Worker's Resort

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随着远程办公的迅速普及，在逐渐感受其便利性的同时，也会有“我希望员工能够像在办公室工作一样随时进行沟通和协作。”的想法。 “虚拟办公”工具能否解决这一问题，笔者作为公司的人事，实际导入并进行了验证。希望这对考虑引入虚拟办公工具的公司会有所帮助。
这次，我使用了三种典型的虚拟办公工具：“ Remo”，“ Sococo”和“ Remotty”。我将告诉您进行短期试验后的直观感受。

导入虚拟办公室有什么好处？

三种产品都有不同的特征并且很有趣，但是它们都具有以下三个共同点。 作为引入虚拟办公工具的优点，首先简单整理如下。

・出勤=登陆WEB

在虚拟办公的世界中，办公室存在于WEB上，因此员工在WEB上进行访问和登录就意味着上班。即使您不在办公室，如果您使用虚拟办公工具登陆，并且您的同事也以相同的方式登陆，你们就可以通过聊天进行交谈。 只要您有网络，即使您在家中或在咖啡馆中，也很方便“上班打卡”。

・通过虚拟形象的移动和聊天・视频，可以进行面对面交流。

在虚拟办公中，虚拟形象基本上是移动的，并且主要使用聊天和WEB摄像机进行通信。与仅使用通讯工具进行远程办公时相比，这种组合忠实地再现了真实的办公室里“面对面的轻松对话”和“打招呼”。通过WEB摄像头看着对方的脸进行坦率，快速的聊天，对于弥补远程办公环境中可能出现的沟通不足很有用。

・消除地区与海外之间的物理障碍

在WEB上办公意味着，无论员工在东京，冲绳还是美国，员工之间的距离是相同的。（当然，必须考虑时差。）在一家在全国或世界各地设有分支机构的公司中，与不同地区的同事的联系通常较少，但在虚拟办公中，消除物理障碍的交流成为可能。虚拟办公室的引入可能导致前所未有的合作和想法。
基于以上三点，让我们逐一看看每种产品的特征和差异。

每种产品的优缺点，推荐引入的公司

Remo

可用作WEB会议工具的国外制造的虚拟办公室Remo。登录时，它分为几个房间，您可以根据自己的目的选择和移动房间。可以选择海边设计等流行的设计令人印象深刻。
由于可以和同一个房间中的成员进行一键式Web会议（也可以只选择音频或视频），因此您可以轻松地和同事打招呼，如同往常在办公室的感觉。

我们办公室的试用画面

精致的设计，易于使用

正如我前面提到的，Remo的特点是其设计。UI非常好，易于直观操作。此外，聊天的同时传输和白板/虚拟背景功能是其他两种产品所不具备的功能，最大优点是易于使用且功能齐全。
虚拟办公室中有座位，并且在房间之间移动的可操作性接近真实办公室的感觉。它还具有有趣的功能，例如能够临时邀请诸如商业伙伴之类的局外人到办公室参加会议。由于文件数据也可以通过聊天发送，因此可以说商务所需的大多数通信都可以覆盖。

另一方面，价格高且有时间限制

虽然它具有很多功能，但价格却很高，费用从每人20美元（2小时）到70美元（12小时）不等。 另外，目前它主要是用英语编写的，因此您可能会觉得导入的门槛很高，但是预计今后将会有日本代理商加入进来。

图片来自Remo主页

★推荐给那些会英语的，并希望结合实际办公室而导入的公司

由于Remo是按小时付费使用的，比起让所有员工完全参与实质上的虚拟化办公，更适合远程办公员工和去办公室的员工都在一个固定的时间聚集在Remo，进行WEB会议或聊天，并根据实际情况来加以利用可能是最有效的。

Sococo

尽管它是起源于美国的虚拟办公工具，但在日本有Telework Management Co.，Ltd.和Iguazu Co.，Ltd.两家公司以代理商的身份销售。
您可以一键切换到WEB对话，也可以与Zoom和Meet链接，并且还有一个智能手机应用程序。与Remo一样，您可以通过共享URL邀请外部人员。在日本，每个月每个帐户的价格为2500日元，而美国版的价格为13.49美元。

图片来自Sococo主页

在现实的办公室中表达现实的距离感的化身

Sococo的特点在于它可以在WEB上重现现实的办公室，例如打开和关闭座椅和门，到达楼层。当我尝试使用一个有30人的办公室时，我惊讶地发现它竟然有厨房和沙发空间。
您还可以自定义化身的颜色和名称。由于化身在能够再现真实办公室的环境中移动，因此可以表达化身的“距离感”是Sococo独有的乐趣和真实感。另外，当您暂时不在时，sococo还可以编辑状态显示，例如通俗易懂的“午餐休息时间”等。

