社

2020年5月总部搬到大手町的三井物,在总部工作的约4,500人为对象导入了团队工位。搬迁前的总部的入座率平均5左右,也成为导入的契机。在部署部门时,还采取了与协作有关的办法,如有意识地将能源部门和基础设施项目部门这样有望合作的部门相邻。。

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可视化功能,支持灵活的工作方式

关于提高自由工位和团队工位便利性的“可视化功能”也想提一下。工位可视化是是指事先预约座位后使用的系统。会议室的预约功能正在以大企业为中心广泛普及,但以各个座位为对象这一点令人耳目一新。通过员工在座可视化,确保新冠疫情下的新需求–社交立场,以及容易控制出勤率,还可以保证可追溯性。

另外,解决“不知道谁在哪里”这一自由工位的烦恼的方法也被寄予希望。接近完全自由工位的团体工位,例如数十人单位的团体工位特别有用吧。团队成员当天是远程工作还是上班,如果要上班的话,打算坐在哪个座位上,一眼就能掌握。

有关可视化功能,已有各种服务产品,其中介绍以下3种。

1.WorkstyleOS

ACALL株式会社的“WorkstyleOS”是管理接待、会议室、进退馆等的系统。2020年11月增加了可视化功能,可从移动应用程序、PC和楼层设置的iPad预订和使用座位。

2.Mamoru Biz

2020年10月,株式会社Colorkrew在商务礼宾工具“Mamoru Biz”中增加了座位预订功能。旨在减少自由工位团队工位的普及带来的“无名工作”,例如寻找谁在哪里的麻烦。

3.Suwary(スワリー)

Suwary(スワリー)”是プラス株式会社与ボクシーズ株式会社共同开发的简易座位预订应用程序。据说,只有一部分人使用自由工位和共享空间,不知道使用情况的反馈意见成为了开发的契机。通过应用程序可以确认办公桌的状况确认和预约,过了预约时间就会自动解除预约,所以可以有效地利用。

团队工位成为“触手可及”的工作样式

新冠疫情以前,自由工位和团队工位还是一种工作风格的形象,仅限于一些先进的企业。但是,由于远程工作的固定,无纸化和笔记本电脑·智能手机的不断发展,硬件方面的制约正在被消除。可视化功能等便利工具也出现了,对很多企业来说已经成为了触手可及的工作方式。

ザイマックス不動産総合研究所在2020年8月的调查(有效回答数586家,多个回答)中询问了“新冠疫情后受约束的工作方法和工作场地方向”。 从结果来看,在与推进远程办公相关的工作上升到上位中,第4多的是“将办公室变为灵活的布局(自由工位等)”(29.0%)。

无论办公室布局的趋势今后向怎样的方向发展,提高工作区灵活性的自由工位也不会脱离选项。而且,即使在自由工位中,导入强化团队内的交流、使符合每个部门的工作方式的运用成为可能的团队工位的优点,还是可以说很大吧。

该报道的作者

Wataru Ito自由撰稿人。以中小企业和BtoB企业为中心,通过写作支持品牌推广,招聘宣传和促销。 毕业于建筑系,具有在建筑材料制造商工作的经验。