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会議が活性化する! オンラインホワイトボードMiro(無料版)の使い方

[May 26, 2022] BY Satoshi Ono

Web会議のアイデア出しに役立つ「オンラインホワイトボード」

オフィスにいるときは、会議での情報伝達や課題整理、ブレインストーミングによるアイデア出しなどで、ホワイトボードを使う機会が少なくない。その一方で、テレワークが普及して、社内外問わずWeb会議を行う機会が増えてきた。情報伝達を目的とした会議ではそれほど不便を感じなくとも、アイデア出しや議論が必要なときは、対面のほうがスムーズに進められると感じている人も多いのではないだろうか。

図や表を交えながらメンバーの考えをまとめていけるホワイトボードは、アイデアの共有や情報整理に大いに役立つ。そこで活用が広がっているのが、Web会議でも使える「オンラインホワイトボード」だ。様々なツールが公開されているが、そのなかから使い勝手の良さに定評がある「Miro」に注目し、無料で使える機能や便利な活用法について紹介する。

「Miro」の活用で共同作業がさらにはかどる

オンラインホワイトボード「Miro」(旧サービス名:RealtimeBoard)は、複数のメンバーでオンライン上のホワイトボードを共有できるデジタルインターフェイスだ。リアルタイムで情報のやり取りができ、会議室でホワイトボードを使っているかのようにストレスなく利用できる。

ボード上には無限に広がる作業スペースがあり、会議室のホワイトボードのように「書いては消して」という手間は必要ない。無料プランでも共同編集できる人数に制限はなく、複数のメンバーが同時にボードに書き込みながら、議論を深めることができるのだ。

(画像はMiroのWebサイトより)

「Miro」は、2011年にアメリカで設立されたスタートアップ「RealtimeBoard.inc」によって開発された。当初は「RealtimeBoard」というサービス名で展開していたが、2019年に名称を「Miro」へと変更。アクセンチュアやデロイトなど、世界的企業でも活用されている。

Miroは、もともと、離れた場所にいるクライアントにアイデアを伝えるために開発されたサービスだ。現在も、アムステルダムとサンフランシスコに本社を分け、リモートワークで生じる課題を日常的に体験してサービスに反映させているという。そうしたユーザーのニーズを汲み取ったアップデートが、使い勝手の良さにつながっているのだろう。

おさえておきたい「Miro」の便利な機能

オンラインホワイトボード「Miro」は、白紙の画面に文字を書いたり図を描いたりするだけのツールではない。マインドマップやカスタマージャーニーマップ、ユーザーストーリーマップのほか、アプリやWebサイト用のワイヤーフレームも含めて200種類以上のテンプレートが用意されている。

(画像はMiroのWebサイトより)

また、1枚のボードに文書や画像、スプレッドシートのインポートデータなど、様々な資料を集約することもできる。さらに、Zoom、Slack、Microsoft Teamsなど100種類以上のオンラインツールとの連携も可能で、手持ちのデバイスからいつでもホワイトボードにアクセスできるのもメリットだ。

このほか、以下のような機能を備えており、ブレインストーミングから戦略立案、プロジェクト管理など、あらゆる場面で活用できるツールとなっている。

・スケッチを描ける「手書き機能」
・メンバーが自由に書き込んで貼り付けられる「付箋機能」
・手書きの付箋をデジタル付箋としてMiroのボードに取り込める「付箋キャプチャ機能」
・フィードバックなどの「コメント書き込み機能」
・ボード上で活用できる「チャット機能」
・資料を探すための「キーワード検索機能」
・情報整理のための「クラスタリング機能」

「Miro」が持つ5つのメリット

アイデア出しやコラボレーションに役立つ機能を持つMiroだが、具体的にはどんなメリットがあるのだろうか。特徴的なポイントを5つ紹介する。

1. 情報整理がはかどる!

プロジェクトを進める場合、課題に対してどういったソリューションが最適で、どのようなアクションプランを立てるのか、話し合うこともあるだろう。その際、「意見の洗い出し」→「整理」→「原因追求」→「解決策の検討」という流れで進められることが多く、最初のステップである意見の収集が重要になる。

対面の会議では、意見を共有する際に付箋を用いることがあるが、Miroにも付箋機能が用意されている。複数人が同時に書き込めるため、オンラインでもメンバーの意見をスムーズに表示。ボード上の付箋は並べ替えることができ、意見をカテゴリー別に仕分ける作業も行いやすいため、情報を効率よく整理できる。

(画像はMiroのWebサイトより)

2. いつでも、どこからでも書き込める!