我们办公室的试用画面

一键式WEB会议每天大约10分钟，聊天记录薄弱

像Remo一样，Sococo可以一键式启动网络会议，因此尽管在我司内部的使用情况调查表中对Sococo进行了高度评价，但由于线路限制，它每天的访问时间限制为大约10分钟。（所以它的成本低于Remo）。您可以联合Zoom进行长时间的网络会议，但是要习惯它需要一些时间。
另外，同一会议室中的成员可以进行群聊，但是当他们离开会议室时，将不会留下任何日志，并且无法发送文件数据，因此很不方便。

图片来自Aurea的介绍页面

★推荐给想要切换到虚拟办公室同时又要尽可能保持逼真的办公室感觉的公司

Sococo是一种试图使“办公室”尽可能逼真的工具。随着人数的增加，即使是从一个楼层发展到整栋办公楼的公司也可以毫无问题地迁移。但是，如果有些员工即使在远程工作期间也要经常外出或在真实的办公室工作，忘记登录或更改在场状态以及无法聊天的话，信息将不会在Sococo中反映和汇总，所以必须注意到，作为虚拟办公室，有些地方它很难起到充分的作用。

Remotty

由Sonic Garden Co.，Ltd.开发的日本制造的虚拟办公工具，其所有员工也都在实践远程工作。尽管它是一个虚拟办公室，但Remotty却没有座位或移动，而是所有员工的脸都排成一行的设计。

图像来自Remotty主页

使脸部始终可见的样式

Remotty每两分钟对脸部拍照一次，可以实时查看彼此在不在座位上,在做什么。 这就不会发生在远程办公中容易发生的电话和聊天因时机不对而不能正确连接的情况。
另外，由于它使用开放式聊天，因此每个人说话和声音都像Twitter一样流动。 信息公开也是吸引人的地方之一。 在办公室里聊天和彼此在一起的感觉是三种工具中最强的。
最近，一个与日历相关的服务已经启动，它是一种可以确认脸部以及预定时间表的机制。

拍摄脸部照片可能会让人感到压力

如上所述，由于在工作中对面部拍照，如果从“被看见的感觉”感到“被监视”，将成为很大的心理负担。尽管一次触摸即可再次拍照，但有时被同事看到一张用白眼拍摄的脸，而且还有人说，正视电脑的脸给人感觉出乎意料地冷淡,难以搭话。。
另外，由于每个人都可以查看聊天，因此敏感的协商必须使用单独的封闭式聊天，并且有些人不愿意发布任何人都可以看到的聊天，即使什么都没有发生。

★推荐给经常连接和聊天具有高度亲和力的中小型公司

Remotty特有的开放式聊天功能对于拥有30名以下相互了解的员工的公司最为有效。例如向100人的小组投稿的场合，需要勇气的应该不止笔者一个人吧。即使在一个人工作的环境中，在可以看到对方脸的环境中一边感受与同事之间的联系一边工作，可能是一定规模公司的最佳的远程办公形式。

使用产品后

虚拟办公室对于远程办公非常有效，但是这次我意识到适当的虚拟办公室工具会根据公司的规模和文化而有所不同。
使用这三种工具后，我特别强烈的感觉是，在网上重建办公室比我预期的要困难得多。召集内部试用成员，创建登录规则，即使进行解释和说明，也很难让其觉得“虚拟办公室很有价值”，很难将其浸透到日常使用中。在这方面，我学习到，在引入虚拟办公室时，首先要确认用途本身是否符合公司的文化，然后制定规则非常重要。
这次使用三种虚拟办公工具产品后，笔者归纳了以下两点。

・对管理人员的期待值高

在试验后的内部调查表中，管理者和非管理者的评价大不相同。可以看出，管理人员无法通过远程办公看到其下属的动向和状况是一种巨大的压力，他们期望通过引入虚拟办公室来将部下的状态可视化。在远程工作的隐形状态下，需要基于性善说给予部下一定程度的“信任”，但是在陌生的环境中，虚拟办公室可能更有助于进行及时的管理。

社内问卷摘录

此外，对于经常外出的职业，不可避免地减少了虚拟办公室的访问时间，对于他们来说从电子邮件或电话转移到PC聊天，也不是那么称手。而那些大部分时间花在PC前的职业的人会觉得使用虚拟办公工具更加方便，因为可以立即和上级或下属通过聊天软件和网络会议联络。

・即使在远程办公中，也要创造一个可以“集合在同一个地方”，“立即看到对方的脸”和“可以打招呼”的环境。

许多公司在引入远程办公的同时，分别引入了聊天工具和网络会议工具（例如Zoom），但是即使如此，当远程办公时间变长时，心理上和日常工作中会感到孤独感，同事之间会产生距离感，并且无法阻止团队意识的下降。在这方面，虚拟办公室即使距离遥远也可以进行犹如面对面的交流， 因此作为公司人事的我意识到这是一个有价值的工具。就像在公司里一样容易被别人召唤，有在一起的感觉，对于公司来说，可能是一个巨大的价值创造。

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