従来のホワイトボードを使って会議をする場合、その会議に参加しなければ意見を反映するのは難しい。一方、クラウド上のMiroなら、リアルタイムで会議に参加できない場合も、会議後にボードを確認して編集したり、フィードバックを書き込んだりすることができる。また、会議の前にボードを用意しておけば、参加メンバーのデバイスから事前にアイデアを書き込んでおくことも可能だ。

更新した部分をハイライト表示できるほか、ボードの履歴も残るため、時間差での作業もしやすい。場所も時間も気にせずに作業を進められるのは、従来のホワイトボードにはないメリットといえる。

3. 即座にデータ化できる!

Miroに書いた内容や取り込んだ画像・情報は、自動で保存、データ化される。従来のホワイトボードで表示した内容を保存したいときには、「ボードを撮影して画像化し、共有可能なデータにする」といった作業が発生するが、Miroではその必要はない。このように、すぐにデータ化してシェアできる点も、Miroが支持される理由であろう。

4. 会議や打ち合わせの効率がアップする!

離れた拠点間での打ち合わせも、Miroの活用によってさらにスムーズになる。例えば、全国展開しているクライアントの場合、打ち合わせは東京で行うが、現場は地方にあるといったケースもあるだろう。

筆者が所属するフロンティアコンサルティングは、東京のみならず様々な地域のオフィス移転プロジェクトを請け負っており、離れた拠点にいるスタッフと設計図面を見ながら打ち合わせをすることが多い。図面には、文字だけではなく図形やスケッチも書き込むのだが、プロジェクターとMiroを組み合わせて「デジタルペーパー」として利用するようになってから、細かな調整まで効率的に行えるようになった。

以下の動画は、実際にソニーのプロジェクター「XperiaTouch」と組み合わせて打ち合わせをしている様子を撮影したものだ。旧サービス名の「RealtimeBoard」時代のものだが、Miroの活用法として参考になるのではないだろうか。

(上の画像をクリックすると、Worker’s ResortのInstagramの動画へジャンプします。)

5. タスク管理も簡単にできる!

複数のプロジェクトに携わっていると、会議が終わった後でチームのメンバーにタスクをリマインドするのは意外に手間がかかる。そんなときもMiroを使えば、ボードにある付箋をタスクカード化し、担当者をタグ付けして期限を設定するだけでOK。会議後にタスク管理の時間を確保する必要はなくなるのだ。

(画像はMiroのWebサイトより)

さらに、コメント機能を使えば、作業の進行状況の確認やリマインドもMiroだけで完結する。必要な資料から打ち合わせの記録、タスク管理まで、Miroにすべての情報を集約できるのは、忙しいワーカーにとって大きなメリットとなるだろう。

「Miro」の導入で、議論がさらに活発になる

オンラインホワイトボードのMiroは、編集のスピード感やデータ化のしやすさといった面で使い勝手に優れたツールだが、注目するのは便利さだけが理由ではない。

Miroを実際に使ってみると、「会議で出てくる意見の量」が明らかに増えていることを実感できる。対面の会議では、意見が出てくるまで時間がかかるケースも多々あったが、Miroではメンバーがホワイトボードに意見を書き込めるため、議論が活発になるまでの時間が圧倒的に短くなった。日本特有の空気を読む、譲り合うなどの文化が対面での議論では障害になっていたが、デバイスを通じてオンライン上のボード越しに意見を出し合うことで、周囲を気にせず意見を出しやすくなったようだ。

また、Miroでは図や画像を使ってイメージを共有できるため、互いの考えを的確に伝え合うことができ、より精度の高い意見交換ができるようにもなっている。こうしたことから、当社では対面のミーティングでもあえてMiroを活用している。

Miroは使えば使うほど、その便利さに気付き、手放せなくなっていく。世界中に3000万人以上のユーザーを持つMiroは、Web会議に限らず、すべての打ち合わせでさらに存在感を増していくのではないだろうか。

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この記事を書いた人

Satoshi Ono フロンティアコンサルティングにて設計デザイン部門全体のマネジメントと、社内の働き方改革プロジェクト「Fit」のリーダーを兼務。自社の働き方改革で得たノウハウをベースに、各企業にとってのよりよい働き方を、設計者として提供している。



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